พนักงานจัดซื้อ

ตำแหน่ง: พนักงานจัดซื้อ (Purchasing Officer)

แผนก: จัดซื้อ (Purchasing)

รายงานตรงต่อ: ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing Manager)

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Objective) ดำเนินการจัดหา สั่งซื้อ รับสินค้า และบริหารจัดการคลังสินค้า (Stock) ของโรงแรมให้มีประสิทธิภาพ ได้สินค้าที่มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม รวมถึงประสานงานกับทุกแผนกเพื่อให้การดำเนินงานของโรงแรมเป็นไปอย่างราบรื่น

หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)

1. งานสั่งซื้อสินค้า (Purchasing & PO Creation)

• รับใบขอซื้อ (Purchase Requisition - PR) จากแผนกต่างๆ ตรวจสอบความถูกต้องและอำนาจการอนุมัติ

• จัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order - PO) ในระบบ และส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติตามขั้นตอน

• ติดต่อฝ่ายซื้อเพื่อทำการซื้อสินค้าและติดตามสถานะการจัดส่งให้ทันต่อความต้องการใช้งานของแต่ละแผนก

2. งานรับสินค้า (Receiving Goods)

• รับสินค้าจากผู้ขาย โดยตรวจสอบรายการ จำนวน รุ่น และคุณภาพให้ตรงตามใบสั่งซื้อ (PO) และใบส่งสินค้า (Delivery Note)
• ประสานงานกับแผนกที่เกี่ยวข้อง (เช่น เชฟสำหรับอาหารสด/F&B) เพื่อร่วมตรวจสอบคุณภาพสินค้าเฉพาะทาง
• บันทึกข้อมูลการรับสินค้าเข้าสู่ระบบบัญชี/ระบบจัดการคลังสินค้าของโรงแรมอย่างถูกต้อง
• รวบรวมเอกสารการจัดซื้อและใบส่งสินค้า ส่งมอบให้แผนกบัญชีเพื่อเตรียมการจ่ายเงิน

3. งานบริหารคลังสินค้า (Stock & Inventory Control)

• ดูแลการจัดเก็บสินค้าในคลังให้เป็นระเบียบ ปลอดภัย และอยู่ในอุณหภูมิหรือสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม
• ควบคุมการเบิกจ่ายสินค้าของแต่ละแผนก บันทึกการตัดสต็อกในระบบให้เป็นปัจจุบัน
• บริหารจัดการสินค้าคงคลังแบบ FIFO (First In, First Out) เพื่อลดปัญหาความเสียหายและสินค้าหมดอายุ
• ร่วมตรวจสอบและตรวจนับสินค้าคงเหลือ (Stock Count) ประจำเดือน หรือประจำปี ร่วมกับแผนกบัญชี

4. งานประสานงานและอื่นๆ (Coordination & Others)

• ประสานงานกับแผนกต่างๆ ในโรงแรม (เช่น F&B, Housekeeping, Maintenance, Front Office) เพื่อคาดการณ์ความต้องการใช้สินค้าและวางแผนการสั่งซื้อล่วงหน้า
• แก้ปัญหากรณีสินค้าชำรุด ไม่ตรงสเปก หรือส่งมอบล่าช้า โดยเจรจากับผู้ขายเพื่อขอเปลี่ยนหรือคืนสินค้า
• ประสานงานหัวหน้าแผนกเพื่อค้นหาและประเมินผู้ขายรายใหม่ๆ เพื่อเพิ่มทางเลือกและลดต้นทุนให้กับโรงแรม
• รักษาความลับของข้อมูลด้านราคาและเงื่อนไขการค้าของโรงแรมอย่างเคร่งครัด

คุณสมบัติผู้ปฏิบัติงาน (Qualifications)

• การศึกษา: วุฒิ ปวส. - ปริญญาตรี สาขาบริหารธุรกิจ, การจัดการ, บัญชี, หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
• ประสบการณ์: มีประสบการณ์ด้านงานจัดซื้อ หรือคลังสินค้า (หากมีประสบการณ์ในธุรกิจโรงแรมจะพิจารณาเป็นพิเศษ)
• ทักษะคอมพิวเตอร์: สามารถใช้โปรแกรม Microsoft Office (โดยเฉพาะ Excel) และระบบจัดการของโรงแรม (เช่น MC, Ecount, Opera หรือ ERP อื่นๆ) ได้ดี
• คุณลักษณะ: มีความซื่อสัตย์สุจริต, ละเอียดรอบคอบ, มีทักษะในการเจรจาต่อรอง และแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี