Assistente Administrativo de Operações e Processos (Backoffice) – Presencial - São Paulo/SP

Oportunidade em uma empresa de tecnologia localizada em São Paulo/SP. Estamos em busca de uma pessoa para atuar no suporte administrativo e no acompanhamento de processos e demandas de diferentes áreas de uma empresa de tecnologia localizada em São Paulo/SP.

A posição terá como foco a organização, o controle e o acompanhamento de atividades relacionadas às áreas comercial, operacional e de projetos, garantindo visibilidade sobre prazos, pendências, responsáveis e andamento das solicitações.

Essa pessoa terá um papel importante na integração das informações entre as equipes, acompanhando propostas comerciais, pipeline de oportunidades, relatórios operacionais, entregas, solicitações internas e demais processos que exigem organização e acompanhamento contínuo.

Buscamos alguém com perfil generalista, organizado, proativo e comunicativo, que tenha facilidade para lidar com diferentes demandas simultaneamente, cobrar retornos de forma estruturada e contribuir para a eficiência das rotinas internas.

Local: São Paulo/SP – Zona Sul

Modelo de trabalho: Presencial

Horário: De segunda a sexta-feira, das 9h às 18h

Tipo de vaga: Tempo integral

Faixa salarial: R$ 2.000,00 a R$ 2.500,00

Benefícios: Pacote de benefícios compatível com o mercado, incluindo benefícios de alimentação, saúde, PLR e desenvolvimento profissional. Os detalhes serão apresentados ao longo do processo seletivo.

O que você vai fazer: Acompanhamento de processos e demandas

• Acompanhar processos, solicitações e atividades administrativas de diferentes áreas, garantindo o controle de prazos, responsáveis, pendências e retornos.
• Organizar e manter atualizados controles, planilhas, sistemas e relatórios de acompanhamento.
• Realizar follow-ups com equipes internas, clientes e fornecedores para acompanhar o andamento das demandas.
• Apoiar a organização de agendas, reuniões, registros, encaminhamentos e acompanhamento de ações definidas.
• Identificar pendências, atrasos e necessidades de alinhamento, sinalizando aos responsáveis para garantir a continuidade dos processos.

Suporte aos processos comerciais

• Acompanhar o pipeline comercial, apoiando a atualização de oportunidades, etapas, prazos e próximos passos.
• Monitorar o andamento de propostas comerciais, cotações, solicitações e retornos de clientes.
• Apoiar o controle de prazos e pendências relacionados às oportunidades comerciais.
• Realizar follow-ups com os responsáveis pelas oportunidades, garantindo a atualização das informações e o acompanhamento das ações previstas.
• Apoiar a organização de documentos, informações, relatórios e controles relacionados às rotinas comerciais.

Suporte à operação e aos projetos

• Acompanhar rotinas administrativas relacionadas à operação e aos projetos em andamento.
• Apoiar a consolidação e o acompanhamento de relatórios periódicos, indicadores, status e informações operacionais.
• Monitorar prazos de entrega de relatórios, atualizações e demais compromissos das equipes.
• Acompanhar pendências, solicitações e encaminhamentos decorrentes de reuniões operacionais e de projetos.
• Apoiar a organização de informações e documentos necessários para reuniões de acompanhamento e gestão.
• Facilitar o fluxo de informações entre as áreas comercial, operacional e demais equipes envolvidas.

Apoio administrativo geral

• Prestar suporte às rotinas administrativas e operacionais do escritório.
• Organizar documentos, controles internos, registros e solicitações diversas.
• Consolidar informações para elaboração de relatórios gerenciais e acompanhamento das atividades.
• Apoiar diferentes áreas em demandas administrativas, conforme as prioridades e necessidades do negócio.

O que procuramos:

• Experiência anterior em atividades administrativas, backoffice, suporte a operações, projetos ou funções similares.
• Vivência com acompanhamento de processos, prazos, pendências e solicitações envolvendo diferentes equipes.
• Conhecimento do Pacote Office, especialmente Excel, para organização de dados, planilhas, relatórios e controles.
• Facilidade para utilizar sistemas, ferramentas digitais e plataformas de gestão.
• Boa comunicação escrita e verbal para interação com diferentes áreas e níveis profissionais.
• Capacidade de organização, planejamento e acompanhamento de múltiplas demandas simultaneamente.
• Disciplina para realizar follow-ups, manter informações atualizadas e acompanhar atividades até sua conclusão.
• Disponibilidade para atuação presencial na Zona Sul de São Paulo/SP.

Será um diferencial:

• Ensino superior cursando ou completo em Administração, Processos Gerenciais, Gestão Comercial, Gestão de Projetos ou áreas correlatas.
• Experiência com ferramentas de CRM, ERP ou sistemas de gestão de projetos e atividades.
• Vivência em empresas de tecnologia, serviços, consultoria ou ambientes corporativos.
• Familiaridade com acompanhamento de pipeline comercial, propostas e rotinas de vendas.
• Experiência com relatórios operacionais, controles de projetos e indicadores de acompanhamento.
• Conhecimento de ferramentas como Excel avançado, Power BI, Microsoft Teams, Planner ou similares.
• Inglês técnico para leitura de documentos e comunicação básica em ambiente corporativo.

Habilidades comportamentais:

• Boa comunicação e postura profissional.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Proatividade e senso de responsabilidade.
• Disciplina no acompanhamento de prazos e pendências.
• Capacidade de planejamento e definição de prioridades.
• Facilidade para lidar com diferentes públicos e demandas simultâneas.
• Flexibilidade e adaptabilidade para atuar em atividades comerciais e administrativas.
• Autonomia, comprometimento e foco na qualidade das entregas.