Backoffice-koordinator till företag Group

Är du en strukturerad och serviceinriktad person med mycket god teknisk förståelse och hög digital kompetens? Vi söker en Backoffice-koordinator som vill få en central roll i vår koncern och bidra till att den dagliga verksamheten och ledningens arbete fungerar smidigt och effektivt.

Om rollen

Som Backoffice-koordinator arbetar du brett med administration, samordning och kvalificerat stöd till koncernens ledning. Du blir en viktig kontaktperson för ledning, medarbetare, IT-leverantörer och andra externa samarbetspartner.

Rollen passar dig som tycker om att skapa ordning, ligga steget före och säkerställa att möten, kalendrar, digitala verktyg och administrativa processer fungerar effektivt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer bland annat att vara att:

Ge löpande administrativt och praktiskt stöd till koncernens ledning

Hantera ledningens kalendrar samt boka, koordinera och vid behov boka om möten

Planera och samordna interna och externa möten, ledningsmöten och andra aktiviteter

Förbereda agendor, presentationer, mötesmaterial och övriga underlag

Dokumentera möten samt följa upp beslut, aktiviteter och deadlines

Koordinera resor, hotell, konferenser och andra bokningar

Samordna och utveckla administrativa och digitala rutiner inom koncernen

Ge enklare teknisk support och användarstöd till kollegor

Vara kontaktperson gentemot externa IT- och systemleverantörer

Administrera användare, behörigheter och digitala system vid behov

Hantera dokumentation, avtal, register och arkivering

Vara kontaktperson gentemot leverantörer och andra externa parter

Hantera fakturaunderlag, beställningar och enklare ekonomiadministration

Uppdatera information i koncernens system och säkerställa god datakvalitet

Ta fram sammanställningar, rapporter och beslutsunderlag

Hjälpa till där behov uppstår och bidra till ett välfungerande kontor

Tjänstens innehåll kan utvecklas över tid utifrån verksamhetens behov och dina styrkor.

Vem söker vi?

Vi söker dig som är noggrann, ansvarstagande och van vid att hantera flera uppgifter och prioriteringar samtidigt. Du ligger gärna steget före, ser vad som behöver göras och tar egna initiativ för att driva arbetet framåt.

Du har ett stort teknikintresse, mycket god datorvana och känner dig trygg med att arbeta i olika digitala miljöer. Du lär dig snabbt nya system och kan självständigt lösa enklare tekniska problem.

Krav för tjänsten

Erfarenhet av administration, koordinering, ledningsstöd, backoffice eller en liknande roll

Erfarenhet av kalenderhantering, möteskoordinering och uppföljning

Mycket god datorvana och hög generell systemförståelse

Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Word, Excel, PowerPoint och Teams

Förmåga att snabbt sätta dig in i och arbeta effektivt i nya program och digitala system

Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

God förmåga att kommunicera på engelska

Ett strukturerat arbetssätt och ett gott öga för detaljer

Hög integritet och förmåga att hantera konfidentiell information

Kunskaper i SharePoint, OneDrive, CRM-, ekonomi- eller andra affärssystem är meriterande.

Som person är du prestigelös, lösningsorienterad och serviceinriktad. Du är trygg i kontakten med både interna och externa personer och kan snabbt anpassa dig när prioriteringar eller förutsättningar förändras.

Vi erbjuder

Hos oss får du en central och varierad roll med möjlighet att påverka både arbetssätt och rutiner. Du blir en del av en entreprenöriell koncern med korta beslutsvägar, stort engagemang och fokus på fortsatt utveckling.

Vi erbjuder även:
En omväxlande roll med stort eget ansvar

Ett nära samarbete med koncernens ledning och verksamheter

Möjlighet att utvecklas tillsammans med koncernen

Tjänsten är en heltids-/deltidsanställning med placering i Mariestad. Tillträde sker Så fort som möjligt

Skicka din ansökan med CV och en kort presentation till [email protected] . Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att skicka in din ansökan.

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta oss via mail: [email protected]

Vi ser fram emot din ansökan!