Freelance Crew Coordinator

Beschrijving

Partnerships Activations | Tomorrowland Winter 2027

Freelance opdracht

Bij Tomorrowland creëren we onvergetelijke ervaringen die mensen van over de hele wereld samenbrengen. Achter elke succesvolle partneractivatie staat een sterk team van gemotiveerde medewerkers die dagelijks zorgen voor een vlotte en kwalitatieve uitvoering.

Voor Tomorrowland Winter 2027 zijn we op zoek naar een Freelance Crew Coordinator binnen het Partnerships-team. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de volledige creworganisatie van onze partneractivaties. Met een crewpool van ongeveer 60 medewerkers, verspreid over verschillende locaties en shiften, zorg jij ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats staan. Dankzij jouw organisatorisch talent, people skills en oog voor detail kunnen onze teams optimaal presteren in een unieke festivalomgeving.

Verantwoordelijkheden

Als Freelance Crew Coordinator ben je het centrale aanspreekpunt voor alle crewgerelateerde onderwerpen binnen de partneractivaties. Je vertaalt operationele noden naar een efficiënte personeelsplanning en zorgt ervoor dat medewerkers optimaal ondersteund worden, zowel tijdens de voorbereiding als op het terrein.

Voor het festival:

• Je brengt de crewbehoeften per activatie, zone en shift in kaart.
• Je werkt samen met externe partners en agentschappen om de juiste profielen aan te trekken.
• Je ontwikkelt en beheert de centrale crewplanning, inclusief shiften, back-ups en pauzes.
• Je coördineert reisplanning, lokaal transport en accommodatie in samenwerking met de betrokken teams.
• Je zorgt voor de voorbereiding van kledij, accreditaties, crewkits en praktische communicatie.
• Je werkt check-in-, check-out- en attendanceprocedures uit.
• Je organiseert onboardingmomenten, briefings en trainingen voor Team Captains en activation crew.

Tijdens het festival:

• Je beheert attendance, check-ins en check-outs van de crew.
• Je organiseert vervangingen en back-upcrew wanneer nodig en verwerkt wijzigingen in de planning.
• Je bewaakt pauzes, rusttijden en crewtransport.
• Je ondersteunt bij vragen rond uniformen, accreditaties en praktische crewzaken.
• Je volgt urenregistraties en crewincidenten nauwkeurig op.
• Je ondersteunt Team Captains bij personeels- en performancegerelateerde uitdagingen.
• Je deelt relevante crewupdates met het operationele kernteam en andere stakeholders.
• Je draagt bij aan een positieve en professionele crewervaring gedurende het volledige evenement.

Must haves

Je haalt energie uit het werken met mensen en voelt je thuis in een dynamische operationele omgeving waar flexibiliteit en samenwerking centraal staan.

• Je hebt relevante ervaring binnen crewcoördinatie, event operations, hospitality of festivalproductie.
• Je bent een sterke planner die gestructureerd werkt en snel kan schakelen wanneer omstandigheden veranderen.
• Je combineert uitstekende organisatorische vaardigheden met een mensgerichte aanpak.
• Je communiceert helder, professioneel en daadkrachtig.
• Je blijft rustig onder druk en denkt oplossingsgericht bij onverwachte situaties.
• Je voelt je comfortabel in een internationale en operationeel intensieve omgeving.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus.
• Je bent flexibel inzetbaar tijdens de festivalperiode, inclusief vroege en late shifts.

Timing van de opdracht

• Idealiter vanaf 1 februari 2027: 50 tot 70% inzet voor crewopbouw, personeelsplanning, travel, housing en onboarding.
• Vanaf 1 maart 2027: fulltime voorbereiding.
• 14 t.e.m. 26 maart 2027: volledige on-site beschikbaarheid voor festivaloperaties en de afsluiting van het project.

Wij bieden

Werken aan Tomorrowland Winter betekent deel uitmaken van een gepassioneerd team dat samen uitzonderlijke ervaringen creëert. In deze rol werk je nauw samen met de Activation Lead, Partnerships Producer, Operational Coordinator en Team Captains en speel je een essentiële rol in het succes van onze partneractivaties.

Je komt terecht in een omgeving waar samenwerking, passie, innovatie en kwaliteit centraal staan. We geloven in de kracht van verbinding en geven ruimte aan mensen die initiatief nemen, verantwoordelijkheid opnemen en energie halen uit het ondersteunen van anderen.

Deze freelance opdracht biedt je de kans om impact te maken binnen een internationale festivalomgeving en mee te bouwen aan een unieke ervaring voor bezoekers, partners en crew. Samen zorgen we ervoor dat elk teamlid kan bijdragen aan een vlekkeloze uitvoering van Tomorrowland Winter 2027.

Talen Dutch; Flemish English