Office & Admin Manager

หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก

งานการเงิน*&*บิลลิ่ง

• ออกใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (รวมถึง e-Tax Invoice) ผ่านระบบ FlowAccount
• วางบิล–เก็บเงิน ติดตามยอดค้างชำระ และติดตามเอกสารสั่งซื้อ (PO) / หนังสือส่งมอบงาน
• ดำเนินการรับเช็ค ตรวจสอบยอดกับผู้สั่งจ่าย นำเช็ค/เงินเข้าบัญชี และจัดเก็บหลักฐานการรับชำระ
• ประสานงานรับ-ส่งเอกสารกับลูกค้า

งานบัญชี*&ภาษี(ประสานสำนักงานบัญชี)*

• คีย์และจัดเก็บเอกสารรายรับ-รายจ่ายลง Excel/Google Drive จัดชุดใบกำกับภาษี ใบหัก ณ ที่จ่าย ให้ครบตามรอบเดือน
• ประสานสำนักงานบัญชีตามปฏิทินภาษี: นำส่งเอกสารหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3/53) และรายรับ-รายจ่ายตามกำหนด
• ชำระภาษีสรรพากรและประกันสังคมตาม Pay-in
• ดูแลการจ่ายบิลสาธารณูปโภคและค่าบริการประจำของบริษัท

งานเลขานุการบริษัท*&*การจดทะเบียน

• จัดเก็บและดูแลทะเบียน เอกสารสำคัญ และบันทึกต่าง ๆ ของบริษัทให้ครบถ้วน ถูกต้อง และเป็นความลับ
• ดำเนินการขอหนังสือรับรองและเอกสารกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)
• ประสานงานกับผู้สอบบัญชี
• ประสานการแก้ไขข้อมูลบริษัท และการจดทะเบียนที่เกี่ยวข้อง
• ดูแลจัดเก็บเอกสารทั้งรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์

งาน*HR &*สรรหาบุคลากร

• ประกาศรับสมัครงานผ่านช่องทางต่าง ๆ (เว็บบริษัท, Seek, WorkVenture, โครงการฝึกงาน/สหกิจ)
• นัดทดสอบ–สัมภาษณ์ จัดเตรียมเรซูเม่/แบบฟอร์มให้ผู้บริหาร และแจ้งผลผู้สมัคร
• จัดเตรียมสัญญาจ้าง เอกสารพนักงานใหม่ และปฐมนิเทศ (คู่มือพนักงาน สวัสดิการ ระบบสแกนนิ้ว/ลางาน)
• แจ้งเข้า-ออกประกันสังคมและประกันกลุ่ม ดูแลการหัก กยศ. และอัปเดตข้อมูลพนักงานให้ฝ่ายบริหารและทำเงินเดือน
• รวบรวมข้อมูลการลา/ขาดงานของพนักงาน

งานธุรการทั่วไป*&*ประสานงาน

• ดูแลเอกสารเข้า-ออก อีเมล โทรศัพท์ ตู้จดหมาย และงานพิมพ์/เข้าเล่มเอกสาร
• จัดซื้อของใช้สำนักงาน (พร้อมขอใบกำกับภาษี) และงานประสานงานทั่วไปตามที่ได้รับมอบหมาย

คุณสมบัติที่ต้องการ

• วุฒิ ปริญญาตรี สาขาบัญชี การเงิน บริหารธุรกิจ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
• มีประสบการณ์งานธุรการ/บัญชี/บิลลิ่ง หรือเลขานุการบริษัท
• ใช้โปรแกรมบัญชี, Google Workspace และ Microsoft Office ได้ดี
• มีความรู้พื้นฐานด้านภาษี (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, VAT, ภ.ง.ด.) งานประกันสังคม และงานจดทะเบียน DBD จะพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีทักษะการจัดระบบเอกสาร การประสานงาน ละเอียดรอบคอบ มีความรับผิดชอบสูง และรักษาความลับของข้อมูลได้

Office & Admin Manager

Responsible for finance and accounting documentation, billing and tax invoicing, recruitment and personnel administration, as well as general office administration and coordination. This is a central role connecting management, accounting firm, and external authorities. Requires strong attention to detail, punctuality, and the ability to handle confidential information.

Qualifications/ Requirements:

• Bachelor's degree in Accounting, Finance, Business Administration, or a related field.
• Experience in administration/accounting/billing or as a company secretary
• Proficient in accounting software (FlowAccount or similar), Google Workspace, and Microsoft Office.
• Basic knowledge of taxation (withholding tax, VAT, P.N.D. forms), social security, and DBD registration is an advantage.
• Strong document organization and coordination skills, high attention to detail, a strong sense of responsibility, and the ability to maintain confidentiality.

Responsibilities and Duties:

Finance & Billing

• Issue quotations, billing notes, tax invoices/receipts (including e-Tax Invoices) through the FlowAccount system.
• Handle billing and collections, follow up on outstanding balances, and track purchase orders (PO) and job delivery documents.
• Process cheque receipts, verify amounts with payers, deposit cheques/funds, and file payment records.
• Coordinate the pickup and delivery of documents with clients.

Accounting & Tax (coordinating with the external accounting firm)

• Record and file income–expense documents in Excel/Google Drive, and compile tax invoices and withholding tax certificates completely on a monthly basis.
• Coordinate with the accounting firm according to the tax calendar: submit withholding tax documents (P.N.D.3/53) and income–expense records within the required deadlines.
• Make bank payments/set up payments via SCB Business Anywhere for Revenue Department taxes and social security contributions per the Pay-in slips.
• Manage payment of the company's recurring utility and service bills.

Corporate Secretarial & Company Registration

• Maintain and safeguard the company's statutory books, key documents, and records completely, accurately, and confidentially.
• Handle annual registration filings and submissions with the Department of Business Development (DBD).
• Liaise with the external auditor, legal counsel, and the company registrar.
• Support changes of directors, amendments to company information, and related registration matters.
• Maintain document filing and version control for both physical and electronic records.

HR & Recruitment

• Post job openings across various channels (company website, Seek, WorkVenture, internship/cooperative education programs).
• Schedule tests and interviews, prepare résumés/forms for management, and notify candidates of results.
• Prepare employment contracts, new-hire documents, and orientation (employee handbook, benefits, fingerprint scanner/leave system).
• Handle enrollment and termination for social security and group insurance, manage student loan (SLF/กยศ.) deductions, and update employee information for management and the payroll provider.
• Compile employee leave and absence records.

General Administration & Coordination

• Manage incoming and outgoing documents, email, phone calls, the mailbox, and printing/binding of documents.
• Purchase office supplies (obtaining tax invoices) and handle general coordination tasks as assigned.