Secretária Executiva

Objetivo do Cargo

Prestar suporte administrativo e financeiro aos sócios, sendo responsável pela organização financeira, controle de imóveis, pagamento de contas pessoais e empresariais ( Holding ), além da gestão de rotinas administrativas e operacionais.

Controlar agenda de diretoria, organizar reuniões e viagens, organizar documentos e lidar com informações confidenciais.

Principais Responsabilidades

1.Gestão Financeira

• Realizar controle de contas a pagar dos sócios e das empresas do grupo.
• Organizar e incluir pagamentos via internet banking, conforme autorização dos sócios.
• Realizar conciliação bancária mensal das contas.
• Organizar comprovantes de pagamento.
• Preparar documentos para contabilidade e imposto de renda.

2.Gestão de Imóveis da Família

Responsável pela organização administrativa dos imóveis da família.

Atividades incluem:

• Controle de documentação de imóveis.
• Atualização de registro de imóveis e matrículas quando necessário.
• Arquivamento de escrituras e contratos.
• Acompanhamento de vencimentos de tributos imobiliários.

3.Gestão Operacional dos Imóveis

• Agendar faxineira e serviços de limpeza.
• Contratar e acompanhar pequenos serviços de manutenção:
• Acompanhar reformas ou melhorias em imóveis.
• Comprar ou trocar materiais necessários para manutenção ou obras.
• Organizar pagamentos de fornecedores de manutenção.

4.Apoio Administrativo Externo

Realizar atividades externas quando necessário:

• Bancos
• Cartórios
• Prefeituras
• Registro de imóveis
• Fornecedores em reformas
• Compra ou troca de materiais para obras

Organização Patrimonial

• Manter controle atualizado de todos os imóveis da família.
• Organizar documentos físicos e digitais.
• Criar e manter pastas organizadas com:
• Apoiar levantamento de documentos para financiamentos ou vendas de imóveis.

Suporte Administrativo Geral

• Organização de agenda administrativa.
• Apoio em demandas pessoais administrativas dos sócios.
• Controle e organização de documentos.
• Comunicação com contadores, advogados e fornecedores quando necessário.
• Compra de passagens aéreas por milhas.