Office Assistant

Je rol In De Rol Van Onthaalmedewerker- ben je de stem en het gezicht van ons kantoor:

• Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.

• Je bent het eerste aansprekingspunt voor de cliënten en andere notariskantoren.

• Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal en dranken.

• bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:

• Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).

• Je plant afspraken in voor de notaris.

• Je behandelt inkomende en uitgaande post.

• Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op.

• Je start de verschillende dossiers op en zorgt voor het opvragen van de betreffende opzoekingen en attesten.

• Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.

Zodra je volledig operationeel bent, krijg je de kans om nieuwe kennis op te doen bv. door een deel van de post-akte taken over te nemen.

Je profiel

• Idealiter heb je een opleiding als onthaalmedewerker of als management assistant gevolgd.
• Je hebt ervaring als receptioniste in een juridische sector of je wenst het notariaat te ontdekken. Wij zullen sowieso ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
• Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen aan te leren.
• Je hebt een goede kennis van het Frans.
• Je bent matuur en discreet.
• Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.
• Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.

Wij bieden

• een voltijds contract van onbepaalde duur, 37u30 te presteren in 5 dagen
• een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
• talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten
• een aangename werkomgeving en zeer leuke collega's, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken
• ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor