Assistente Executiva

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Gestão de agenda e rotina

• Gerenciar integralmente a agenda profissional e pessoal do Anderson.
• Organizar, confirmar e acompanhar reuniões, compromissos, eventos e demais atividades.
• Fazer a gestão de prioridades, evitando conflitos de agenda e garantindo tempo adequado entre compromissos.
• Antecipar compromissos e preparar o Anderson para sua rotina diária.
• Enviar lembretes e informações relevantes antes de reuniões, compromissos, viagens e eventos.
• Reorganizar a agenda diante de mudanças, cancelamentos ou demandas urgentes.
• Identificar conflitos e prioridades e propor alternativas antes de levar a decisão ao Anderson.
• Acompanhar pendências e garantir que compromissos assumidos tenham os devidos follow-ups.
• Organizar a agenda de forma integrada entre compromissos profissionais e pessoais.

Apoio executivo

• Apoiar o Anderson na organização de reuniões, encontros e compromissos profissionais.
• Realizar contato com clientes, parceiros, fornecedores, colaboradores e demais interlocutores para alinhamento de agendas e compromissos.
• Preparar informações, documentos e materiais necessários para reuniões e compromissos.
• Acompanhar demandas delegadas pelo Anderson, garantindo retorno e conclusão.
• Fazer follow-up com as pessoas responsáveis por demandas que dependam de terceiros.
• Centralizar informações importantes e facilitar o acesso do Anderson ao que precisa para tomada de decisão.
• Apoiar na organização de eventos, encontros corporativos e compromissos institucionais.
• Fazer a interface entre o Anderson e as áreas da empresa, evitando que demandas operacionais desnecessárias cheguem diretamente a ele.
• Filtrar e organizar solicitações recebidas, identificando o que é urgente, importante ou pode ser direcionado para outra pessoa.

Viagens e deslocamentos

• Organizar viagens profissionais e pessoais do Anderson.
• Realizar pesquisas e reservas de passagens, hotéis, restaurantes, transfers e demais serviços necessários.
• Organizar roteiros, horários, endereços, reservas e demais informações da viagem.
• Antecipar necessidades relacionadas à viagem e garantir que todas as informações estejam centralizadas.
• Acompanhar alterações, cancelamentos e imprevistos durante viagens.
• Organizar documentação necessária para viagens nacionais e internacionais, quando aplicável.
• Manter histórico e controles de reservas e compromissos relacionados às viagens.

Demandas pessoais

• Apoiar o Anderson na organização e execução de demandas pessoais e familiares que façam parte de sua rotina.
• Realizar pesquisas, cotações, agendamentos e reservas solicitados.
• Organizar compromissos pessoais, como consultas, serviços, eventos, reservas e outros compromissos.
• Acompanhar pagamentos, vencimentos, documentos e outras demandas administrativas pessoais, quando solicitado.
• Fazer contato com prestadores de serviços e fornecedores para resolver demandas do dia a dia.
• Acompanhar solicitações pessoais até sua conclusão, garantindo que o Anderson não precise fazer o acompanhamento operacional.
• Antecipar necessidades recorrentes e manter controles para evitar esquecimentos ou atrasos.

Gestão de documentos, pagamentos e controles

• Organizar documentos profissionais e pessoais encaminhados ao Anderson.
• Acompanhar notas fiscais, recibos, boletos, pagamentos e demais documentos administrativos, conforme orientação.
• Manter controles de vencimentos, compromissos e pendências.
• Realizar cotações e comparativos de fornecedores e serviços.
• Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo fácil localização das informações.
• Apoiar o controle de despesas relacionadas a viagens, eventos e demais atividades.
• Garantir que documentos e informações importantes estejam disponíveis quando necessários.

REQUISITOS

• Ensino superior completo ou cursando em Administração, Secretariado Executivo, Gestão, Relações Institucionais ou áreas correlatas.
• Experiência anterior como Assistente Executiva, Secretária Executiva, Assistente Pessoal ou em posição de suporte direto a executivos.
• Experiência com gestão de agenda e organização de compromissos.
• Desejável experiência com organização de viagens, reservas e relacionamento com fornecedores.
• Desejável experiência com atendimento a executivos e/ou pessoas de alta liderança.

CONHECIMENTOS

• Pacote Office/Google Workspace.
• Ferramentas de agenda e videoconferência.
• Organização de documentos e controles.
• Boa utilização de ferramentas digitais.