Administration Manager (ประจำที่เอกมัย สำนักงงานใหญ่)

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. งานธุรการและบริการส่วนกลาง

* ดูแลงานรับ–ส่งเอกสาร ไปรษณีย์ พัสดุ โทรศัพท์ และงานติดต่อราชการ

* จัดซื้อและควบคุมอุปกรณ์สำนักงาน เครื่องใช้ และวัสดุสิ้นเปลือง

* ดูแลห้องประชุม พื้นที่ส่วนกลาง การต้อนรับแขก และการจัดกิจกรรมบริษัท

* จัดทำระเบียบ ขั้นตอน และเอกสารควบคุมงานธุรการ

2. บริหารแม่บ้านและความสะอาด

* วางแผนและควบคุมงานแม่บ้านให้พื้นที่สำนักงาน ห้องน้ำ ห้องประชุม และพื้นที่ส่วนกลางสะอาด

* จัดตารางงาน ตรวจคุณภาพ และควบคุมการใช้วัสดุทำความสะอาด

* ดูแลสุขอนามัย การจัดการขยะ และการควบคุมสัตว์รบกวน

3. บริหารพนักงานขับรถและรถบริษัท

* วางแผนตารางรถและมอบหมายงานพนักงานขับรถ

* ควบคุมการใช้รถ น้ำมัน ค่าทางด่วน และบันทึกระยะทาง

* ดูแลการต่อภาษี ประกันภัย พ.ร.บ. และการตรวจสภาพรถ

* วางแผนบำรุงรักษารถ และติดตามอุบัติเหตุหรือความเสียหาย

4. ดูแลอาคารสำนักงานและระบบสาธารณูปโภค

* ตรวจสอบความพร้อมของอาคาร ระบบไฟฟ้า ประปา แอร์ ลิฟต์ ห้องน้ำ และระบบระบายน้ำ

* ดูแลพื้นที่จอดรถ รั้ว ประตู ระบบรักษาความปลอดภัย และ CCTV

* ประสานผู้รับเหมาและหน่วยงานภายนอกในการตรวจสอบหรือซ่อมแซม

* ควบคุมการใช้ไฟฟ้า น้ำ และสาธารณูปโภคให้เหมาะสม

5. งานซ่อมบำรุงอาคาร

* จัดทำแผน Preventive Maintenance รายเดือนและรายปี

* รับแจ้ง วิเคราะห์ และติดตามงานซ่อมจนแล้วเสร็จ

* จัดทำทะเบียนเครื่องจักรและอุปกรณ์ประจำอาคาร พร้อมประวัติการซ่อม

* ตรวจรับงานผู้รับเหมา ควบคุมคุณภาพ ระยะเวลา และความปลอดภัย

* วางแผนงบประมาณซ่อมบำรุงและโครงการปรับปรุงอาคาร

6. ความปลอดภัยและกฎหมาย

* ดูแลระบบป้องกันอัคคีภัย ทางหนีไฟ ป้ายฉุกเฉิน และอุปกรณ์ดับเพลิงร่วมกับฝ่ายความปลอดภัย

* ควบคุมผู้รับเหมาให้ปฏิบัติตามกฎความปลอดภัยของบริษัท

* ดูแลใบอนุญาต สัญญาบริการ และการตรวจรับรองระบบอาคารที่เกี่ยวข้อง

* สนับสนุนงาน ISO, Internal Audit และการตรวจจากหน่วยงานภายนอก

7. การบริหารทีมและงบประมาณ

* บริหารทีมธุรการ แม่บ้าน พนักงานขับรถ ช่างอาคาร และผู้รับเหมาภายนอก

* กำหนดเป้าหมาย ประเมินผลงาน และพัฒนาทีม

* จัดทำและควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายฝ่ายธุรการและอาคาร

* จัดทำรายงานค่าใช้จ่าย ปัญหา และสถานะงานเสนอผู้บริหาร