Auxiliar de Atendimento

Garantir um atendimento humanizado, ágil e eficiente aos pacientes, sendo o primeiro ponto de contato da clínica através de telefone, WhatsApp e sistema Kommo. O Auxiliar de Atendimento é responsável por realizar agendamentos de consultas, esclarecer dúvidas, qualificar leads e garantir que os fluxos de entrada de pacientes sejam otimizados para proporcionar a melhor experiência desde o primeiro contato.

REQUISITOS DE EXPERIÊNCIA

• Experiência mínima de 1 ano em atendimento ao cliente, preferencialmente na área da saúde.
• Vivência com sistemas de agendamento e CRM será um diferencial.

REQUISITOS DE ESCOLARIDADE

• Ensino Médio completo, com desejável curso ou formação complementar em atendimento ao cliente, recepção ou administração.

TREINAMENTOS ESSENCIAIS

• Técnicas de Atendimento e Relacionamento com Pacientes.

• Uso de Sistemas Kommo e Easy Dental para Gestão de Agendas e Leads.

• Comunicação e Persuasão no Atendimento Telefônico e WhatsApp.

• Técnicas de Captação e Conversão de Pacientes.

Conhecimento:

• Domínio do sistema Kommo para gestão de leads e acompanhamento do funil de vendas.
• Uso do Easy Dental para cadastro e gestão de agendamentos.
• Técnicas de atendimento telefônico e WhatsApp para conversão de pacientes.
• Conhecimento básico sobre os serviços odontológicos oferecidos pela clínica.
• Noções de negociação e fechamento de agendamentos.
• Gestão de tempo e organização de agendas.

Habilidades:

• Comunicação clara e persuasiva.
• Capacidade de escuta ativa e empatia no atendimento.
• Raciocínio rápido para oferecer soluções personalizadas ao paciente.
• Organização para gerenciar múltiplos atendimentos simultaneamente.
• Proatividade para reverter objeções e converter atendimentos em consultas agendadas.
• Adaptabilidade para lidar com diferentes perfis de pacientes e situações adversas.

Atitudes:

• Comprometimento com a excelência no atendimento.

• Paciência e cortesia em todas as interações.

• Proatividade na busca por soluções e melhorias no processo.

• Foco na satisfação do paciente e na fidelização a longo prazo.

• Discrição e sigilo no tratamento de informações sensíveis.

• Trabalho em equipe e colaboração com outros setores da clínica.

• Atendimento Telefônico e WhatsApp

• Realizar o primeiro atendimento aos pacientes por telefone e WhatsApp, garantindo uma abordagem acolhedora e profissional.

• Aplicar técnicas de escuta ativa para entender as necessidades do paciente e oferecer a melhor solução.

• Agendar consultas e procedimentos com precisão, garantindo a organização eficiente da agenda dos profissionais.

• Responder dúvidas sobre os serviços da clínica, valores e formas de pagamento, sempre alinhado às diretrizes estabelecidas.

• Realizar confirmações de agendamentos e reagendamentos conforme necessidade do paciente.

• Monitorar mensagens não respondidas e garantir follow-up ativo para conversão de agendamentos.

2. Gestão de Leads e Funil de Vendas no Kommo

• Acompanhar e qualificar os leads que entram pelo sistema Kommo, classificando-os conforme estágio no funil de vendas odontológicas.
• Direcionar cada lead para o atendimento adequado, seja para avaliação clínica, ortodontia, implantes ou outros tratamentos disponíveis.
• Monitorar a taxa de conversão dos contatos, identificando possíveis gargalos no processo e sugerindo melhorias.
• Alimentar corretamente o sistema Kommo com todas as informações relevantes de cada contato, garantindo um histórico completo do paciente.
• Executar estratégias para reativação de pacientes inativos dentro da base de dados.

3. Agendamentos no Easy Dental

• Realizar o cadastro correto de novos pacientes no sistema Easy Dental, garantindo que todos os campos essenciais sejam preenchidos.
• Verificar a disponibilidade da agenda e oferecer horários estratégicos, otimizando o tempo dos profissionais da clínica.
• Ajustar e reorganizar agendamentos conforme necessidade, minimizando espaços ociosos e maximizando a ocupação da clínica.
• Atualizar status de comparecimento e cancelamento dos pacientes dentro do sistema.
• Manter os dados de contato sempre atualizados para facilitar futuras interações com o paciente.

4. Confirmação e Otimização da Agenda

• Realizar confirmações de consultas e retornos com antecedência mínima de 48 horas.
• Identificar pacientes com maior risco de falta e reforçar a comunicação para evitar absenteísmo.
• Executar ações de remanejamento de agenda, oferecendo novas opções a pacientes de lista de espera.
• Atuar proativamente na recuperação de pacientes que não compareceram às consultas previamente agendadas.

5. Atendimento Personalizado e Fidelização

• Chamar o paciente pelo nome durante o atendimento, garantindo um contato mais próximo e humanizado.
• Enviar mensagens pós-consulta, reforçando orientações do profissional e promovendo o retorno programado.
• Implementar estratégias de fidelização, como mensagens de aniversário e campanhas promocionais.

6. Organização e Relatórios

• Manter registros organizados de todos os contatos e interações no sistema.
• Criar relatórios periódicos sobre taxa de conversão de leads, motivos de cancelamento e indicadores de atendimento.