Junior Procurement Admin Support (ประสานงานจัดซื้อ)

Job Summary:

รับผิดชอบสนับสนุนงานธุรการและงานปฏิบัติการของฝ่ายจัดซื้อ ตั้งแต่การจัดทำเอกสารจัดซื้อ การขอใบเสนอราคา การประสานงานกับ Supplier การติดตามสถานะคำสั่งซื้อและการส่งมอบสินค้า ตลอดจนการจัดเก็บข้อมูลและเอกสาร เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อดำเนินไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. งานธุรการจัดซื้อ

• จัดเตรียมและดูแลเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ เช่น ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
• ติดต่อขอใบเสนอราคาจาก Supplier และจัดทำตารางเปรียบเทียบราคา
• ตรวจสอบความครบถ้วนและความถูกต้องของเอกสารจัดซื้อ
• จัดเก็บเอกสารและปรับปรุงข้อมูลการจัดซื้อให้เป็นระบบ

2. การประสานงานกับ Supplier

• ประสานงานกับ Supplier เกี่ยวกับราคา รายละเอียดสินค้า สต็อกสินค้า ใบเสนอราคา และกำหนดการส่งมอบ
• ติดตามสถานะคำสั่งซื้อและกำหนดการส่งสินค้าให้เป็นไปตามแผน
• ประสานงานกับ Supplier และหน่วยงานภายในที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ไขปัญหาเบื้องต้น

3. การติดตามคำสั่งซื้อและการส่งมอบ

• ติดตามสถานะ PO การส่งสินค้า และรายการสินค้าที่ยังค้างส่ง
• ประสานงานกับคลังสินค้า ทีมโครงการ หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการตรวจรับสินค้า
• แจ้งผู้รับผิดชอบเมื่อพบปัญหาการส่งล่าช้า สินค้าไม่ครบ หรือสินค้าไม่ตรงตามคำสั่งซื้อ

4. การจัดทำเอกสารและรายงาน

• ดูแลฐานข้อมูล Supplier รายการจัดซื้อ และประวัติการสั่งซื้อ
• สนับสนุนการจัดทำรายงานการจัดซื้อและติดตามค่าใช้จ่าย
• ตรวจสอบความครบถ้วนของใบแจ้งหนี้และเอกสารประกอบ ก่อนส่งให้ฝ่าย Finance ดำเนินการ

5. งานสนับสนุนทั่วไป

• สนับสนุนงานธุรการและงานเอกสารอื่น ๆ ของฝ่ายจัดซื้อตามที่ได้รับมอบหมาย
• ประสานงานกับหน่วยงานภายในเพื่อให้การจัดซื้อดำเนินไปอย่างราบรื่น
• ปฏิบัติงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องตามที่หัวหน้างานมอบหมาย

Qualifications:

• ปริญญาตรี สาขาบริหารธุรกิจ การจัดการห่วงโซ่อุปทาน โลจิสติกส์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
• มีประสบการณ์ด้านธุรการจัดซื้อ งานประสานงานจัดซื้อ หรืองานธุรการทั่วไป 1–2 ปี ยินดีรับนักศึกษาจบใหม่
• มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• มีทักษะการประสานงาน การติดตามงาน และการจัดการเอกสาร
• สามารถใช้ Microsoft Office โดยเฉพาะ Excel และ Word ได้ดี
• มีความละเอียดรอบคอบ รับผิดชอบ กระตือรือร้น และพร้อมเรียนรู้งาน
• มีทักษะการสื่อสารและการทำงานเป็นทีมที่ดี