ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE AUTO CENTER

DESCRIÇÃO DE CARGO – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE AUTO CENTER

Cargo: Assistente Administrativo de Auto Center
Setor: Administrativo / Auto Center
Subordinação: Gerente Administrativo / Gerente da Unidade / Gestão do Auto Center
Abrangência: Unidade de atuação e suporte administrativo às demais unidades e filiais

1. MISSÃO DO CARGO

Prestar suporte administrativo, operacional e comercial às operações do Auto Center, garantindo a organização dos processos de atendimento, Ordens de Serviço, compras, controle de insumos, estoque, documentos, pagamentos e informações gerenciais, além de oferecer suporte às demais unidades e filiais, contribuindo para a padronização dos processos, eficiência operacional e qualidade no atendimento ao cliente.

2. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADESA. Atendimento e relacionamento com clientes

• Recepcionar e atender clientes presencialmente, por telefone e WhatsApp.
• Identificar as necessidades dos clientes e direcionar para a equipe responsável.
• Realizar cadastro e atualização de dados de clientes e veículos.
• Informar valores, condições de pagamento, prazos e andamento dos serviços.
• Acompanhar a satisfação do cliente.
• Apoiar no tratamento de reclamações, dúvidas e solicitações.
• Realizar contatos de pós-venda e acompanhamento de clientes.

B. Ordens de Serviço e controle dos serviços

• Abrir, preencher, acompanhar e encerrar Ordens de Serviço.
• Conferir dados do cliente, veículo, quilometragem e serviços solicitados.
• Registrar corretamente pneus, peças, produtos e serviços utilizados.
• Acompanhar junto à equipe técnica o andamento dos serviços.
• Informar ao cliente eventuais alterações no orçamento ou prazo.
• Conferir se os serviços executados correspondem aos serviços autorizados.
• Organizar documentos relacionados às Ordens de Serviço.
• Controlar serviços de garantia, retornos e revisões.

C. Controle de compras e insumos

• Levantar as necessidades de compras da unidade e, quando solicitado, das demais filiais.
• Controlar o estoque mínimo de materiais e insumos utilizados no Auto Center.
• Acompanhar a necessidade de reposição de produtos, peças, materiais de limpeza, materiais administrativos e demais insumos.
• Elaborar solicitações de compras conforme procedimentos internos.
• Realizar cotações junto a fornecedores autorizados.
• Comparar preços, condições de pagamento, prazos de entrega e disponibilidade.
• Encaminhar cotações para aprovação da gestão.
• Acompanhar pedidos de compra até a entrega.
• Conferir se os produtos recebidos correspondem ao pedido realizado.
• Identificar divergências de quantidade, preço, produto ou qualidade.
• Acompanhar entregas atrasadas e cobrar fornecedores.
• Manter controles de compras atualizados.
• Apoiar a negociação com fornecedores, dentro dos limites estabelecidos pela empresa.
• Evitar compras emergenciais decorrentes de falta de planejamento.
• Manter histórico de compras e fornecedores.
• Apoiar a gestão na identificação de oportunidades de redução de custos.

D. Controle de insumos e materiais

• Controlar entrada e saída de insumos.
• Acompanhar consumo de materiais por unidade.
• Monitorar estoque mínimo e máximo.
• Identificar produtos com baixo estoque.
• Identificar excesso, perdas, vencimentos ou desperdícios.
• Apoiar inventários periódicos.
• Conferir fisicamente os materiais quando necessário.
• Manter registros de consumo atualizados.
• Comunicar à gestão possíveis irregularidades.
• Apoiar a padronização de materiais e insumos utilizados pelas unidades.

E. Suporte às unidades e filiais

• Prestar suporte administrativo às unidades e filiais do Auto Center.
• Centralizar e organizar solicitações administrativas recebidas das unidades.
• Apoiar as filiais em processos de compras, insumos, documentos e controles administrativos.
• Acompanhar solicitações de materiais e produtos das unidades.
• Apoiar o controle de estoque das filiais.
• Consolidar informações administrativas das unidades.
• Auxiliar na elaboração de relatórios comparativos entre unidades.
• Orientar as equipes quanto aos procedimentos administrativos padronizados.
• Acompanhar pendências administrativas das filiais.
• Cobrar retornos e informações necessárias para conclusão dos processos.
• Apoiar a implantação e manutenção dos padrões administrativos definidos pela empresa.
• Identificar problemas recorrentes nas unidades e comunicar à gestão.
• Facilitar a comunicação entre matriz, unidades e filiais.
• Apoiar gestores locais na solução de demandas administrativas dentro de sua competência.
• Garantir que informações importantes sejam repassadas corretamente entre as unidades.

F. Controle financeiro e caixa

• Apoiar o controle de recebimentos.
• Conferir pagamentos em dinheiro, cartão, PIX, boleto e demais meios utilizados.
• Conferir comprovantes.
• Apoiar a abertura e fechamento de caixa.
• Identificar divergências e comunicar imediatamente ao responsável.
• Organizar documentos financeiros.
• Apoiar o envio de informações ao setor financeiro.
• Auxiliar na conferência de despesas e documentos das unidades, quando solicitado.

G. Estoque

• Apoiar o controle de entrada e saída de pneus, peças, produtos e insumos.
• Conferir mercadorias recebidas.
• Conferir notas fiscais e pedidos de compra.
• Registrar movimentações no sistema.
• Apoiar inventários.
• Identificar divergências de estoque.
• Controlar materiais de uso interno.
• Acompanhar transferências de produtos entre unidades.
• Apoiar a gestão na redução de perdas e desperdícios.

H. Apoio comercial

• Elaborar e registrar orçamentos.
• Acompanhar orçamentos pendentes.
• Realizar contatos para recuperação de vendas.
• Apoiar vendas de pneus, alinhamento, balanceamento, suspensão, freios, troca de óleo e demais serviços.
• Registrar negociações e condições comerciais autorizadas.
• Apoiar o acompanhamento das metas da unidade.
• Identificar oportunidades de venda de serviços adicionais.
• Apoiar campanhas comerciais e ações de relacionamento com clientes.

I. Apoio administrativo geral

• Organizar documentos físicos e digitais.
• Alimentar sistemas e planilhas.
• Elaborar relatórios administrativos.
• Controlar documentos de clientes, veículos, fornecedores e unidades.
• Apoiar a organização de notas fiscais.
• Controlar documentos relacionados às compras.
• Apoiar gestores em demandas administrativas.
• Manter arquivos organizados e atualizados.
• Cumprir procedimentos e normas internas.

3. ROTINAS DIÁRIAS

• Conferir agenda de serviços.
• Verificar veículos agendados.
• Conferir Ordens de Serviço abertas.
• Acompanhar serviços em andamento.
• Atualizar clientes.
• Conferir orçamentos pendentes.
• Realizar acompanhamento comercial.
• Verificar necessidades de compras e reposição.
• Acompanhar pedidos de compra em aberto.
• Conferir recebimentos de mercadorias.
• Atualizar controles de estoque e insumos.
• Atender solicitações das unidades e filiais.
• Atualizar sistemas e planilhas.
• Organizar documentos.
• Comunicar pendências e ocorrências à gestão.

4. ROTINAS SEMANAIS

• Levantar necessidades de compras.
• Conferir estoque mínimo de insumos.
• Acompanhar pedidos pendentes.
• Realizar ou atualizar cotações.
• Conferir consumo de materiais.
• Acompanhar solicitações das filiais.
• Consolidar informações das unidades.
• Verificar divergências administrativas.
• Acompanhar orçamentos não aprovados.
• Elaborar relatórios de acompanhamento.
• Informar à gestão situações que necessitem de intervenção.

5. ROTINAS MENSAIS

• Apoiar inventários.
• Consolidar informações de compras das unidades.
• Levantar consumo de insumos.
• Analisar despesas administrativas.
• Elaborar relatórios de compras e consumo.
• Avaliar fornecedores e condições comerciais.
• Levantar divergências de estoque.
• Apoiar fechamento administrativo mensal.
• Acompanhar indicadores das unidades.
• Apresentar à gestão necessidades de melhorias, redução de custos e ajustes de processos.

6. INDICADORES DE DESEMPENHO

O profissional poderá ser avaliado pelos seguintes indicadores:

• Índice de acerto nas Ordens de Serviço.
• Tempo médio de atendimento.
• Índice de satisfação dos clientes.
• Índice de recuperação de orçamentos.
• Percentual de compras realizadas dentro do prazo.
• Índice de compras emergenciais.
• Economia obtida em cotações.
• Cumprimento do orçamento de compras.
• Índice de ruptura de estoque.
• Índice de divergência de estoque.
• Índice de perdas e desperdícios.
• Controle de consumo de insumos.
• Prazo médio de atendimento às solicitações das filiais.
• Percentual de solicitações das unidades atendidas dentro do prazo.
• Índice de erros administrativos.
• Cumprimento dos procedimentos internos.
• Organização e atualização dos controles.
• Qualidade do suporte às unidades.

7. REQUISITOS DO CARGOEscolaridade

• Ensino Médio completo.
• Desejável curso técnico ou superior em Administração, Gestão Comercial, Logística, Processos Gerenciais ou áreas relacionadas.

Experiência

• Experiência em rotinas administrativas.
• Experiência com compras, estoque ou atendimento será considerada um diferencial.
• Desejável experiência em Auto Center, oficina mecânica, loja de pneus ou segmento automotivo.

Conhecimentos

• Pacote Office.
• Excel/Planilhas.
• Sistemas ERP.
• Rotinas administrativas.
• Controle de estoque.
• Processo de compras e cotações.
• Atendimento ao cliente.
• Controle de documentos.
• Noções financeiras.
• Desejável conhecimento básico de pneus e serviços automotivos.

8. COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• Organização.
• Proatividade.
• Agilidade.
• Responsabilidade.
• Boa comunicação.
• Atenção aos detalhes.
• Capacidade de negociação.
• Foco em resultados.
• Foco no cliente.
• Trabalho em equipe.
• Capacidade de resolver problemas.
• Senso de urgência.
• Disciplina.
• Ética.
• Comprometimento.
• Flexibilidade para atender diferentes unidades.
• Capacidade de trabalhar com múltiplas demandas simultaneamente.

9. RELACIONAMENTO INTERNO

O profissional terá contato com:

• Diretoria.
• Gerência administrativa.
• Gerentes e responsáveis pelas unidades.
• Equipe comercial.
• Vendedores.
• Consultores de atendimento.
• Mecânicos.
• Alinhadores e balanceadores.
• Estoquistas.
• Financeiro.
• Compras.
• Fiscal/Contabilidade.
• Recursos Humanos.
• Demais setores da empresa.

10. RELACIONAMENTO EXTERNO

• Clientes.
• Fornecedores.
• Prestadores de serviços.
• Transportadoras.
• Empresas parceiras.
• Instituições financeiras.

11. RESPONSABILIDADES E LIMITES DE AUTORIZAÇÃO

O Assistente Administrativo deverá seguir rigorosamente os procedimentos internos e os limites de autorização definidos pela empresa.

Não poderá:

• Autorizar compras sem aprovação quando esta for necessária.
• Conceder descontos não autorizados.
• Alterar preços sem autorização.
• Aprovar despesas fora de sua alçada.
• Liberar veículos sem as devidas autorizações.
• Autorizar serviços adicionais sem aprovação do cliente.
• Realizar movimentações financeiras fora dos procedimentos.
• Alterar estoque sem documentação ou justificativa.
• Compartilhar informações comerciais, financeiras ou estratégicas com pessoas não autorizadas.

12. RESULTADO ESPERADO

Garantir que os processos administrativos, de compras, estoque, insumos e atendimento do Auto Center funcionem de maneira organizada, ágil e padronizada, oferecendo suporte eficiente à unidade e às demais filiais.

O profissional deverá atuar como ponto de apoio administrativo entre a gestão, as unidades, fornecedores, equipe operacional e clientes, contribuindo para redução de custos, prevenção de faltas de materiais, melhoria dos processos, organização das informações e qualidade do atendimento.

13. PERFIL IDEAL

Profissional organizado, proativo, comunicativo e responsável, com capacidade para administrar diversas demandas simultaneamente. Deve possuir visão administrativa e operacional, facilidade para trabalhar com compras, controles, planilhas e sistemas, além de boa capacidade de relacionamento com diferentes equipes e unidades.

É fundamental que tenha senso de urgência, atenção aos detalhes, capacidade de cobrança e acompanhamento de pendências, pois será responsável por garantir que solicitações administrativas, compras, insumos e demandas das unidades sejam acompanhadas até sua conclusão.

Observação: As atividades poderão ser ajustadas conforme a estrutura organizacional, procedimentos internos, quantidade de unidades/filiais e nível de autonomia definido pela empresa.

Pagamento: R$1.621,00 - R$4.977,24 por mês

Benefícios:

• Celular da empresa
• Vale-alimentação
• Vale-transporte

Local do trabalho: Presencial