Order Management Specialist

Bolsius is een Nederlands familiebedrijf met een sterke positie in de internationale kaarsenmarkt. Met ongeveer 1.000 collega's in Europa combineren we al ruim 150 jaar vakmanschap met innovatie en groei. Onze kaarsen, geur- en decoratieproducten worden verkocht in meer dan 50 landen.

Als werkgever combineren we het beste van twee werelden: de ondernemende cultuur van een familiebedrijf en de professionaliteit van een internationale organisatie. Vanuit ons hoofdkantoor in Schijndel werken we dagelijks aan onze ambitie om hét leidende kaarsenbedrijf van Europa te zijn, met liefde voor mens en planeet. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn de basis van alles wat we doen. We zijn trots op onze B Corp-certificering. Daarnaast vinden we het belangrijk dat iedereen zich welkom, veilig, gerespecteerd en gewaardeerd voelt. Diversiteit, inclusie en gelijke kansen staan daarbij centraal.
Onze kernwaarden Ownership, Care, Trust, Integrity & Passion laten zien wie we zijn en hoe we samenwerken. Ze vormen de basis voor onze keuzes, ons gedrag en onze manier van werken.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Als Order Management Specialist ben je verantwoordelijk voor de communicatie met (internationale) zakelijke klanten van Bolsius en het begeleiden van de orderstroom tot aan de levering. Je houdt overzicht over bestellingen, stemt af over voorraden en leveringen en zorgt dat klanten weten waar ze aan toe zijn. Daarbij kijk je vooruit: vraagt een klant uitzonderlijk grote aantallen of heeft een levering extra aandacht nodig? Jij signaleert het en schakelt met de juiste collega’s.

Je richt je voornamelijk op klanten in de Benelux, waar Bolsius levert aan onder andere grote retailketens. Het klantcontact verloopt vooral via e-mail, maar ook wel eens telefonisch. Daarnaast heb je dagelijks contact met je logistieke collega’s in Polen. Zo leer je hoe de orderstroom binnen een internationale organisatie werkt en hoe jij bijdraagt aan een betrouwbare levering.

Jouw taken en verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Orderverwerking en begeleiding: je verwerkt en controleert orders in het ERP-systeem (JD Edwards) en bewaakt het proces van de voortgang tot aan de levering. Veel orders komen elektronisch binnen; jij houdt overzicht en pakt afwijkingen op.
• Communicatie met (B2B) klanten en sales: Je onderhoudt contact met klanten en sales over orderverwerking, reclamaties, leveringen en eventuele uitzonderingen.
• Afstemming over voorraad en leveringen: je schakelt met logistiek en productieplanning over beschikbaarheid en uitlevering. Je kijkt vooruit en stemt bijzonderheden tijdig af, bijvoorbeeld bij opvallend grote bestellingen of displays die extra aandacht vragen tijdens het transport.
• Bewaken van klant- en serviceafspraken: Je blijft op de hoogte van de wensen en eisen van klanten, vastleggen van serviceafspraken en up-to-date houden van het klantinformatiesysteem. Je bewaakt de naleving van deze afspraken, met als doel een efficiënte werkwijze en een zo hoog mogelijke klanttevredenheid.
• Oplossen van afwijkingen: je zoekt uit wat er speelt wanneer een order of levering anders loopt dan afgesproken. Hiervoor werk je samen met de betrokken afdelingen, bijvoorbeeld finance bij een kredietlimiet of ICT bij vragen over elektronische orderuitwisseling.
• Meedenken over verbeteringen: Je signaleert waar processen eenvoudiger of slimmer kunnen. Denk aan minder handmatige stappen in systemen, duidelijkere interne afstemming of zorgen dat klanten direct de juiste bestelinformatie aanleveren.

Je werkt samen met een leuk team bestaande uit 6 ervaren collega’s en krijgt de ruimte om je te ontwikkelen in ordermanagement en binnen de supply chain. Doorgroeien binnen Bolsius is mogelijk. Collega’s uit deze functie maakten eerder bijvoorbeeld de stap naar demand planning of sales Support.

FUNCTIE-EISEN

Voor deze rol zoeken we een regelaar die graag overzicht houdt en het leuk vindt om betrokken te zijn bij het orderproces van onder meer bekende retailers. Je bent analytisch, leergierig en klantgericht. Ook wanneer het in het hoogseizoen drukker wordt, blijf je nauwkeurig werken en stem je met je collega’s af wat prioriteit heeft. Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt een afgeronde MBO of HBO opleiding, bijvoorbeeld vanuit de richting bedrijfskunde of supply chain (pré);
• Je staat aan het begin van je loopbaan of bent op zoek naar een tweede stap in je carrière. Relevante ervaring (in een internationaal georiënteerde werkomgeving) is welkom, maar geen vereiste;
• Je hebt affiniteit met supply chain en interesse in de samenhang tussen orders, voorraad, transport en levering;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels. Duits is een pré;
• Je werkt gemakkelijk met verschillende computersystemen en maakt je nieuwe systemen snel eigen;
• Je werkt graag in een team, neemt initiatief en denkt mee over hoe werkzaamheden beter kunnen;
• Je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar, in ieder geval op woensdag, donderdag en vrijdag.

ARBEIDSVOORWAARDEN

Bij Bolsius kom je terecht in een toonaangevende, internationale organisatie met korte lijnen. Wij zijn trots op onze open en gemoedelijke cultuur, ons maatschappelijke karakter en de goede sfeer. We gaan er ook graag samen op uit via diverse bedrijfsuitjes en andere leuke activiteiten. Daarnaast kom je te werken in een modern pand met een fijne werkplek en een bedrijfsrestaurant. Ook kun je rekenen op de volgende goede arbeidsvoorwaarden:

• Een bruto startsalaris tussen €2800,- en €3500,- per maand o.b.v. 40 uur per week, afgestemd op jouw kennis en ervaring.
• Een goede pensioenregeling met een beperkte eigen bijdrage.
• 31 vakantiedagen per jaar o.b.v. 40 uur per week en 1 extra dag voor vrijwilligerswerk.
• Thuiswerkmogelijkheden, flexibele werktijden en de optie om 32 tot 40 uur per week te werken.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Persoonlijke begeleiding en mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen door middel van opleidingen en trainingen.
• Een reiskostenvergoeding en 8% vakantietoeslag.
• Korting op je sportschoolabonnement, zorgverzekering en aankopen in onze personeelswinkel.

MEER WETEN OF SOLLICITEREN?

Bolsius wordt door Sprint Intermediair (www.sprintintermediair.nl) ondersteund bij de werving en selectie voor deze vacature. Heb je interesse en voldoe je aan de eisen zoals omschreven? Stuur dan je cv, eventueel aangevuld met een korte motivatie, naar [email protected]. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Carl van der Heijden, de behandelend consultant bij Sprint Intermediair, via 06-38183892.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.