Managementassistent planning

Vacature Managementassistent Planning

Ben jij een organisatietalent dat overzicht houdt, snel schakelt en energie krijgt van plannen en regelen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor ons enthousiaste en betrokken kantoorteam zoeken wij een Managementassistent Planning. In deze veelzijdige functie combineer je de werkzaamheden van managementondersteuning met een belangrijke rol binnen de planning van onze thuiszorgorganisatie. Geen dag is hetzelfde: je ondersteunt het management, zorgt ervoor dat de dagelijkse planning soepel verloopt en bent een belangrijke schakel tussen cliënten, medewerkers en collega's.

Wat ga je doen?

Als Managementassistent Planning ondersteun je het management bij coördinerende, secretariële en administratieve werkzaamheden. Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor de planning en roosterprocessen van onze zorgmedewerkers. Je werkt nauw samen met de planners en denkt actief mee over oplossingen wanneer de planning verandert.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Managementondersteuning

• Agendabeheer en het plannen van afspraken;
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van overleggen;
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als gastvrouw/-heer van het kantoor;
• Telefonisch te woord staan van cliënten, medewerkers en relaties;
• Opstellen van brieven, rapportages en andere administratieve documenten;
• Bijhouden van administratieve overzichten;
• Archief- en documentbeheer;
• Organiseren van bijeenkomsten, scholingen en personeelsactiviteiten;
• Deelnemen aan projecten en het verbeteren van administratieve processen.

Planning

• Opstellen en beheren van werkroosters voor toegewezen teams;
• Verwerken van roosterwijzigingen;
• Behandelen van verlofaanvragen;
• Verwerken van ziekmeldingen in overleg met de planners;
• Onderhouden van contact met cliënten en medewerkers over wijzigingen in de planning;
• Signaleren van knelpunten in de planning en aandragen van passende oplossingen;
• Verwerken van inkomende e-mails en administratieve werkzaamheden rondom de planning;
• Deelnemen aan werkoverleggen van de afdeling Planning.

Wie ben jij?

Jij bent een organisatietalent dat graag meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en blijft rustig wanneer de planning onverwacht verandert. Je bent communicatief sterk en vindt het leuk om zowel administratief als organisatorisch bezig te zijn.

Daarnaast beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau;
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Ervaring met of affiniteit voor plannen en organiseren;
• Een klantgerichte, dienstverlenende en proactieve instelling;
• Stressbestendigheid en het vermogen om snel te schakelen;
• Een nauwkeurige, integere en zelfstandige werkhouding;
• Goede sociale en communicatieve vaardigheden;
• Goede beheersing van Microsoft Office (Word, Excel en Outlook);
• Affiniteit met de zorg is een pré.

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid;
• Een gezellig, kleinschalig en betrokken kantoorteam;
• Veel zelfstandigheid en ruimte voor eigen initiatief;
• Flexibele werkdagen en werktijden;
• Een salaris conform de CAO VVT, passend bij jouw opleiding en ervaring;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• Een goede pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Reiskostenvergoeding van €0,26 per gereden kilometer;
• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Regelmatig leuke personeelsuitjes en attenties;
• Een informele werksfeer met korte lijnen.

Het aantal uren is in overleg en ligt tussen de 24 en 36 uur per week.

Wil je meer weten over Zorgservice thuiz?

Bekijk onze bedrijfsfilm via: https://youtu.be/2Z2YeddbRLw of neem een kijkje op www.zorgservicethuiz.nl.

Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!

Salaris: €2.599,21 - €3.864,43 per maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfsfeesten
• Bedrijfsopleiding
• Budget voor professionele ontwikkeling
• Flexibele werkuren
• Gezondheidsprogramma
• Kerstpakket
• Kosteloos parkeren
• Mogelijkheid tot promotie
• Reiskostenvergoeding

Werklocatie: Fysiek