Gerente Administrativa

DEVERES E RESPONSABILIDADES

• Planejar, organizar, acompanhar e aprimorar as rotinas administrativas e operacionais da clínica.
• Coordenar a equipe sob sua responsabilidade, distribuindo atividades, acompanhando entregas, orientando condutas e apoiando o desenvolvimento dos profissionais.
• Acompanhar a qualidade do atendimento ao cliente, assegurando padrão de acolhimento, cordialidade, agilidade, discrição e excelência compatível com uma clínica de estética.
• Monitorar agendas, fluxo de atendimento, confirmações, remarcações, encaixes e capacidade operacional, atuando preventivamente para reduzir falhas e ociosidade.
• Acompanhar indicadores administrativos, operacionais, comerciais e de atendimento, elaborando controles e reportes para apoio à tomada de decisão da direção.
• Apoiar o controle financeiro-administrativo, incluindo conferências, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, faturamento, recebimentos e interface com contabilidade, conforme processos internos.
• Acompanhar compras, estoque, materiais de consumo e insumos administrativos, contribuindo para disponibilidade, controle de custos e prevenção de desperdícios.
• Organizar documentos, contratos, arquivos, cadastros e controles internos, assegurando atualização, confidencialidade e fácil rastreabilidade das informações.
• Apoiar processos de admissão, integração, acompanhamento de desempenho, férias, escalas, ponto e demais rotinas de gestão de pessoas em interface com RH/DP.
• Conduzir reuniões de alinhamento, acompanhar pendências e assegurar comunicação clara entre direção, equipe administrativa e áreas de atendimento.
• Receber e tratar ocorrências, reclamações e situações sensíveis de clientes com postura resolutiva, empática e profissional, escalando à direção quando necessário.
• Zelar pelo cumprimento de normas internas, boas práticas, requisitos de segurança, privacidade e confidencialidade de dados e informações dos clientes.
• Identificar oportunidades de melhoria, padronizar procedimentos e propor ações que aumentem produtividade, qualidade, organização e satisfação dos clientes.

Escolaridade: Ensino Superior completo ou em andamento em Administração, Gestão de Pessoas, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.

Experiências: Experiência prévia em gestão administrativa, coordenação de equipes e atendimento ao cliente. Desejável vivência em clínicas, saúde, estética, beleza ou serviços de atendimento personalizado.

Disponibilidade: Compatível com o horário de funcionamento e as necessidades operacionais da clínica.

Diferenciais: Experiência com indicadores, controles financeiros, gestão de agenda, processos, liderança de equipes e atendimento de alto padrão.