Assistente da Gerência

• Prestar suporte administrativo, operacional e de organização da informação à Gerência de Regionais, contribuindo para a gestão das 16 Regionais, o acompanhamento de projetos, reuniões, indicadores e planos de ação, assegurando a qualidade e a fluidez dos processos e das informações, em apoio à tomada de decisão e à geração de valor para os supermercados associados.

Responsabilidades e atribuições

• Suporte à Gerência: organizar e acompanhar a agenda da Gerente de Regionais, apoiando a priorização de compromissos, reuniões e demandas administrativas.
• Organização de reuniões: preparar pautas, apresentações, documentos e materiais de apoio para reuniões internas e externas, providenciando os recursos necessários.
• Elaboração de atas com apoio de IA: utilizar ferramentas de inteligência artificial autorizadas pela APAS para apoiar a elaboração de atas, sínteses e registros de reuniões, organizando os principais temas, decisões, compromissos, responsáveis e prazos, com revisão e validação humana antes da circulação.
• Registro no CRM: registrar e atualizar no CRM as decisões, os compromissos, os encaminhamentos e os planos de ação definidos nas reuniões da Gerência, garantindo informações completas, organizadas e rastreáveis.
• Acompanhamento de planos de ação: monitorar prazos e pendências relacionados às decisões e iniciativas da Gerência, sinalizando atrasos, necessidades de encaminhamento e pontos de atenção.
• Consolidação de informações das Regionais: apoiar a coleta, organização e consolidação de dados, relatórios e informações encaminhadas pelos Coordenadores e pelas equipes regionais.
• Apoio a indicadores: auxiliar na atualização e organização dos indicadores de desempenho das Regionais, preparando informações para análises e reuniões gerenciais.
• Apoio a projetos e iniciativas: acompanhar administrativamente projetos, campanhas e ações conduzidas pela Gerência, apoiando cronogramas, documentos, comunicações e controles.
• Integração com as equipes: facilitar o fluxo de informações entre a Gerência, os Coordenadores de Regionais e as áreas internas da APAS, apoiando os encaminhamentos e o acompanhamento das demandas.
• Suporte a eventos e reuniões: apoiar a organização de reuniões gerenciais, encontros, eventos e demais iniciativas relacionadas à atuação das Regionais, incluindo logística, convites, materiais e registros.
• Gestão documental: organizar e manter atualizados arquivos, apresentações, atas, relatórios e demais documentos da Gerência, assegurando facilidade de consulta e controle das versões.
• Rotinas administrativas: executar atividades administrativas relacionadas à área, incluindo controles, solicitações internas, organização de documentos e apoio à prestação de contas, conforme os procedimentos da APAS.
• Viagens e logística: apoiar o planejamento de viagens, deslocamentos e compromissos da Gerência, observando as políticas e os procedimentos internos.
• Melhoria contínua: identificar oportunidades de melhoria nas rotinas administrativas, nos controles e no fluxo de informações, contribuindo para a eficiência da área.
• Confidencialidade e segurança da informação: zelar pela integridade e confidencialidade das informações, utilizando sistemas e ferramentas de IA conforme as políticas de privacidade, segurança e uso de dados da APAS.

Requisitos e qualificações

• • Rotinas administrativas e organização de agendas.
  • Organização de reuniões, atas, documentos e apresentações.
  • Pacote Office ou ferramentas corporativas equivalentes.
  • Noções de CRM e atualização de informações gerenciais.
  • Noções de controles, indicadores e acompanhamento de planos de ação.
  • Familiaridade com ferramentas de inteligência artificial aplicadas à produtividade, elaboração de atas e organização de informações.Escolaridade - Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Gestão Empresarial, Comunicação, Marketing ou áreas correlatas, conforme definição do RH. Experiência
  • Experiência em atividades administrativas, suporte a gestores, organização de reuniões ou acompanhamento de demandas e projetos.

  Habilidades e competências

  • Organização e planejamento.
  • Atenção aos detalhes e qualidade dos registros.
  • Comunicação oral e escrita.
  • Capacidade de acompanhamento de prazos e pendências.
  • Discrição e responsabilidade no tratamento de informações.
  • Proatividade e capacidade de antecipar necessidades.
  • Relacionamento interpessoal e colaboração.
  • Facilidade de adaptação a sistemas e ferramentas digitais.

  Treinamentos específicos

  • CRM utilizado pela APAS.
  • Ferramentas de IA aprovadas pela APAS e diretrizes de uso responsável.
  • Políticas internas, segurança da informação e proteção de dados.
  • Procedimentos administrativos e sistemas corporativos.

Informações adicionais

• Assistência médica para o colaborador
• Participação no resultado, atrelado às suas metas.
• Vale refeição
• Vale Alimentação
• Vale transporte ou estacionamento
• Gympass
• Quick Massagem
• Auxílio creche, para filhos até 4 anos e 11 meses
• Day off no aniversário
• Assistência odontológica, com custo para o colaborador
• Seguro de Vida

A APAS (Associação Paulista de Supermercados) é uma entidade que representa o setor supermercadista no Estado de São Paulo, valorizando e representando setorialmente os seus associados há mais de 50 anos.

Nosso prédio possui amplo espaço com: estacionamento próprio, salas de reuniões, sala de descanso, jardim, refeitório, auditório e completa infraestrutura com a mais alta tecnologia para realização de eventos e atividades comemorativas.

Além da sede própria, a APAS possui 16 Regionais e Distritais, escritórios que atuam como ponto de apoio para identificar as necessidades de seus associados e oferecer serviços como consultorias, encontros e qualificação técnica com uma programação rica e cheia de novidades ao longo de cada ano.

Ao trabalhar na APAS, você terá a oportunidade de participar da APAS Show**, a** maior feira supermercadista do mundo e o maior evento de bebidas e alimentos das Américas, além dos eventos regionais como a APAS Experience!

Vagas na APAS

As vagas de trabalho disponíveis na página de trabalho da APAS são destinadas a diversas posições e cargos para todo Estado de São Paulo. A plataforma Gupy permite que os candidatos busquem vagas de acordo com sua localização, experiência e, claro, interesse.

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