Backoffice medewerker

Klantgericht, administratief sterk én iemand die graag verschillende dingen doet?

Dan is dit waarschijnlijk interessanter dan een klassieke administratieve functie. NIC Belgium is een compacte en sterk seizoensgebonden onderneming actief in de distributie van producten en grondstoffen voor professionele klanten in de foodsector.

Voor onze Back Office zoeken we twee collega's die een centrale rol willen spelen tussen klanten, Sales, logistiek, magazijn en Finance.

Wat ga je doen?

Geen twee dagen zijn helemaal hetzelfde. Samen met je Back Office-collega's zorg je ervoor dat de administratieve motor van NIC Belgium blijft draaien. Je werkzaamheden liggen binnen drie domeinen.

Inside Sales & klantenservice
Je staat klanten telefonisch en digitaal te woord, verwerkt en controleert bestellingen, volgt vragen en wijzigingen op en ondersteunt onze vertegenwoordigers. Bestellingen uit onze webshop worden automatisch in Adsolut verwerkt; jij concentreert je vooral op controle, uitzonderingen en problemen die menselijke aandacht nodig hebben.

Logistieke administratie
Je ondersteunt de dagelijkse logistieke werking met onder andere leverdocumenten, retouren, Proof of Delivery, opvolging van leveringen en administratieve ondersteuning van de routeplanning. Je wordt bovendien opgeleid zodat je als back-up voor de routeplanning kunt functioneren.

Financiële administratie
Je ondersteunt Finance bij administratieve verwerking van aankoop- en verkoopdocumenten, openstaande posten, ontbrekende documenten en credit control. Daarbij werk je nauw samen met Finance én met de vertegenwoordigers die hun klanten mee opvolgen wanneer facturen niet tijdig worden betaald.

Wat maakt deze functie anders?

We zoeken nadrukkelijk geen medewerker die zegt: "dat behoort niet tot mijn takenpakket." NIC Belgium is een kleine organisatie en onze business kent grote seizoensverschillen.

Van mei tot en met september is het bijzonder druk. In die periode kan de prioriteit vandaag bij orders liggen en morgen bij leveringen, klanten of logistieke administratie. Daar moet je energie van krijgen, niet zenuwachtig van worden.

In het rustigere seizoen gebruiken we de beschikbare tijd juist om processen te verbeteren, klant- en artikeldata op orde te brengen, collega's breder op te leiden en het volgende seizoen beter voor te bereiden.

Wie zoeken we?

Je hoeft geen specialist in Sales, logistiek én Finance tegelijk te zijn. Dat zou wel erg gemakkelijk zijn. We zoeken iemand met een goede administratieve basis, logisch inzicht en vooral de capaciteit en nieuwsgierigheid om verschillende processen te leren begrijpen. Je:

• werkt nauwkeurig en georganiseerd;
• bent sterk in administratie maar wilt niet de hele dag hetzelfde doen;
• hebt gevoel voor logistiek en planning;
• communiceert graag met klanten en blijft vriendelijk wanneer het druk wordt;
• kunt prioriteiten stellen en problemen praktisch oplossen;
• werkt gemakkelijk met digitale systemen;
• bent bereid om nieuwe werkzaamheden aan te leren;
• helpt collega's spontaan wanneer de situatie daarom vraagt;
• spreekt en schrijft goed Nederlands en Frans.

Ervaring in customer service, inside sales, logistieke administratie, transportplanning, financiële administratie of een distributieomgeving is welkom.

De juiste instelling en het vermogen om snel te leren vinden we minstens zo belangrijk.

Je gaat werken met onder andere Adsolut ERP, Marcando voor onze webshop en TRAC WMS voor onze magazijnprocessen. Ervaring met deze specifieke systemen is niet noodzakelijk; affiniteit met ERP-systemen en digitale processen wel.

Wat mag je van ons verwachten?

Een veelzijdige functie waarin je veel van het bedrijf leert kennen. Je zit letterlijk en figuurlijk dicht bij de klant én bij de dagelijkse operatie. Dat maakt deze functie ook interessant voor iemand die zich verder wil ontwikkelen. Wie onze orderflow, klanten, logistiek en administratie goed leert kennen, begrijpt uiteindelijk een groot deel van hoe NIC Belgium werkt. Je krijgt ruimte om verantwoordelijkheid op te nemen en mee te bouwen aan een organisatie die haar processen en systemen verder professionaliseert.

Loon: €2.500,00 - €3.500,00 per maand

Werklocatie: Fysiek