ประสานงานผลิต

เจ้าหน้าที่ประสานงานทั่วไป / ฝ่ายผลิต

General & Production Coordinator

สังกัด: ฝ่ายผลิต
รายงานต่อ: หัวหน้าโรงงาน / ผู้จัดการฝ่ายผลิต
ประสานงาน: ฝ่ายผลิต, ซ่อมบำรุง, QC, คลังสินค้า, จัดซื้อ, HR/ธุรการ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง

สนับสนุนและประสานงานด้านเอกสาร ข้อมูล และงานทั่วไปของฝ่ายผลิต เพื่อให้การสื่อสารระหว่างหน่วยงานเป็นไปอย่างถูกต้อง รวดเร็ว และไม่เกิดงานตกหล่น รวมถึงจัดเก็บข้อมูลและเอกสารของฝ่ายผลิตอย่างเป็นระบบ

หน้าที่หลัก

1. งานประสานงานฝ่ายผลิต

• รับเรื่องและประสานงานระหว่างฝ่ายผลิตกับหน่วยงานต่าง ๆ
• ติดตามงานที่หัวหน้าโรงงาน/หัวหน้าแผนกมอบหมาย
• แจ้งข้อมูล ข่าวสาร และเอกสารให้ผู้เกี่ยวข้อง
• ติดตามสถานะงานและรายงานหัวหน้า
• ประสานงานกรณีงานเร่ง งานเปลี่ยนแปลง หรือมีปัญหาหน้างาน
• นัดหมายและประสานการประชุมภายในฝ่ายผลิต

2. งานเอกสารฝ่ายผลิต

• จัดเตรียมและรวบรวม Daily Production Report
• ตรวจความครบถ้วนของเอกสารก่อนส่งผู้บังคับบัญชา
• บันทึกข้อมูลการผลิตตามแบบฟอร์มที่กำหนด
• จัดเก็บ Production Record
• จัดทำสำเนา/แจกจ่าย WI, SOP, Form ตามระบบควบคุมเอกสาร
• รวบรวมเอกสาร Lot/Batch ที่เกี่ยวข้อง
• จัดทำ Filing และควบคุมเอกสารให้ค้นย้อนหลังได้

ตำแหน่งนี้รับผิดชอบ “ความครบถ้วนของเอกสาร” แต่ข้อมูลทางเทคนิคในเอกสารยังเป็นความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงาน/หัวหน้าแผนกที่เป็นผู้บันทึกและรับรองข้อมูล

3. งานบันทึกและสรุปข้อมูล

• คีย์ข้อมูล Production Output
• บันทึกจำนวนงานผลิต/WIP ตามข้อมูลที่ได้รับ
• บันทึก NG/Rework/Scrap
• รวบรวม Machine Downtime
• สรุปข้อมูลประจำวัน/สัปดาห์/เดือนตามแบบที่กำหนด
• จัดเตรียมข้อมูลให้หัวหน้าโรงงานใช้ประชุม

ไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์ RCA หรือ OEE เชิงลึกเหมือน Production Engineer

4. งานประสานบุคลากรฝ่ายผลิต

• รวบรวมข้อมูลการมาทำงาน ขาด ลา มาสายของพนักงานฝ่ายผลิตเพื่อส่ง HR
• รวบรวม OT ตามที่หัวหน้างานอนุมัติ
• ประสาน Training/อบรมของพนักงานฝ่ายผลิต
• ประสานพนักงานใหม่เรื่องเอกสารและการเข้าพื้นที่
• ติดตามเอกสารประเมินทดลองงานจากหัวหน้างาน
• ประสาน Uniform/PPE ตามระบบบริษัท

จุดนี้ต้องเขียนให้ชัดว่า เป็นผู้รวบรวม/ประสานข้อมูล ไม่ใช่ผู้อนุมัติการลา OT หรือดำเนินการทางวินัยแทนหัวหน้า/HR

5. งานเบิก-จ่ายและประสานอุปกรณ์

• จัดทำเอกสารเบิกอุปกรณ์สำนักงาน
• ประสานการเบิก PPE
• ประสานเบิกเครื่องมือ/วัสดุสิ้นเปลืองตามที่ได้รับอนุมัติ
• ติดตาม Purchase Request ของฝ่ายผลิต
• ประสานกับคลัง/จัดซื้อเมื่อมีรายการที่ฝ่ายผลิตต้องใช้
• จัดเก็บเอกสารการเบิกให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

6. งานประชุมและติดตาม Action

• เตรียมเอกสารประชุม
• จดบันทึก Minutes of Meeting
• จัดทำ Action List
• ระบุ Responsible Person / Due Date
• ติดตามผู้รับผิดชอบก่อนถึงกำหนด
• รายงานรายการ Overdue ต่อหัวหน้าโรงงาน

ตรงนี้ผมแนะนำให้เป็นหน้าที่สำคัญ เพราะช่วยให้หัวหน้าโรงงานไม่ต้องตามงานทุกเรื่องด้วยตัวเอง

---

หน้าที่รอง

• สนับสนุนกิจกรรม 5S
• สนับสนุน ISO 9001 และ Internal Audit
• จัดทำป้าย/เอกสารประชาสัมพันธ์ภายในฝ่ายผลิต
• สนับสนุน Stock Count
• ประสานผู้รับเหมา/บุคคลภายนอกตามที่ได้รับมอบหมาย
• จัดเตรียมเอกสาร Training
• สนับสนุนกิจกรรม Safety
• งานธุรการทั่วไปของฝ่ายผลิต
• ปฏิบัติงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย

ประโยคสุดท้ายควรใช้แบบนี้

“ปฏิบัติงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับลักษณะงานและความรับผิดชอบของตำแหน่งตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย”

ผมชอบมากกว่าการเขียนเพียง “งานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย” เพราะขอบเขตชัดกว่าและลดข้อโต้แย้งภายหลัง

ขอบเขตอำนาจ

สามารถ

• ขอและติดตามเอกสารจากผู้เกี่ยวข้อง
• แจ้งเตือน Due Date
• ส่งคืนเอกสารที่ข้อมูลไม่ครบเพื่อแก้ไข
• รายงานงานค้าง/เอกสารค้างต่อหัวหน้า
• ประสานหน่วยงานต่าง ๆ ในนามฝ่ายผลิตตามขอบเขตที่ได้รับมอบหมาย