Aux. Administrativo

O Auxiliar Administrativo é responsável por apoiar as rotinas administrativas da empresa, realizando atividades de apoio operacional, organização de documentos, lançamentos em sistemas e atendimento interno. Contribui para a agilidade, organização e eficiência dos processos, garantindo o correto fluxo de informações entre os setores.

Requisitos do Cargo

Formação:

• Ensino Médio completo.
• Desejável curso técnico ou superior em andamento em Administração, Gestão Empresarial, Contabilidade, Recursos Humanos ou áreas correlatas.

Experiência:

• Desejável experiência anterior em rotinas administrativas ou função similar (Auxiliar/Assistente Administrativo, Recepcionista, Jovem Aprendiz na área administrativa).

Competências Comportamentais

• Organização: mantém documentos, arquivos e rotinas sob controle e bem estruturados.
• Atenção aos detalhes: cuidado ao lançar dados, conferir documentos e preencher informações.
• Responsabilidade e comprometimento: cumpre prazos, horários e assume as tarefas que lhe são atribuídas.
• Boa comunicação: clareza e cordialidade na comunicação verbal e escrita.
• Proatividade: iniciativa para apoiar o time, buscar soluções simples e antecipar necessidades.
• Trabalho em equipe: coopera com colegas e demais áreas, mantendo bom relacionamento.
• Discrição e ética: lida com informações internas com sigilo e respeito.
• Flexibilidade: facilidade para se adaptar a diferentes demandas administrativas do dia a dia.

Indicadores de Desempenho 1. Organização e Documentação

• Índice de organização de documentos (percentual de documentos corretamente arquivados).
• Tempo médio de localização de documentos.
• Taxa de retrabalho por falhas de arquivamento.

2. Lançamentos e Processamento de Informações

• Acurácia dos lançamentos (erros x total de lançamentos).
• Tempo médio de lançamento de dados em sistemas/planilhas.
• Taxa de retrabalho por erro de digitação.

3. Atendimento

• Tempo médio de atendimento interno.
• Satisfação interna com o atendimento administrativo (quando houver pesquisa).
• Quantidade de atendimentos realizados por dia/semana.

4. Produtividade Administrativa

• Número de tarefas administrativas concluídas dentro do prazo.
• Cumprimento de prazos (SLA administrativo).
• Volume de documentos processados (semana/mês).

5. Apoio aos Setores

• Tempo de resposta às solicitações dos setores.
• Quantidade de demandas atendidas por setor.
• Índice de entregas concluídas no primeiro envio (sem necessidade de ajustes).

6. Comunicação e Relacionamento

• Clareza e efetividade na comunicação interna (avaliação qualitativa).
• Participação em alinhamentos e reuniões.

7. Comportamentais

• Pontualidade e assiduidade.
• Proatividade demonstrada nas rotinas.
• Organização do ambiente de trabalho.
• Adaptação a mudanças e novas demandas.

8. Qualidade das Entregas

• Conformidade dos documentos emitidos (sem erros).

• Cumprimento dos padrões e normas internas.

• Número de ajustes solicitados por superiores.

• Apoiar nas rotinas administrativas gerais do setor (RH, Financeiro, Compras, Comercial, Produção, etc., conforme a empresa).

• Realizar digitação e lançamento de dados em sistemas e planilhas (cadastros, atualizações, registros de controles).

• Organizar e arquivar documentos físicos e digitais, garantindo fácil localização e preservação das informações.

• Auxiliar no atendimento telefônico e presencial, fazendo triagem de ligações, anotando recados e direcionando contatos.

• Colaborar na elaboração, conferência e emissão de documentos simples (relatórios, listas, formulários, cartas, memorandos).

• Apoiar no controle de correspondências e malotes internos, quando houver.

• Auxiliar no preenchimento de planilhas de controle (estoques simples, pedidos, lançamentos administrativos, acompanhamento de prazos etc.).

• Dar suporte a outros setores da empresa, sempre que solicitado, em demandas administrativas.

• Manter o ambiente de trabalho organizado, zelando por materiais de escritório e recursos utilizados.