Praktijkcoördinator/ praktijkmanager m/v

Praktijkcoördinator (Praktijkmanager)

Tandkliniek Goes | Goes

Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en invloed

Ben jij een ervaren organisator en natuurlijke leider die graag verantwoordelijkheid neemt? Krijg jij energie van het aansturen van mensen, het verbeteren van processen en het verder professionaliseren van een praktijk?

Voor Tandkliniek Goes zoeken wij een zelfstandige, betrokken en daadkrachtige praktijkcoördinator (praktijkmanager).

Als praktijkcoördinator ben je de verbindende schakel tussen de werkgever, het behandelteam en de overige medewerkers. Je zorgt ervoor dat de praktijk dagelijks goed georganiseerd is, medewerkers weten waar ze aan toe zijn en processen efficiënt en professioneel verlopen.

Je bent zichtbaar op de werkvloer, houdt overzicht en neemt initiatief. Tegelijkertijd kijk je vooruit: waar kunnen we verbeteren, wat vraagt aandacht en hoe zorgen we ervoor dat de praktijk zich verder ontwikkelt?

Je krijgt een breed verantwoordelijkheidsgebied, waaronder personeel, planning, patiëntadministratie, declaraties, kwaliteit, RI&E en arbo, facilitaire zaken en managementinformatie.

Jouw verantwoordelijkheden

Team, personeel en ontwikkeling

Je bent verantwoordelijk voor het dagelijks aansturen, begeleiden en ontwikkelen van het team.

Je houdt je bezig met:

• personeelsplanning en personele bezetting;
• begeleiden, coachen en motiveren van medewerkers;
• werving en selectie in overleg met de werkgever;
• introductie en inwerken van nieuwe medewerkers;
• functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• opleidingen, trainingen en bijscholing;
• personeelsdossiers en personeelsadministratie;
• ziekteverzuim en personele ontwikkelingen;
• team- en werkoverleggen en de opvolging van afspraken.

Je zorgt voor een professionele, veilige en prettige werkomgeving waarin medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht en ruimte krijgen om zich te ontwikkelen.

Dagelijkse organisatie en planning

Jij houdt het overzicht over de dagelijkse gang van zaken binnen de praktijk.

Je bewaakt onder andere de personele bezetting, behandelkamers, patiëntenplanning en continuïteit van de zorg. Je zorgt voor een goede afstemming tussen patiënteninstroom, behandelcapaciteit en beschikbare medewerkers.

Wanneer er knelpunten ontstaan, zie je deze tijdig en onderneem je actie. Je stelt prioriteiten, verdeelt verantwoordelijkheden en bewaakt de voortgang van acties en projecten.

Kortom: jij zorgt ervoor dat de praktijk iedere dag georganiseerd en efficiënt kan functioneren.

Patiëntadministratie, declaraties en financiën

De financiële patiëntadministratie en declaratieprocessen vallen onder jouw verantwoordelijkheid.

Je:

• bewaakt de administratieve verwerking van behandelingen;
• verzorgt en controleert declaraties;
• bewaakt betalingen en openstaande posten;
• onderhoudt waar nodig contact met patiënten over administratieve en financiële zaken;
• onderhoudt contacten met zorgverzekeraars, factoring- en clearingorganisaties;
• signaleert problemen of afwijkingen in declaratie- en betalingsprocessen;
• zorgt voor een correcte administratieve opvolging;
• levert relevante financiële informatie aan de werkgever.

Je hoeft niet de volledige algemene financiële administratie van de praktijk te voeren, maar zorgt wel dat de financiële patiëntadministratie betrouwbaar, actueel en goed georganiseerd is.

Kwaliteit, RI&E, arbo en veiligheid

Je hebt een belangrijke rol in het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de praktijk.

Je ziet toe op het werken volgens procedures, protocollen, interne afspraken en relevante wet- en regelgeving. Je signaleert risico's en knelpunten, doet verbetervoorstellen en bewaakt de uitvoering daarvan.

Ook ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en het opvolgen van het Plan van Aanpak. Je besteedt aandacht aan arbeidsomstandigheden, veiligheid, incidenten en de voorlichting en instructie van medewerkers.

Je ondersteunt daarnaast de implementatie en het gebruik van kwaliteitssystemen en kwaliteitsinstrumenten, in overleg met de werkgever. Ook klachten en patiëntsignalen worden zorgvuldig opgevolgd.

Je bent hierbij niet alleen een controleur, maar vooral iemand die ervoor zorgt dat kwaliteit en veiligheid onderdeel zijn van de dagelijkse praktijk.

Leveranciers, contracten en facilitaire zaken

Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor leveranciers en externe dienstverleners.

Je coördineert onder andere:

• inkoop van goederen en diensten;
• offertes en leverancierscontacten;
• lopende contracten en onderhoudsafspraken;
• schoonmaak, onderhoud en overige facilitaire dienstverlening;
• afspraken met externe partijen;
• signaleren van verlenging, aanpassing of herbeoordeling van contracten.

Belangrijke contractuele en financiële beslissingen stem je af met de werkgever. Je bewaakt vervolgens dat gemaakte afspraken worden nagekomen en dat de kwaliteit van de dienstverlening op peil blijft.

Ook houd je toezicht op de staat van de praktijk, inventaris en apparatuur en signaleer je tijdig onderhouds- of vervangingsbehoeften.

Managementinformatie en verdere ontwikkeling

Als praktijkcoördinator ben je een belangrijke sparringpartner van de werkgever.

Je verzamelt en analyseert relevante managementinformatie en rapporteert over bijvoorbeeld:

• personeelsbezetting en ziekteverzuim;
• personeelsontwikkeling;
• declaraties en financiële ontwikkelingen;
• organisatorische knelpunten;
• voortgang van verbeteracties en projecten.

Je kijkt daarnaast voortdurend naar mogelijkheden om de praktijk verder te verbeteren.

Je analyseert werkprocessen, signaleert inefficiënties en doet voorstellen voor verbetering. Vervolgens help je bij de uitvoering, bewaak je de voortgang en evalueer je het resultaat.

Denk bijvoorbeeld aan het verbeteren van de planning, efficiënter gebruik van behandelkamers, betere patiëntcommunicatie, digitalisering van administratieve processen of verdere professionalisering van personeels- en kwaliteitsprocessen.

Externe contacten

Namens de praktijk onderhoud je contacten met onder andere:

• leveranciers en onderhoudspartijen;
• zorgverzekeraars;
• factoring- en clearingorganisaties;
• externe kwaliteitsorganisaties;
• arbodienstverlening;
• andere zakelijke partners en instanties.

Je communiceert professioneel, kunt zelfstandig zaken afhandelen en weet wanneer overleg met de werkgever nodig is.

Wat verwachten wij van jou?

Wij zoeken iemand die overzicht houdt, verantwoordelijkheid neemt en mensen in beweging krijgt.

Je hebt:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante opleiding;
• ervaring in een leidinggevende, management- of coördinerende functie;
• bij voorkeur ervaring binnen de tandheelkunde, mondzorg, gezondheidszorg of een vergelijkbare omgeving;
• affiniteit met personeelsmanagement en HR;
• goede organisatorische en analytische vaardigheden;
• goede digitale vaardigheden;
• kennis van administratieve en organisatorische processen;
• goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• een proactieve en oplossingsgerichte instelling;
• gevoel voor kwaliteit, veiligheid en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.

Ervaring met kwaliteitssystemen, relevante wet- en regelgeving en de tandheelkundige sector is een pré.

Wat bieden wij jou?

Je krijgt bij Tandkliniek Goes een zelfstandige en veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.

Wij bieden:

• een belangrijke positie binnen de organisatie;
• directe samenwerking met de werkgever;
• korte communicatielijnen;
• veel ruimte om processen te verbeteren en initiatieven te nemen;
• een professionele en persoonlijke werkomgeving;
• een betrokken team waarin samenwerking en respect centraal staan;
• mogelijkheden voor opleiding, training en persoonlijke ontwikkeling;
• een marktconform salaris, passend bij je ervaring en verantwoordelijkheden;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Een functie waarin je echt verschil kunt maken

Word jij onze nieuwe praktijkcoördinator?

Ben jij een organisator die graag leidinggeeft, verantwoordelijkheid neemt en samen met een team wil bouwen aan een professionele en goed georganiseerde praktijk?

Wil jij bij Tandkliniek Goes een functie waarin je daadwerkelijk invloed hebt op de dagelijkse praktijk én op de verdere ontwikkeling daarvan?

Dan maken we graag kennis met je.

Stuur ons je cv en een korte motivatie waarin je vertelt wie je bent, welke ervaring je meebrengt en waarom deze functie bij jou past.

Wij kijken ernaar uit om kennis met je te maken!

Tandkliniek Goes
Goes, Zeeland

Salaris: €2.791,08 - €5.000,00 per maand

Screeningsvragen:

• Waar ben je woonachtig?

Opleiding:

• HBO (Vereist)

Ervaring:

• deze functie: 3 jaar (Gewenst)

Werklocatie: Fysiek