Administrative Expert (m/v/x)

Wie we zijn

Naast Pedi Perfect Clinic beheren we meerdere vennootschappen binnen onze groep. Naarmate we groeien, worden ook onze mensen, systemen en administratieve processen complexer.

Daarom zoeken we een Administrative Expert die ervoor zorgt dat achter de schermen alles klopt.

Van personeelsadministratie en facturatie tot digitale systemen en toegangen: jij bewaakt het overzicht, brengt structuur en zorgt ervoor dat zaken niet blijven liggen.

Wat je doetHR & personeelsbeheer

Je zorgt ervoor dat onze personeelsadministratie van A tot Z correct en gestructureerd verloopt.

• Je beheert personeelsdossiers, contracten, onboarding en bijhorende documenten
• Je bent het administratieve aanspreekpunt voor ons sociaal secretariaat en volgt de loonadministratie mee op
• Je verwerkt en volgt verlofaanvragen, afwezigheden en andere personeelsadministratie op
• Je zorgt ervoor dat personeelsgegevens en documenten correct en up-to-date blijven
• Je ondersteunt bij aanwervingen: vacatures publiceren, kandidaten opvolgen en gesprekken inplannen
• Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers administratief en digitaal volledig klaarstaan voor hun eerste werkdag

Finance & administratie

Je bewaakt mee dat de financiële administratie over onze verschillende vennootschappen correct en overzichtelijk blijft.

• Je verwerkt en controleert facturatie en betalingen
• Je volgt openstaande bedragen actief op
• Je verzamelt en bereidt documenten voor richting onze externe boekhouder
• Je bewaakt administratieve deadlines en zorgt ervoor dat documenten tijdig worden aangeleverd
• Je houdt de administratie van onze verschillende vennootschappen duidelijk gescheiden en gestructureerd

Digital & systemen

We zoeken iemand die niet bang is van systemen, maar net denkt: dit moet slimmer kunnen.

• Je beheert onze verschillende digitale tools, agendasystemen, CRM en interne software
• Je maakt accounts aan voor nieuwe medewerkers en beheert rollen en toegangen
• Je zorgt ervoor dat vertrekkende medewerkers correct worden afgesloten in onze systemen
• Je houdt structuur in onze digitale omgeving en documentatie
• Je onderzoekt hoe processen en systemen efficiënter kunnen werken
• Je voert verbeteringen door en zorgt ervoor dat nieuwe werkwijzen correct worden geïmplementeerd

Je rapporteert rechtstreeks aan de directie en werkt vanuit Antwerpen.

Wie we zoeken

We zoeken geen persoon die wacht op een lijstje met taken. We zoeken iemand die ziet dat iets ontbreekt, uitzoekt wat nodig is en ervoor zorgt dat het wordt opgelost.

• Je hebt ervaring binnen een brede administratieve functie, HR, personeelsadministratie of officemanagement
• Je hebt kennis van de Belgische personeelsadministratie of bent in staat deze snel eigen te maken
• Je bent digitaal sterk en maakt nieuwe software snel eigen
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en discreet
• Je kan zelfstandig prioriteiten bepalen en opvolgen
• Je houdt overzicht wanneer er meerdere vennootschappen, mensen en deadlines tegelijk lopen
• Je bent iemand die opvolgt tot iets daadwerkelijk afgerond is
• Je denkt graag in processen en zoekt actief naar manieren om slimmer en efficiënter te werken
• Je spreekt vlot Nederlands

Wat wij bieden

• Een brede en gevarieerde functie waarin HR, finance, administratie en digital samenkomen
• Werken over meerdere groeiende vennootschappen in plaats van binnen één afgebakende administratie
• Rechtstreekse samenwerking met de directie, zonder onnodige lagen ertussen
• Veel autonomie en verantwoordelijkheid
• Echte ownership: jij krijgt de kans om de administratieve ruggengraat van een groeiende groep verder uit te bouwen
• Ruimte om bestaande processen niet alleen uit te voeren, maar ook daadwerkelijk te verbeteren
• Een verloningspakket in lijn met jouw ervaring en verantwoordelijkheden, te bespreken tijdens het gesprek

Waar we voor staan

Health First
We zorgen voor onze klanten én voor onze mensen. Een organisatie waarin administratie, afspraken en processen kloppen, vormt daarvoor de basis.

Forward Always
We proberen, leren en verbeteren. Fouten mogen gebeuren. Dezelfde fout blijven herhalen niet. We zoeken naar betere manieren om te werken en voeren die ook uit.

Win Together
Eén groep, één resultaat. We nemen verantwoordelijkheid voor ons eigen werk, helpen elkaar vooruit en geven eerlijke feedback wanneer dat nodig is.

Je past bij ons als je deze waarden niet alleen herkent, maar ze ook laat zien in de manier waarop je werkt.

Solliciteren

Stuur ons je cv en beantwoord in enkele lijnen één vraag:

Wanneer heb jij ooit chaos omgezet in structuur? Wat was de situatie, wat heb jij veranderd en wat was het resultaat?

We zoeken niet alleen naar het juiste cv. We selecteren op kunnen, ownership en drive.

Iedereen is welkom om te solliciteren, ongeacht geslacht, leeftijd of achtergrond.

Loon: €2.200,00 - €2.500,00 per maand

Voordelen:

• Elektronische maaltijdcheques
• Hospitalisatieverzekering

Werklocatie: Fysiek