เจ้าหน้าที่ธุรการบุคคล (Admin HR )

ชื่อตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่ธุรการบุคคล (Admin HR)

สังกัด: แผนกทรัพยากรบุคคล บริษัท เคมเทค อินเตอร์ โลจิสติกส์ จำกัด

ภาพรวมตำแหน่งงาน: รับผิดชอบงานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานต่อใบอนุญาติต่างของบริษัทฯ และต่อใบอนุญาติให้กับลูกค้ารวมถึงงานทะเบียนและเอกสารพนักงาน ตลอดจนการจัดทำแผนและดำเนินการฝึกอบรมพนักงานตามที่ได้รับมอบหมาย

ชื่อตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่ธุรการบุคคล (Admin HR)

สังกัด: แผนกทรัพยากรบุคคล บริษัท เคมเทค อินเตอร์ โลจิสติกส์ จำกัด

ภาพรวมตำแหน่งงาน: รับผิดชอบงานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานต่อใบอนุญาติต่างของบริษัทฯ และต่อใบอนุญาติให้กับลูกค้ารวมถึงงานทะเบียนและเอกสารพนักงาน ตลอดจนการจัดทำแผนและดำเนินการฝึกอบรมพนักงานตามที่ได้รับมอบหมาย

หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)

1. งานบริหารจัดการใบอนุญาตและงานทะเบียนองค์กร (Licensing & Corporate Registrations)

-ดำเนินการ ตรวจสอบ และติดตามการต่ออายุใบอนุญาตต่างๆ ของบริษัทฯ ให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย และทันตามกำหนดเวลา (เช่น ใบอนุญาตประกอบกิจการโรงงาน/คลังสินค้า, ใบอนุญาตเกี่ยวกับวัตถุอันตราย/สารเคมี, ใบอนุญาตขนส่ง หรือใบอนุญาตอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโลจิสติกส์)

-ประสานงานกับหน่วยงานราชการหรือองค์กรภายนอกที่เกี่ยวข้องเพื่อยื่นเอกสาร จัดทำคำขอ และรับเอกสารใบอนุญาต

-สนับสนุนและดำเนินการจัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับการต่อใบอนุญาตต่าง ๆ ให้แก่ลูกค้าของบริษัทฯ ตามข้อตกลงบริการ

-จัดทำระบบฐานข้อมูล ตารางแจ้งเตือนวันหมดอายุ (Expiry Tracker) ของใบอนุญาตทั้งหมดทั้งของบริษัทฯ และของลูกค้า

2. งานทะเบียนและเอกสารพนักงาน (HR Records & Documentation)

-จัดเก็บ รวบรวม และดูแลระบบฐานข้อมูลประวัติพนักงาน (Employee Database) ทั้งในรูปแบบเอกสาร (Hard copy) และระบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้มีความถูกต้อง ปัจจุบัน และเป็นลับ

-ดูแลเอกสารการประเมินผลการทดลองงาน และการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี

3. งานแผนและการฝึกอบรมพนักงาน (Training & Development)

-รวบรวมความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training Needs Survey) ร่วมกับหัวหน้างานแต่ละแผนก

-จัดทำแผนการฝึกอบรมประจำปี (Annual Training Plan) ทั้งการฝึกอบรมภายใน (In-house Training) และภายนอก (External Training) ตามข้อกำหนดของบริษัทฯ และกฎหมาย (เช่น อบรมความปลอดภัย, จป., การขนส่งวัตถุอันตราย)

-ดำเนินการจัดอบรม ประสานงานวิทยากร จัดเตรียมสถานที่ อุปกรณ์ เอกสารประกอบการอบรม และแบบประเมินผล

-บันทึกประวัติการฝึกอบรมของพนักงานรายบุคคล (Training Record)

4. งานธุรการบุคคลและงานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย (General HR Admin & Others)

-จัดทำรายงานสรุปประจำเดือน (Monthly Report) ที่เกี่ยวข้องกับงานใบอนุญาต ทะเบียนพนักงาน และสถิติการฝึกอบรม

-สนับสนุนงานกิจกรรมสัมพันธ์ภายในองค์กร (Employee Relations / Welfare Activities)

-ปฏิบัติงานอื่นๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย

คุณสมบัติของผู้สมัครที่เหมาะสม (Qualifications & Requirements)

คุณสมบัติพื้นฐานและวุฒิการศึกษา:

-วุฒิการศึกษา: ปวส. - ปริญญาตรี สาขาบริหารทรัพยากรบุคคล, การจัดการ, รัฐประศาสนศาสตร์, กฎหมาย หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง

-ประสบการณ์: มีประสบการณ์ทำงานด้าน HR Admin, งานต่อใบอนุญาต หรือจัดทำแผนอบรม 1–3 ปีขึ้นไป (หากมีประสบการณ์ในธุรกิจขนส่ง, คลังสินค้า หรือเคมีภัณฑ์/โลจิสติกส์ จะรับพิจารณาเป็นพิเศษ)

ทักษะและความรู้ความสามารถ (Hard Skills):

-มีความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการยื่น/ต่ออายุใบอนุญาตราชการ และกฎหมายแรงงานพื้นฐาน

-มีความเข้าใจในกระบวนการจัดทำแผนอบรมและการยื่นรับรองหลักสูตรกับกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน

-สามารถใช้โปรแกรม Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) ได้ในระดับดี (เน้นการใช้ Excel จัดทำ Tracker และ Dashboard รายงาน)

-มีทักษะการจัดเก็บและบริหารจัดการระบบเอกสารอย่างเป็นหมวดหมู่ มีระเบียบสูง

คุณลักษณะส่วนบุคคลและทักษะทางสังคม (Soft Skills):

-ความละเอียดรอบคอบ: รอบคอบสูงในการตรวจสอบเอกสารและวันหมดอายุของใบอนุญาต เพื่อป้องกันความผิดพลาดทางกฎหมาย

-การสื่อสารและการประสานงาน: สื่อสารได้ชัดเจน สุภาพ และมีมนุษยสัมพันธ์ดีในการติดต่อทั้งพนักงานภายใน ลูกค้า และหน่วยงานราชการภายนอก

-การบริหารเวลา: จัดลำดับความสำคัญของงานได้ดี ทำงานได้ตามกำหนดเวลา (Deadline-oriented)

-การรักษาความลับ: มีจริยธรรมสูง สามารถรักษาความลับของข้อมูลพนักงานและเอกสารสำคัญของบริษัทฯ ได้ดี