Governanta Executiva

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O desafio: Buscamos uma pessoa Governanta Executiva que combine o atendimento de hospitalidade de padrão elevado aos acionistas e à diretoria com a rotina operacional completa de Facilities do escritório. A atuação será refinada, discreta e com com alta atenção á detalhes para equilibrar o atendimento aos acionistas, e, ao mesmo tempo, acompanhar e realizar todas as frentes de Facilities (limpeza e copa, jardinagem, manutenção, estacionamento, acessos, compras e acompanhamento de contratos), assegurando um ambiente de trabalho funcional, seguro e adequado ao padrão da empresa.

Responsabilidades e atribuições Atendimento aos Acionistas (hospitalidade executiva)

• Copa executiva e atendimento aos acionistas: servir café, água e demais itens de copa em reuniões com acionistas e diretoria, com padrão de hospitalidade, incluindo o período das 16h às 19h, quando a copeira da equipe regular já encerrou o expediente.
• Preparo e organização das salas de reunião: deixar as salas prontas antes de encontros com acionistas e diretores, e organizar louças e ambientes logo após o término, evitando que fiquem pendências para o dia seguinte.
• Recepção diferenciada: acolher acionistas e visitantes de alto escalão com cordialidade, postura e atenção aos detalhes, acompanhando-os até as salas e oferecendo o suporte necessário durante a visita.
• Apoio administrativo aos acionistas: auxiliar em pequenas tarefas administrativas relacionadas ao atendimento desse público, como organização de agenda de salas, solicitações pontuais e pequenas compras ligadas à recepção (welcome kit, itens de copa diferenciados, catering pontual).
• Zelo pelos ambientes executivos: manter o padrão estético e a organização das áreas frequentadas por acionistas e diretoria (sala de reunião executiva, copa reservada a esse público), sinalizando necessidades de manutenção ou reposição.
• Apoio em eventos internos de maior formalidade: dar suporte em reuniões de conselho, visitas estratégicas e outros eventos que exijam atendimento mais refinado.

Facilites (rotina operacional do escritório)

• Limpeza e copa geral: acompanhar no dia a dia os contratos de copeira e faxineira, sinalizar ajustes de equipe e horários conforme a demanda, e zelar pela qualidade das rotinas de limpeza leve e pesada.
• Jardinagem e paisagismo: acompanhar o fornecedor responsável pelo paisagismo, manutenção das plantas e padrão visual das áreas verdes.
• Manutenção e obras: manter contato com o fornecedor de manutenção e obras, abrir e acompanhar chamados, e zelar para que toda nova demanda siga o padrão estético e arquitetônico definido para o escritório, em alinhamento com o time de arquitetura/design.
• Estacionamento: acompanhar a ocupação das vagas disponíveis, ajudar a garantir disponibilidade adequada e apoiar o planejamento de capacidade considerando a expansão do escritório para novos andares.
• Acessos: realizar liberações de portaria, estacionamento e acesso ao escritório, incluindo cadastro facial e emissão de tags de acesso.
• Compras e suprimentos: realizar compras mensais recorrentes de materiais de escritório, itens de copa e de mercado, além de compras pontuais de itens para salas de reunião (TVs, quadros, mobiliário), acompanhando estoque e fornecedores.
• Acompanhamento de contratos: acompanhar o cumprimento dos contratos de fornecedores de Facilities, sinalizar desvios de SLA e apoiar nos prazos de renovação.
• Atendimento a demandas do dia a dia: identificar e apoiar a resolução ágil de situações que impactem diretoria, acionistas ou colaboradores (ex.: falhas de limpeza antes de reuniões, problemas estruturais, indisponibilidade de vagas), acionando os fornecedores adequados e mantendo o gestor informado.
• Planejamento preventivo: ajudar a antecipar necessidades de manutenção, compras e expansão de infraestrutura, reduzindo a atuação reativa a problemas.

Requisitos e qualificações

• Ensino médio completo;
• Experiência prévia em hotelaria (preferencialmente em rede hoteleira de padrão elevado), governança, mordomia executiva ou funções correlatas de atendimento refinado;
• Vivência em atendimento a públicos de alto escalão (executivos, diretores, hóspedes ou clientes VIP) com discrição e sigilo;
• Experiência em facilities, serviços gerais, administração predial ou áreas correlatas é desejável, para dar conta da rotina operacional do escritório;
• Disponibilidade para o horário de 10h às 19h, de segunda a sexta;
• Noções de rotina administrativa básica (organização de agenda, pequenas compras, controle de estoque) são um diferencial;
• Boa apresentação pessoal e comunicação, alinhadas ao padrão de atendimento esperado pelos acionistas;
• Familiaridade com uso de sistemas, planilhas e e-mail.

Desejáveis:

• Refinamento, etiqueta e cuidado com os detalhes no atendimento aos acionistas;
• Capacidade de antecipar necessidades, característica central do atendimento em hotelaria de alto padrão;
• Organização para equilibrar a rotina de atendimento executivo com o acompanhamento das diversas frentes de Facilities;
• Proatividade e senso de urgência para lidar com demandas do dia a dia.

Informações adicionais Pensando no seu bem-estar, oferecemos:

• 💻 Envio de equipamentos;
• 💳 Vale Refeição em cartão flexível;
• 🚅 Vale Transporte;
• 🦺 Seguro de Vida;
• 🩺 Assistência Médica com coparticipação (SulAmérica);
• 🧘🏾‍♂️ Acesso ao ecossistema da TotaPass (totalmind, totalfitness e totalnutri);
• 🎂 Day Off no mês de aniversário;
• 🚍 Gratuidade nas passagens do Grupo Guanabara;
• 👶Reembolso creche;
• 🏆 Reconhecimento por resultado (PLR).

Além disso, pensando na sua experiência, contamos com:

• 🤝 Ambiente colaborativo e orientado por dados;
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• 🏠 1 dia remoto na semana.