Recepcionista

Garantir um atendimento de excelência, eficiente e organizado aos pacientes da clínica, realizando o agendamento de consultas e exames, a conferência de dados cadastrais, assegurando o bom fluxo de atendimento e a satisfação dos pacientes.

• Emitir guias e verificar elegibilidade junto a operadoras de saúde e convênios: Realizar a conferência prévia da cobertura dos planos e validar o direito do cliente ao procedimento, assegurando conformidade com as regras das operadoras.

• Responsável por realizar a conferência dos valores recebidos durante o expediente, repassando ao setor financeiro para fechamento do caixa: Controlar e registrar todas as entradas financeiras do dia, garantindo que os valores estejam corretos e organizados para que o setor financeiro realize o fechamento e a conciliação final.

• Controlar a agenda médica: Acompanhar a programação de consultas e exames, garantindo que a quantidade agendada esteja alinhada com a capacidade dos profissionais e respeitando os limites estipulados pela clínica.

• Estudar e analisar a escala médica semanal: Revisar a escala para identificar possíveis conflitos, ausências ou necessidades de ajuste, contribuindo para a organização e equilíbrio da rotina médica.

• Recepcionar clientes e visitantes com cordialidade: Realizar o acolhimento inicial de forma humanizada e respeitosa, transmitindo segurança e empatia, e oferecendo orientações básicas para o início do atendimento.

• Cadastrar clientes no sistema: Inserir e conferir dados pessoais, informações sobre convênios, documentos apresentados e encaminhamentos indicados, garantindo a atualização e integridade dos registros.

• Agendar, reagendar e cancelar procedimentos: Gerenciar os agendamentos conforme a disponibilidade na agenda médica, protocolos internos e orientações recebidas, mantendo o sistema sempre atualizado.

• Organizar a entrada dos clientes: Controlar a fila de atendimento considerando ordem de chegada, prioridades clínicas e horários previamente agendados, promovendo a fluidez e a justiça no atendimento.

• Entregar pulseiras e orientar os clientes: Distribuir os identificadores necessários para a realização dos procedimentos, explicando seu uso e demais instruções essenciais.

• Confirmar agendamentos previamente: Realizar contato com os clientes por telefone ou outros canais para confirmar presença, reduzindo faltas e otimizando o uso da agenda.

• Contato ativo com clientes atrasados: Ligar para aqueles que não compareceram no horário, verificando se desejam manter a consulta ou realizar o reagendamento, minimizando perdas e otimizando a agenda.

• Prestar informações claras e precisas: Orientar sobre localização dos setores, horários de atendimento e cuidados ou preparos necessários para exames e procedimentos, promovendo a transparência e segurança do cliente.

• Atender chamadas telefônicas da recepção: Receber ligações, identificar demandas e direcioná-las aos setores competentes de forma rápida e eficiente, evitando sobrecarga e confusão na comunicação.

• Organizar prontuários físicos e sistemas eletrônicos: Manter o arquivo físico em ordem, quando utilizado, e atualizar o sistema com as movimentações e informações relevantes dos clientes, assegurando fácil acesso e segurança dos dados.

• Apoiar na organização do ambiente de recepção: Zelar pela limpeza, funcionalidade e ambiente acolhedor da recepção, garantindo um espaço agradável e apropriado para os clientes e equipe.

• Auxiliar nas atividades administrativas básicas: Colaborar com o controle do fluxo de clientes, entrega de guias, recibos e outros documentos financeiros, além de outras demandas que contribuam para o bom funcionamento do setor.

• Prestar suporte à equipe em alta demanda: Atuar de forma proativa nos períodos de maior movimento, auxiliando na organização, atendimento e resolução rápida das demandas, para garantir a eficiência dos processos.