Secretária

Missão do cargo

Garantir o funcionamento organizado da recepção e das rotinas administrativas da clínica odontológica, proporcionando uma experiência acolhedora, segura e eficiente ao paciente, mantendo a agenda produtiva, assegurando a qualidade das informações e contribuindo para o acompanhamento comercial e os resultados operacionais da clínica.

3. Principais responsabilidades

3.1. Atendimento e experiência do paciente

• Recepcionar pacientes presencialmente, por telefone e pelos canais digitais.
• Realizar atendimento cordial, humanizado e profissional.
• Identificar a necessidade do contato e direcionar cada solicitação ao responsável adequado.
• Orientar sobre horários, localização, documentos e procedimentos administrativos da clínica.
• Administrar reclamações iniciais com respeito, registrando e encaminhando as situações que exigem intervenção da gestão.
• Preservar a privacidade, a confidencialidade e o conforto do paciente.

3.2. Gestão da agenda odontológica

• Realizar agendamentos, confirmações, remarcações e cancelamentos.
• Executar a rotina de confirmação conforme o protocolo da clínica.
• Identificar horários vagos, cancelamentos e oportunidades de preenchimento da agenda.
• Manter comunicação com dentistas e equipe de apoio para evitar conflitos de horários.
• Monitorar atrasos, faltas e pacientes que não compareceram.
• Acionar a lista de pacientes que aguardam antecipação de consultas, quando aplicável.
• Registrar os motivos de faltas e cancelamentos para análise gerencial.

3.3. Acompanhamento comercial e relacionamento

• Registrar contatos recebidos e oportunidades de agendamento.
• Realizar follow-up de pacientes que solicitaram informações e ainda não agendaram.
• Acompanhar, conforme orientação e roteiro aprovado, os orçamentos apresentados e ainda não aceitos.
• Retomar contato com pacientes inativos, respeitando as autorizações, preferências e políticas de comunicação da clínica.
• Identificar pacientes que precisam de retorno e encaminhá-los à equipe responsável.
• Registrar cada contato, sua situação e o próximo passo no sistema ou CRM.
• Encaminhar dúvidas clínicas e questionamentos sobre tratamentos, valores negociados ou condições excepcionais ao profissional autorizado.

3.4. Rotinas administrativas e organização

• Atualizar cadastros e informações administrativas dos pacientes.
• Organizar documentos, fichas, autorizações e registros conforme os procedimentos internos.
• Preparar a recepção para o início e o encerramento das atividades.
• Controlar pendências administrativas e acompanhar sua resolução.
• Apoiar a organização dos prontuários, sem alterar registros clínicos por conta própria.
• Preencher controles, planilhas e relatórios solicitados pela gestão.
• Cumprir os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e comunicar falhas nos processos.

Pagamento: R$1.621,00 - R$1.700,00 por mês

Benefícios:

• Vale-alimentação
• Vale-transporte

Local do trabalho: Presencial