Administrative Specialist

Zakres obowiązków

• Zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego dla Zarządu oraz kadry kierowniczej.
• Wsparcie w organizowaniu podróży służbowych i delegacji krajowych oraz zagranicznych.
• Przygotowywanie raportów, prezentacji, uchwal, zestawień oraz dokumentacji na potrzeby Zarządu i poszczególnych działów firmy.
• Opisywanie, weryfikacja oraz przekazywanie faktur do akceptacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą (poczta, przesyłki kurierskie, dostawy).
• Koordynacja współpracy z dostawcami usług zewnętrznych, w tym firmami kurierskimi, dostawcami materiałów biurowych i wyposażenia, administratorami budynków oraz innymi podmiotami wspierającymi działalność firmy.
• Nadzór nad zamówieniami materiałów biurowych oraz wyposażenia biura.
• Wsparcie w organizacji szkoleń, warsztatów, spotkań firmowych oraz wydarzeń integracyjnych.
• Wsparcie działu HR w zakresie organizacyjnym.
• Przygotowywanie oraz publikowanie komunikatów wewnętrznych, ogłoszeń i informacji dla pracowników.
• Dbanie o sprawny przepływ informacji i efektywną komunikację pomiędzy działami firmy.
• Aktualizacja baz danych oraz systemów wewnętrznych.
• Wspieranie realizacji projektów administracyjnych i organizacyjnych.
• Monitorowanie terminów ważności umów oraz innych dokumentów administracyjnych.
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego, wynikających z bieżących potrzeb organizacji.

Nasze wymagania

• Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów, preferowane: filologia angielska, administracja, zarządzanie, ekonomia lub kierunki pokrewne.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum poziom B2) umożliwiająca swobodną komunikację biznesową w mowie i piśmie.
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Umiejętność pracy z dokumentacją, fakturami oraz obiegiem dokumentów.
• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne oraz umiejętność efektywnego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
• Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do realizowanych zadań.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Umiejętność współpracy z osobami na różnych szczeblach organizacji, w tym z Zarządem.
• Dokładność, skrupulatność oraz dbałość o szczegóły.
• Umiejętność ustalania priorytetów i pracy pod presją czasu.
• Wysoka kultura osobista i profesjonalizm w działaniu.

Mile widziane

• Doświadczenie na podobnym stanowisku administracyjnym, asystenckim lub związanym z obsługą biura.
• Znajomość języka niemieckiego na poziomie umożliwiającym komunikację biznesową.
• Doświadczenie we współpracy z Zarządem lub kadrą menedżerską.
• Znajomość systemów ERP oraz elektronicznego obiegu dokumentów.
• Prawo jazdy kat. B.
• Doświadczenie w organizacji wydarzeń firmowych, szkoleń lub projektów wewnętrznych.

To oferujemy

• Ciekawą i pełną wyzwań pracę w dużej, międzynarodowej Grupie chemicznej.
• Stabilne i bezpieczne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
• Przejrzysty system premiowy oparty o realizację Twoich celów i wynik finansowy firmy
• Pakiet benefitów (Multisport, LuxMed, ubezpieczenie na życie UNIQA)
• Niepowtarzalną atmosferę pracy w gronie doświadczonych ekspertów
• Możliwość ciągłego rozwoju poprzez udział w ciekawych projektach i inicjatywach
• Budżet szkoleniowy
• Możliwość skorzystania z dofinansowania w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
• Dofinansowanie do posiłków