Backoffice Medewerker OSAIO

Functietitel
Backoffice Medewerker

Omvang
Circa 24 uur per week

Beschikbaarheid op vrijdag is verplicht. De overige werkdagen worden in overleg afgestemd.

De werkzaamheden kunnen deels plaatsvinden vanuit ons kantoor in Amsterdam Buitenveldert en deels remote.

Contractvorm
ZZP-opdracht

Tarief
€40 – €50 per uur exclusief btw, afhankelijk van kennis en ervaring.

Doel van de functie

De Backoffice Medewerker zorgt ervoor dat de administratieve en operationele processen binnen OSAIO zorgvuldig, volledig en tijdig worden uitgevoerd.

De functie is belangrijk voor het correct verwerken van klant- en investeerdersdossiers, het voorbereiden en opstellen van overeenkomsten en het bewaken van de volledigheid en voortgang van dossiers.

We zoeken nadrukkelijk iemand die niet alleen uitvoert wat wordt gevraagd, maar zelfstandig vooruitdenkt. Je overziet wat er binnen een dossier moet gebeuren, signaleert ontbrekende informatie en onderneemt zelf actie om het proces verder te brengen.

Het uitgangspunt is: je wacht niet af tot iemand je vertelt wat de volgende stap is, maar neemt eigenaarschap over je werkzaamheden.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

Contracten en documenten

• Opstellen en invullen van overeenkomsten en standaarddocumenten aan de hand van aangeleverde gegevens.
• Zorgvuldig controleren van documenten voordat deze worden verzonden.
• Controleren van namen, bedragen, adressen, data, bankgegevens en overige gegevens.
• Voorbereiden en versturen van documenten ter digitale ondertekening.
• Bewaken van ondertekening en retourontvangst.
• Correct verwerken en archiveren van definitieve documenten.

Dossierbeheer

• Aanmaken, bijhouden en controleren van klant- en investeerdersdossiers.
• Bewaken van de voortgang van dossiers.
• Zelfstandig signaleren welke vervolgstappen nodig zijn.
• Controleren of dossiers volledig zijn.
• Opvragen en actief opvolgen van ontbrekende documenten en informatie.
• Signaleren van afwijkingen of tegenstrijdigheden in gegevens.
• Zorgen voor een logische, consequente en volledige dossiervorming.

CRM en administratie

• Actueel houden van het CRM-systeem.
• Verwerken van nieuwe leads, klanten, contactpersonen, pandgegevens en overige relevante informatie.
• Vastleggen van acties en contactmomenten.
• Bewaken van openstaande acties en deadlines.
• Ondersteunen bij interne overzichten en rapportages.

Communicatie en opvolging

• Beheren en opvolgen van relevante e-mailboxen.
• Contact onderhouden met klanten, notarissen, taxateurs, adviseurs en andere externe partijen.
• Versturen van documenten en begeleidende correspondentie.
• Zelfstandig opvolgen van ontbrekende stukken en openstaande acties.
• Intern afstemmen wanneer inhoudelijke besluitvorming of aanvullende informatie nodig is.

Ondersteuning organisatie

• Ontzorgen van directie en collega's op administratief en organisatorisch gebied.
• Signaleren van knelpunten in processen.
• Meedenken over efficiëntere werkwijzen, templates en automatisering.
• Signaleren wanneer werkzaamheden slimmer of efficiënter kunnen worden ingericht.
• Zorgen voor structuur en continuïteit binnen de dagelijkse backoffice.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken iemand die van nature zeer gestructureerd en nauwkeurig werkt, maar tegelijkertijd proactief en zelfstandig is.

De ideale kandidaat:

• heeft aantoonbare ervaring in een administratieve, backoffice- of ondersteunende functie;
• heeft bij voorkeur ervaring met contracten, overeenkomsten en dossierbeheer;
• werkt zeer nauwkeurig en controleert het eigen werk;
• kan meerdere dossiers en prioriteiten tegelijkertijd overzien;
• houdt zich aan afspraken en deadlines;
• werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid;
• ziet zelf wat er moet gebeuren en wacht niet voortdurend op instructies;
• denkt meerdere stappen vooruit binnen een dossier;
• onderneemt zelf actie wanneer informatie of documenten ontbreken;
• durft vragen te stellen en zaken aan te kaarten wanneer iets niet klopt;
• communiceert professioneel en duidelijk;
• kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
• is digitaal vaardig en kan goed werken met Microsoft Office en CRM-systemen;
• voelt zich prettig in een snelgroeiende organisatie waarin processen en prioriteiten kunnen veranderen.

Ervaring binnen vastgoed, financiële dienstverlening, hypotheekadministratie, notariaat of een vergelijkbare dossiergerichte omgeving is een pré, maar geen vereiste.

Over OSAIO

OSAIO is een snelgroeiende en innovatieve organisatie die senioren helpt om de overwaarde van hun woning te benutten, zonder dat zij hoeven te verhuizen.

Daarnaast werken wij met investeerders die kapitaal beschikbaar stellen voor onze portefeuille.

We bouwen aan een organisatie waarin kwaliteit, betrouwbaarheid, persoonlijke aandacht en efficiënte processen centraal staan.

Onze cultuur

Bij OSAIO werken we in een ambitieuze en ondernemende omgeving met korte lijnen en veel eigen verantwoordelijkheid. We zoeken mensen die niet alleen hun taken uitvoeren, maar ook meedenken, initiatief nemen en verantwoordelijkheid durven pakken.

Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken en verbeteringen aan te dragen. Daar staat tegenover dat we verwachten dat je zelf overzicht houdt en zaken oppakt voordat iemand erom hoeft te vragen.

Tarief: €40–€50 per uur excl. btw, afhankelijk van kennis en ervaring.

Salaris: €40,00 - €50,00 per uur

Verwacht aantal uur: 24.0 per week

Werklocatie: Hybride werken in 1082 Amsterdam Zuid (1082)