เจ้าหน้าที่ธุรการและคลังสินค้า

หน้าที่และความรับผิดชอบ (Key Responsibilities)

1. การสนับสนุนงานฝ่ายขาย (Sales Support)

• สนับสนุนงานด้านเอกสารและงานธุรการของฝ่ายขาย เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามกำหนดเวลา
• รับ ตรวจสอบ และดำเนินการคำสั่งซื้อ (Sales Order) พร้อมจัดทำและควบคุมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสนอราคา (Quotation), ใบสั่งขาย (Sales Order), ใบส่งสินค้า (Delivery Order), ใบกำกับภาษี (Tax Invoice), ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และเอกสารประกอบอื่น ๆ
• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลคำสั่งซื้อ ความพร้อมของสินค้า และเอกสารก่อนการจัดส่ง รวมถึงประสานงานแก้ไขกรณีข้อมูลหรือเอกสารไม่ถูกต้อง หรือมีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ
• ประสานงานกับฝ่ายขาย พนักงานขนส่ง และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อติดตามสถานะคำสั่งซื้อและสนับสนุนการส่งมอบสินค้าให้ถูกต้องและตรงตามกำหนด
• บันทึกและอัปเดตข้อมูลคำสั่งซื้อ สถานะการจัดส่ง และข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบของบริษัทให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
• ติดตามและรายงานสถานะคำสั่งซื้อ งานค้างดำเนินการ และประเด็นที่อาจส่งผลกระทบต่อการส่งมอบสินค้าให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ
• จัดเก็บเอกสารการขายอย่างเป็นระบบ และสนับสนุนการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานด้านเอกสารและการประสานงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน

2. งานรับสินค้าและการตรวจรับสินค้า (Inbound Operations & Receiving)

• ประสานงานการรับสินค้านำเข้าและการรับตู้คอนเทนเนอร์ตามแผนงาน
• จัดทำและตรวจสอบเอกสารการรับสินค้า เช่น Detailed Packing List, ใบตรวจสอบสินค้าขาเข้า, ใบรับสินค้า และเอกสารประกอบอื่น ๆ
• ตรวจสอบจำนวน รุ่น รายการ และสภาพสินค้าให้ตรงตามเอกสาร
• บันทึกและอัปเดตข้อมูลการรับสินค้าในระบบของบริษัท
• รายงานสินค้าขาด สินค้าเกิน สินค้าเสียหาย หรือความผิดปกติที่พบ พร้อมประสานงานเพื่อดำเนินการแก้ไข
• จัดเก็บเอกสารการรับสินค้าให้เป็นระบบและสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

3. งานคลังสินค้าและการจัดส่ง (Warehouse & Logistics Coordination)

• ประสานงานการจัดเตรียมสินค้าเพื่อการจัดส่ง พร้อมจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• วางแผนและประสานงานการจัดส่งร่วมกับคลังสินค้า พนักงานขนส่ง และผู้ให้บริการขนส่ง เพื่อให้การส่งมอบสินค้าเป็นไปอย่างถูกต้องและตรงตามกำหนด
• ติดตามสถานะการจัดส่ง ประสานงานแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และรายงานงานค้างดำเนินการ (Outstanding Items) หรือประเด็นที่อาจส่งผลกระทบต่อการส่งมอบสินค้า
• บันทึกและอัปเดตสถานะการจัดส่งในระบบของบริษัทให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

4. งานควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control)

• ตรวจสอบและติดตามความถูกต้องของสินค้าคงคลังให้สอดคล้องกับข้อมูลในระบบ พร้อมประสานงานแก้ไขเมื่อพบความคลาดเคลื่อน
• ควบคุมการจัดเก็บและหมุนเวียนสินค้าให้เป็นไปตามหลัก FIFO (First In, First Out) และมาตรฐานของบริษัท
• สนับสนุนการตรวจนับสินค้า (Stock Count) และการกระทบยอดข้อมูลสต็อก
• ตรวจสอบความเรียบร้อยของคลังสินค้า รวมถึงการจัดวางสินค้า การติดป้ายสินค้า และการจัดเก็บตามตำแหน่ง (Location)
• ตรวจสอบและรายงานสินค้าชำรุด สูญหาย หรือความผิดปกติที่พบ พร้อมประสานงานดำเนินการแก้ไข
• จัดเก็บเอกสารและข้อมูลสินค้าคงคลังให้เป็นระบบ และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

5. งานบัญชีและเอกสารภาษี (Accounting & Tax Administration)

• จัดเตรียม ตรวจสอบ และจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและเอกสารภาษีให้ครบถ้วน ถูกต้อง และเป็นไปตามข้อกำหนด
• จัดทำ รวบรวม และตรวจสอบเอกสารภาษีซื้อ (Input VAT) และภาษีขาย (Output VAT) รวมถึงใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารทางบัญชี เพื่อส่งมอบฝ่ายบัญชีภายในระยะเวลาที่กำหนด
• ดำเนินการรับเช็คจากลูกค้า จัดทำทะเบียนเช็ค จัดทำใบสำคัญรับ (Receipt Voucher) ตัดยอดรับชำระ และจัดเตรียมเอกสารเพื่อส่งฝ่ายบัญชี
• จัดทำและสรุปรายงานลูกหนี้ รายงานยอดขาย และรายงานที่เกี่ยวข้องตามที่ได้รับมอบหมาย
• ประสานงานกับฝ่ายขาย ลูกค้า และสำนักงานบัญชีในการจัดเตรียม แก้ไข และติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• จัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีอย่างเป็นระบบ เพื่อรองรับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชี หน่วยงานราชการ และการตรวจสอบภายใน

6. งานจัดซื้อ (Purchasing Administration)

• สนับสนุนกระบวนการจัดซื้อและงานเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• ประสานงานกับผู้ขายเกี่ยวกับการสั่งซื้อ การจัดส่ง และการติดตามสถานะสินค้า
• จัดเก็บข้อมูลและเอกสารการจัดซื้อให้เป็นระบบ

7. งานธุรการทั่วไป (General Administration)

• บันทึกข้อมูลและจัดทำรายงานตามที่ได้รับมอบหมาย
• จัดเก็บเอกสารและข้อมูลของบริษัทอย่างเป็นระบบ
• สนับสนุนงานด้านธุรการให้กับหน่วยงานต่าง ๆ
• ปฏิบัติงานธุรการทั่วไปตามที่ได้รับมอบหมาย

8. การกำกับดูแลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด (Governance & Compliance)

• ปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP) ระเบียบข้อบังคับ และระบบควบคุมภายในของบริษัท
• รายงานปัญหา ความผิดปกติ หรือความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานแก่ผู้บังคับบัญชาโดยทันที
• รักษาความลับของข้อมูลบริษัท ข้อมูลลูกค้า และข้อมูลทางธุรกิจ

9. งานอื่น ๆ (Other Assigned Duties)

• ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารมอบหมาย เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของบริษัทให้บรรลุเป้าหมาย

คุณสมบัติผู้สมัคร (Qualification)

การศึกษา

• ปวส. อนุปริญญา หรือปริญญาตรี สาขาบริหารธุรกิจ การบัญชี โลจิสติกส์ การจัดการซัพพลายเชน คอมพิวเตอร์ธุรกิจ หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง
• หากมีประสบการณ์ด้านธุรการ ธุรการฝ่ายขาย คลังสินค้า โลจิสติกส์ หรือบัญชี จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษประสบการณ์
• มีประสบการณ์ด้านธุรการ ธุรการฝ่ายขาย ธุรการคลังสินค้า โลจิสติกส์ หรือสายงานที่เกี่ยวข้อง 3-5 ปี

ทักษะด้านคอมพิวเตอร์

• สามารถใช้ Microsoft Office โดยเฉพาะ Microsoft Excel ได้เป็นอย่างดี
• หากมีประสบการณ์ใช้งานระบบ CD Organizer, ERP, ระบบบริหารคลังสินค้า หรือโปรแกรมบัญชี จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

ทักษะที่จำเป็น

• มีความละเอียดรอบคอบและใส่ใจในความถูกต้องของข้อมูล
• มีทักษะในการวางแผน จัดลำดับความสำคัญ และบริหารเวลา
• มีทักษะในการสื่อสารและการประสานงานที่ดี
• สามารถทำงานหลายงานพร้อมกันภายใต้ระยะเวลาที่กำหนด
• มีความรับผิดชอบสูง และสามารถทำงานได้ทั้งด้วยตนเองและร่วมกับทีม

คุณลักษณะที่บริษัทมองหา

• มีความซื่อสัตย์ สุจริต และมีความรับผิดชอบต่อหน้าที่
• มีความละเอียดรอบคอบ ใส่ใจในความถูกต้องของงานและการจัดการเอกสาร
• พร้อมปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP) ระเบียบของบริษัท และระบบควบคุมภายใน
• กล้าสื่อสารและรายงานปัญหา ข้อผิดพลาด หรืออุปสรรคในการทำงานต่อผู้บังคับบัญชาอย่างเหมาะสม เพื่อร่วมกันหาแนวทางแก้ไข
• มีทัศนคติเชิงบวก เปิดรับการเรียนรู้ พร้อมพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง และสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างสร้างสรรค์
• สามารถทำงานภายใต้แรงกดดัน จัดลำดับความสำคัญของงาน และบริหารจัดการหลายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งที่คุณจะได้รับ

• เงินเดือนและสวัสดิการตามโครงสร้างบริษัท
• ประกันสังคม
• วันหยุดและวันลาตามกฎหมาย
• โอกาสในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะของตนเองตามโครงการที่บริษัทมีให้ เช่น คอร์สเรียนภาษาอังกฤษ
• โอกาสเติบโตในสายงานภายในองค์กร
• บรรยากาศการทำงานที่เป็นมืออาชีพและสนับสนุนการพัฒนาศักยภาพของพนักงาน