Managementassistent

Wat ga je doen? Als managementassistent ben je er verantwoordelijk voor dat het management van jouw afdeling(en) zich kan richten op de inhoud van hun werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers te verzorgen. De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en je gaat doortastend en proactief te werk. Als managementassistent bij Delfland werk je veel samen met de andere managementassistenten en zorgen jullie samen voor een optimale dienstverlening.

Onder Jouw Taken En Verantwoordelijkheden Vallen Onder Andere

• Brede secretariële ondersteuning van afdelingsmanagers.
• Agendabeheer: plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen.
• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dit varieert van het regelen van lunches, catering tot vervoer.
• Verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden; Op het gebied van inkoop; bestelaanvragen doen, inkoopdossier en opdrachtbrieven maken en offertes opvragen.
• Verslaglegging van overleggen waarbij je de actiepunten monitort en zorgdraagt voor de samenstelling en voorbereiding van de vergaderstukken.
• Samenwerken met collega’s aan de optimalisatie van een excellente gastvrije dienstverlening.

Meer weten? Bel of mail Shanna! Shanna Bong A Jan

Corporate recruiter en adviseur

Wat bieden we jou?

• Deze functie is ingeschaald in schaal 7 van de CAO Waterschappen. Minimaal € 3.282,- en maximaal € 4.200,- bruto per maand.
• Een Individueel KeuzeBudget (IKB) van 21% van het salaris. Dit budget geeft jou de mogelijkheid om zelf te beslissen of je extra verlof wil kopen of je basissalaris maandelijks wil aanvullen.
• De functie is voor 32 uur per week.
• Een contract voor een jaar met de mogelijkheid om te verlengen naar een vast contract
• Wij stellen eens per 5 jaar € 6.000,- beschikbaar voor jouw persoonlijke ontwikkeling.
• Hybride werken; zo kun je werken vanuit huis of vanuit onze prachtige locatie in Vlaardingen!
• Je krijgt een NS-businesscard of, als je niet met het OV reist, € 0,23 netto per km. Je kan ook tegen gunstige voorwaarden een fiets aanschaffen voor je woon-werkverkeer.
• Delfland vult de 70% betaalde WAZO ouderschapsverlofregeling (9 weken, in het 1e jaar) aan tot 13 weken 100% betaald.
• Samen met Fello bieden wij mantelzorgondersteuning. We vinden het namelijk belangrijk dat werkende mantelzorgers ondersteund worden.

Wat maakt jou succesvol? Als managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor de afdelingsmanagers. Je bent servicegericht, zorgvuldig en representatief. Je bent doortastend en als het druk wordt weet je het overzicht te behouden. Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren. Het is voor jou een vanzelfsprekendheid dat je je verdiept in de werkzaamheden van de afdeling en weet wat er speelt, zodat je je managers goed kan ondersteunen en kan helpen bij het bepalen van prioriteiten.

Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis en ervaring:

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van managementassistent.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Pré: ervaring met hybride werken (combinatie thuiswerken en op kantoor) en het ondersteunen op afstand.

Waar kom je te werken? Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft een belangrijke maatschappelijke taak: wij zorgen voor droge voeten en schoon water in een dichtbevolkt en intensief gebruikt stukje Nederland. En hoewel Delfland 736 jaar bestaat, zijn we allesbehalve ouderwets. We besteden veel aandacht aan belangrijke maatschappelijke thema’s zoals klimaatadaptatie, duurzaamheid, circulariteit en inclusiviteit. Geworteld in het verleden werken we zo, samen met verschillende partijen, aan een mooie toekomst voor ons gebied en onze inwoners!

Bij Delfland zetten we ons in voor een duurzame toekomst we streven ernaar Klimaatneutraal te zijn in 2035 en volledig circulair in 2050. We stimuleren bijvoorbeeld met onze mobiliteitsregeling het gebruik van fiets en OV.

De afdeling waar je komt te werken Als Managementassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO). De afdeling staat voor een zorgvuldige, integere en optimale dienstverlening. Vanuit deze afdeling werk je voor één of meerdere afdelingsmanagers. Naast jou zijn er nog 14 managementassistenten werkzaam binnen FZO. De sfeer kenmerkt zich als open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering.

Onze drive Onze ambitie is groot maar onze drive om samen te werken naar een schone en veilige leefomgeving is nog groter!