Receptie manager

Wij zoeken geen receptiemedewerker met een mooiere functietitel.

Wij zoeken iemand die verantwoordelijkheid neemt over de volledige receptiewerking: het team, de planning, de KPI’s, de klantenservice en de kwaliteit van onze communicatie.

Iemand die problemen niet doorschuift, maar oplost.

Iemand die structuur brengt wanneer het druk wordt.

Iemand die niet alleen ziet wat vandaag fout loopt, maar voorkomt dat het morgen opnieuw gebeurt.

Jouw missie

Jij bouwt een receptieteam dat zeven dagen per week betrouwbaar presteert en iedere klant een five-star service biedt.

Dat betekent concreet:

* Alle e-mails, online berichten en andere klantvragen worden binnen 24 uur beantwoord.

* Klanten worden altijd professioneel, vriendelijk en oplossingsgericht geholpen.

* De receptie is zeven dagen per week correct bezet.

* Medewerkers kennen hun KPI’s en worden actief opgevolgd.

* Problemen worden snel opgelost en niet eindeloos doorgeschoven.

* Het team weet wat er wordt verwacht en neemt verantwoordelijkheid.

* Terugkerende fouten worden omgezet in betere processen.

Jij bent verantwoordelijk voor het resultaat, niet alleen voor het verdelen van taken.

Wat ga je doen?

Je geeft leiding aan drie tot vier vaste receptiemedewerkers en enkele studenten.

Je:

* Volgt hun dagelijkse prestaties en KPI’s op

* Coacht medewerkers op communicatie, klantgerichtheid en eigenaarschap

* Controleert of alle klantenservicekanalen correct worden beheerd

* Bewaakt onze five-star servicestandaard

* Stuurt onmiddellijk bij wanneer afspraken niet worden nagekomen

* Behandelt moeilijke klantgesprekken en escalaties

* Maakt en optimaliseert de receptieplanning

* Regelt vervanging bij ziekte, verlof of onverwachte afwezigheden

* Zorgt ervoor dat onze service zeven dagen per week blijft doorlopen

* Springt zelf mee achter de balie wanneer dat nodig is

* Rapporteert resultaten, knelpunten en oplossingen aan de operationeel manager

Je bent dus geen manager die enkel controleert. Je bent een leider die richting geeft, mensen beter maakt en zelf meewerkt wanneer de situatie dat vraagt.

Je verbetert niet alleen het team, maar ook het systeem

Omdat jij dagelijks midden in de werking staat, zie jij waar tijd verloren gaat, waar klanten afhaken en waar processen onnodig moeilijk zijn.

Je verzamelt die inzichten en koppelt ze terug aan de process manager. Je komt niet alleen met een probleem, maar denkt ook mee over een betere oplossing.

Jouw doel is niet om elke dag dezelfde problemen op te lossen. Jouw doel is om een werking te bouwen waarin die problemen steeds minder voorkomen.

Dit is geen nine-to-fivefunctie

Pedi Perfect Clinic biedt zeven dagen per week service. Daarom zoeken we iemand die flexibel kan omgaan met werkdagen en uren.

Dat betekent:

* Je bent flexibel inzetbaar tijdens de week en in het weekend.

* Je bent indien nodig ’s avonds telefonisch bereikbaar voor dringende vragen.

* Je neemt complexe klantensituaties over wanneer je team ondersteuning nodig heeft.

* Je springt operationeel in als de continuïteit van de receptie in gevaar komt.

Flexibiliteit betekent bij ons niet dat alles chaotisch verloopt. Het betekent dat jij verantwoordelijkheid neemt wanneer jouw team of de klant jou nodig heeft.

Dit ben jij

Je past bij deze functie wanneer je:

* Ervaring hebt met het aansturen of coachen van medewerkers

* Sterk en professioneel communiceert

* Rust brengt wanneer anderen stress ervaren

* Duidelijke verwachtingen stelt en mensen erop durft aan te spreken

* Graag werkt met cijfers, KPI’s en concrete resultaten

* Structuur creëert en afspraken consequent opvolgt

* Eigenaarschap neemt zonder voor alles toestemming te vragen

* Moeilijke gesprekken niet uit de weg gaat

* Het verschil kent tussen vriendelijk zijn en alles toelaten

* Zowel het dagelijkse probleem als het grotere plaatje ziet

* Zelf meewerkt wanneer dat nodig is

* Energie krijgt van verbeteren, bouwen en groeien

Deze functie is niet voor jou als…

* Je alleen leiding wilt geven, maar niet zelf wilt meewerken.

* Je moeilijke gesprekken liever vermijdt.

* Je wacht tot iemand anders een probleem oplost.

* Je alleen goed functioneert binnen vaste kantooruren.

* Je feedback persoonlijk neemt in plaats van ermee aan de slag te gaan.

* Je genoegen neemt met “goed genoeg”.

Wij zoeken iemand die hoge standaarden niet zwaar vindt, maar motiverend.

Onze core values

Health First

De gezondheid, veiligheid en het vertrouwen van onze klanten komen altijd op de eerste plaats. Jij zorgt ervoor dat het receptieteam correct communiceert, zorgvuldig werkt en geen beloftes doet die we niet kunnen waarmaken.

Win Together

Een sterk team wint samen. Je helpt medewerkers groeien, stimuleert samenwerking en spreekt mensen aan wanneer hun gedrag het gezamenlijke resultaat tegenhoudt. Geen eilandjes, geen excuses: we zoeken samen naar oplossingen.

Forward Always

We blijven vooruitgaan. Jij stelt bestaande werkwijzen in vraag, staat open voor feedback en zoekt voortdurend naar manieren om onze service sneller, duidelijker en beter te maken.

Wat krijg je ervoor terug?

Je krijgt geen functie waarin je alleen een bestaande planning beheert.

Je krijgt de kans om:

* Een receptieteam zichtbaar sterker te maken

* Onze volledige klantenservice mee vorm te geven

* Processen structureel te verbeteren met de process manager

* Rechtstreeks samen te werken met de operationeel manager en process manager

* Verantwoordelijkheid te nemen binnen een jonge en snelgroeiende organisatie

* Je eigen impact terug te zien in betere resultaten, sterkere medewerkers en tevreden klanten

Als jij groeit, kan ook jouw verantwoordelijkheid binnen Pedi Perfect Clinic meegroeien.

Klaar om verantwoordelijkheid te nemen?

Stuur je cv en motivatie naar ons toe!

Vertel ons niet alleen dat je klantgericht, flexibel en gemotiveerd bent. Geef ons een concreet voorbeeld van een teamprobleem of moeilijke klantensituatie die jij hebt opgelost.

Wij zoeken geen kandidaat die goed kan solliciteren.

Wij zoeken iemand die het resultaat kan leveren.

Loon: Tot €2.700,00 per maand

Voordelen:

• Bedrijfskleding
• Bedrijfsopleidingen
• Elektronische maaltijdcheques
• Hospitalisatieverzekering

Werklocatie: Fysiek