ผู้ช่วยผู้บริหาร

ตำแหน่ง: ผู้ช่วยผู้บริหาร (Executive Assistant)

วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง

สนับสนุนการทำงานของผู้บริหารให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และเป็นระบบ โดยทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยหลักในการบริหารจัดการงานประจำวัน ประสานงาน ติดตามความคืบหน้า จัดเตรียมข้อมูล และช่วยลดภาระงานของผู้บริหาร เพื่อให้ผู้บริหารสามารถโฟกัสกับการตัดสินใจและงานเชิงกลยุทธ์ได้อย่างเต็มที่

ตำแหน่งนี้ต้องสามารถดูแลงานได้อย่างรอบด้าน มีความคล่องตัวสูง เข้าใจลำดับความสำคัญของงาน และสามารถจัดการเรื่องต่าง ๆ แทนผู้บริหารได้ภายใต้ขอบเขตที่ได้รับมอบหมาย

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. Executive Support

• ดูแลและจัดลำดับงานประจำวันของผู้บริหาร
• บริหารตารางนัดหมาย การประชุม และกิจกรรมสำคัญ
• แจ้งเตือน Deadline และเรื่องที่ผู้บริหารต้องตัดสินใจ
• เตรียมข้อมูล เอกสาร และประเด็นสำคัญก่อนการประชุม
• สรุปเรื่องต่าง ๆ ให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจและตัดสินใจได้รวดเร็ว
• ช่วยกรองงานว่าเรื่องใดเร่งด่วน เรื่องใดสามารถมอบหมายต่อได้

2. Coordination & Follow-up

• เป็นศูนย์กลางในการประสานงานระหว่างผู้บริหารกับทีมภายในบริษัท
• ประสานงานกับลูกค้า คู่ค้า Supplier และบุคคลภายนอกตามที่ได้รับมอบหมาย
• รับ Requirement จากผู้บริหารและส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบอย่างถูกต้อง
• ติดตามงานจากแต่ละฝ่ายให้เป็นไปตาม Timeline
• Follow-up งานเชิงรุก โดยไม่จำเป็นต้องรอให้ผู้บริหารถาม
• แจ้งปัญหา ความล่าช้า หรือประเด็นที่ต้องตัดสินใจให้ผู้บริหารทราบล่วงหน้า

3. Meeting Management

• จัดตารางและเตรียมการประชุม
• เตรียม Agenda และข้อมูลประกอบการประชุม
• จดบันทึกและจัดทำ Meeting Minutes
• สรุป Key Decision / Action Items / Owner / Deadline
• ติดตาม Action Items หลังการประชุมจนกว่างานจะเสร็จ
• เตือนผู้เกี่ยวข้องเมื่องานใกล้ถึงกำหนด

4. Information & Decision Support

• ค้นหาและรวบรวมข้อมูลตามที่ผู้บริหารต้องการ
• เปรียบเทียบข้อมูล ทางเลือก ราคา Supplier หรือ Proposal เบื้องต้น
• สรุปข้อมูลจำนวนมากให้อยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย
• จัดทำ Report, Summary, Presentation หรือเอกสารประกอบการตัดสินใจ
• ตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลก่อนนำเสนอผู้บริหาร
• สามารถใช้ AI และ Digital Tools เพื่อช่วยค้นคว้า สรุป และจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. Document & Administrative Management

• จัดทำ ตรวจสอบ และจัดเก็บเอกสารสำคัญของผู้บริหาร
• ดูแลเอกสารอนุมัติ เอกสารลงนาม และเอกสาร Confidential
• จัดระบบ File / Folder / Drive ให้สามารถค้นหาได้ง่าย
• ดูแล Letter, Memo, Presentation และเอกสารทางธุรกิจเบื้องต้น
• ประสานงานเรื่องเอกสารกับฝ่ายต่าง ๆ เช่น Accounting, HR, Sales, Marketing, Production และฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

6. Project & Task Management

• ช่วยผู้บริหารวาง Timeline ของ Project
• แตกงานใหญ่เป็น Task และกำหนดผู้รับผิดชอบ
• ติดตามสถานะงานหลาย Project พร้อมกัน
• จัดทำ Weekly / Monthly Progress Summary
• Identify งานที่ติดขัดและประสานงานเพื่อให้งานเดินหน้าต่อ
• ตรวจสอบว่างานที่ผู้บริหารมอบหมายได้รับการดำเนินการจนจบ ไม่ตกหล่นระหว่างทาง

7. Communication Support

• ช่วยร่างข้อความ Email หนังสือ หรือ Communication ต่าง ๆ ในนามผู้บริหาร
• ติดต่อและนัดหมายกับบุคคลภายในและภายนอกองค์กร
• คัดกรองข้อมูลหรือ Request ก่อนส่งถึงผู้บริหาร
• สื่อสารแทนผู้บริหารในบางเรื่องตามขอบเขตที่ได้รับมอบหมาย
• รักษาภาพลักษณ์และมาตรฐานการสื่อสารของผู้บริหารและองค์กร

8. Travel & Logistics Support

• วางแผนและประสานงาน Business Trip
• จัดการ Flight / Hotel / Transportation / Meeting Schedule
• เตรียม Itinerary และข้อมูลที่จำเป็นก่อนเดินทาง
• ประสานงานเรื่อง Event, Exhibition, Business Dinner หรือกิจกรรมของผู้บริหาร
• แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องกับ Schedule และ Logistics

9. Personal Executive Support

• ช่วยจัดการธุระของผู้บริหารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานและตารางชีวิตตามความเหมาะสม
• จัดการนัดหมาย Reservation การเดินทาง หรือการประสานงานต่าง ๆ
• ช่วยลดงาน Routine และงานจุกจิกที่ใช้เวลาของผู้บริหาร
• ดูแลรายละเอียดต่าง ๆ เพื่อให้ตารางการทำงานของผู้บริหารดำเนินไปอย่างราบรื่น

10. Confidentiality & Trust

• ดูแลข้อมูลทางธุรกิจ ข้อมูลการเงิน เอกสาร และข้อมูลส่วนตัวของผู้บริหารอย่างเป็นความลับ
• มีความละเอียดรอบคอบในการรับ-ส่งข้อมูล
• สามารถแยกแยะข้อมูลที่สามารถเปิดเผยและข้อมูล Confidential ได้
• มีความน่าเชื่อถือและสามารถทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหารได้

คุณสมบัติ

• ปริญญาตรีขึ้นไป ไม่จำกัดสาขา
• มีประสบการณ์ Executive Assistant / Personal Assistant / Project Coordinator / Management Support จะพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีทักษะการจัดการและติดตามงานสูง
• สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานหลายเรื่องพร้อมกันได้
• มีทักษะการสื่อสารและประสานงานที่ดี
• สามารถสรุปข้อมูลและจับประเด็นสำคัญได้
• ใช้ Microsoft Office / Google Workspace / AI Tools และเครื่องมือจัดการงานได้ดี
• ภาษาอังกฤษระดับสื่อสารและใช้งานทางธุรกิจได้
• มีความละเอียด รอบคอบ และรักษาความลับได้ดี
• มี Problem Solving และสามารถแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าได้
• มีความยืดหยุ่นเรื่องเวลาในกรณีที่มีงานเร่งด่วนของผู้บริหาร