Office Manager / Administratief Coördinator

Vacature: Office Manager / Administratief Coördinator

16–24 uur per week | Delden | Planning, administratie & directieondersteuning

Ben jij iemand die overzicht houdt, graag structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat afspraken ook echt worden opgevolgd?

Vind je het leuk om verschillende werkzaamheden tegelijk te coördineren en ben jij juist degene die denkt: dit moeten we nog afronden, daar moet nog iemand achteraan en dat moet vóór vrijdag geregeld zijn?

Dan zoeken wij jou.

Voor De Weijenborg in Delden zoeken we een Office Manager / Administratief Coördinator die onze directie en organisatie ondersteunt bij planning, administratie en de dagelijkse voorbereiding van onze werkzaamheden.

De functie is nieuw binnen onze organisatie. Dat betekent dat er veel ruimte is om samen met ons structuur aan te brengen en de functie verder vorm te geven.

Wat ga je doen?

Jij zorgt er vooral voor dat achter de schermen alles goed geregeld is.

Je ondersteunt de directie en collega's, bewaakt openstaande acties en zorgt dat informatie, planning en administratie op orde zijn.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Opstellen en bijhouden van de personeelsplanning.
• Contact onderhouden met vaste medewerkers en oproepkrachten over diensten en beschikbaarheid.
• Voorbereiden van duidelijke overzichten voor feesten, partijen, vergaderingen en andere groepen.
• Verwerken van informatie zoals tijden, aantallen gasten, dieetwensen, drankarrangementen en activiteiten.
• Zorgen dat medewerkers vooraf beschikken over de juiste informatie en instructies.
• Bewaken van openstaande acties, deadlines en gemaakte afspraken.
• Actielijsten bijhouden en zorgen dat werkzaamheden worden opgevolgd en afgerond.
• Collega's, leveranciers en externe partijen nabellen wanneer acties nog openstaan.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van offertes, reserveringen en bevestigingen.
• Telefonisch en per e-mail vragen van gasten beantwoorden.
• Op termijn zelfstandig eenvoudige offertes en bevestigingen verwerken.
• Controleren en accorderen van gewerkte uren.
• Administratief verwerken van ziekte, verlof en personeelsmutaties.
• Nieuwe medewerkers administratief aanmelden.
• Voorbereiden van de maandelijkse gegevens voor de loonadministratie.
• Ondersteunen bij de financiële administratie.
• Verwerken en inboeken van facturen in Exact.
• Ondersteunen bij bank- en administratieve verwerking.
• Kleine inkopen en bestellingen uitvoeren.
• Nieuwsbrieven administratief voorbereiden en versturen.
• Documenten, schema's en overzichten maken.
• Allerlei praktische zaken uitzoeken en regelen voor de organisatie.

Kort gezegd:

Jij zorgt ervoor dat wat we afspreken ook daadwerkelijk gebeurt.

Wie zoeken wij?

Voor deze functie zoeken we vooral iemand die sterk is in structuur, opvolging en organiseren.

Een perfect cv vinden we minder belangrijk dan de manier waarop je werkt.

We zoeken iemand die:

• Zeer gestructureerd werkt.
• Goed overzicht houdt.
• Zelfstandig taken oppakt en afrondt.
• Niet bang is om achter collega's of leveranciers aan te gaan.
• Deadlines bewaakt en afspraken opvolgt.
• Initiatief neemt.
• Nauwkeurig werkt.
• Goed prioriteiten kan stellen.
• Sociaal en communicatief sterk is.
• Telefonisch en per e-mail professioneel met gasten kan communiceren.
• Goed kan samenwerken met verschillende collega's.
• Verantwoordelijkheid durft te nemen.
• Vertrouwelijk kan omgaan met personeels- en bedrijfsinformatie.

Je hoeft niet overal al ervaring mee te hebben. Ervaring als office manager, management assistent, administratief medewerker, planner of projectondersteuner is mooi meegenomen.

Voor ons is vooral belangrijk dat je iemand bent die denkt:

“Laat mij het maar organiseren, dan zorg ik dat het geregeld wordt.”

Software en systemen

Je hoeft geen IT-specialist te zijn, maar je moet wel gemakkelijk met computers en verschillende systemen kunnen werken.

We werken onder andere met:

• Outlook
• Excel
• Exact
• reserverings- en planningssystemen
• verschillende online applicaties

Ervaring met Exact is een pré, maar geen vereiste.

Wat blijft bij de directie?

Je krijgt veel verantwoordelijkheid, maar bent niet verantwoordelijk voor alles.

Onder andere de volgende zaken blijven bij de directie:

• belangrijke klantonderhandelingen;
• prijsbeleid;
• financiële beslissingen en betalingen;
• functionerings- en personeelsgesprekken;
• aanname en ontslag;
• marketingstrategie.

Jouw rol is vooral om de organisatie, planning en administratie daaromheen goed te laten verlopen.

Werktijden

De functie is voor ongeveer 16 tot 24 uur per week.

De werkdagen zijn in overleg te bepalen en liggen voornamelijk van maandag tot en met vrijdag.

We vinden het vooral belangrijk dat er voldoende continuïteit in de week zit. Een verdeling over bijvoorbeeld drie werkdagen heeft daarom onze voorkeur.

Een deel van het werk kan eventueel vanuit huis worden gedaan, maar zeker in het begin vinden we het belangrijk dat je regelmatig bij ons op locatie werkt.

Incidenteel kan het voorkomen dat je een vergadergroep ontvangt of een andere kleine operationele taak oppakt, maar het zwaartepunt van deze functie ligt nadrukkelijk op organisatie en administratie.

Wat bieden wij?

• Een nieuwe functie waarin je veel ruimte krijgt om mee te denken en structuur aan te brengen.
• Een dienstverband van ongeveer 16–24 uur per week.
• Arbeidsvoorwaarden volgens de Horeca-cao.
• Salaris passend bij ervaring en niveau.
• Reiskostenvergoeding in overleg.
• Pensioen via de horecaregeling.
• Personeelsmaaltijden wanneer je tijdens lunch of diner werkt.
• Opleidingen en cursussen in overleg.
• Personeelsborrels en activiteiten.
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
• Korte lijnen met de eigenaren.
• Een functie die je voor een belangrijk deel zelf verder kunt helpen vormgeven.
• Mogelijkheden om op termijn meer verantwoordelijkheden op je te nemen.

Over De Weijenborg

De Weijenborg is een familiebedrijf in het centrum van Delden.

Binnen onze organisatie combineren we horeca, feesten, bedrijfsuitjes, vergaderingen, escape rooms en verschillende groepsactiviteiten. Ook restaurant Casa de Tapas maakt onderdeel uit van onze organisatie.

Dat zorgt voor veel afwisseling en verschillende werkzaamheden achter de schermen.

We zijn continu bezig met nieuwe ideeën, activiteiten en verbeteringen. Daardoor zoeken we iemand die niet alleen administratie kan verwerken, maar vooral ook helpt om overzicht te houden en ervoor zorgt dat plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Interesse?

Denk je dat deze functie goed bij je past?

Dan maken we graag kennis.

Je kunt je cv en een korte motivatie sturen aan Jasper Hemersma.

Maar we houden het graag laagdrempelig: je mag ons ook gewoon bellen en een afspraak maken om kennis te maken.

Dan bespreken we samen jouw ervaring, beschikbaarheid en hoe deze nieuwe functie het beste bij jou én onze organisatie kan passen.

De Weijenborg – Delden
Horeca | Events | Bedrijfsuitjes | Escape Rooms | Casa de Tapas

Salaris: €3.000,00 - €3.500,00 per maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfsfeesten
• Collectieve zorgverzekering
• Flexibele werkuren
• Pensioen
• Personeelskorting
• Reiskostenvergoeding

Werklocatie: Fysiek