Personal Assistant to CEO – ผู้ช่วยผู้บริหาร

Job Description & Evaluation Criteria

ตำแหน่ง: Personal Assistant to CEO

หน้าที่ความรับผิดชอบ

1.ด้านการบริหารตารางงานและประสานงาน

1. จัดการตารางนัดหมายทั้งหมดของ CEO ทั้งภายในและภายนอกองค์กร (เช่น การประชุม, งานลูกค้า, งานส่วนตัว)
2. ประสานงานกับฝ่ายต่างๆ เพื่อจัดตารางนัดหมายให้ไม่ทับซ้อน และเตรียมเอกสารประกอบประชุมให้ครบถ้วนก่อนทุกการนัดหมาย
3. บันทึกและสรุปประเด็นการประชุม (Minutes of Meeting) เพื่อจัดส่งให้ทีมที่เกี่ยวข้อง              ดำเนินการต่อ
4. ติดตามงานที่มอบหมายจากผู้บริหารให้แต่ละฝ่าย พร้อมสรุปผลความคืบหน้าในรอบสัปดาห์
5. วางระบบปฏิทินดิจิทัล (Google Calendar / Notion / CRM) ให้สามารถซิงค์ข้อมูลและอัปเดตสถานะงานแบบเรียลไทม์

2.ด้านการจัดเตรียมข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจ

1. รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ ยอดขาย และรายงานต่าง ๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร
2. จัดทำเอกสารสำคัญ เช่น รายงานประจำเดือน, Presentation, หนังสือเวียนภายใน และเอกสารเชิงกลยุทธ์
3. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนเสนอเซ็น เช่น สัญญา, TOR, ใบเสนอราคา, ใบอนุมัติ, เอกสารภายในองค์กร
4. จัดเก็บข้อมูลสำคัญของบริษัท/ผู้บริหารเป็นระบบ มีความปลอดภัย และเป็นความลับสูงสุด
5. เตรียมข้อมูลสรุปสั้นๆ สำหรับการตัดสินใจเร่งด่วนของผู้บริหาร

3.ด้านการสื่อสารและภาพลักษณ์ผู้บริหาร

1. เป็นผู้แทนติดต่อสื่อสารเบื้องต้นกับผู้บริหารระดับสูง คู่ค้า หรือหน่วยงานภายนอกในบางกรณี
2. ร่างอีเมล จดหมาย หรือข้อความทางการในนามผู้บริหาร เพื่อใช้ในการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร
3. ประสานงานกิจกรรมต่างๆ ของผู้บริหาร เช่น งานสัมมนา งานประชุมระดับผู้บริหาร หรือกิจกรรมสื่อสารภายในองค์กร (Town Hall / CEO Talk)
4. ดูแลภาพลักษณ์ ความเรียบร้อย และความเป็นมืออาชีพในทุกกิจกรรมที่ผู้บริหารเข้าร่วม

4.ด้านงานส่วนตัวและงานดูแลทั่วไปของผู้บริหาร

1. ดูแลตารางส่วนตัวของผู้บริหาร เช่น การเดินทาง, การจองที่พัก, ตั๋วเครื่องบิน, นัดหมาย            ส่วนตัว หรือกิจกรรมครอบครัว
2. ประสานงานเรื่องเอกสารการเงินส่วนตัว เช่น ใบเสร็จ, บัตรเครดิต, การเบิกจ่าย และการจัดเก็บเอกสาร
3. จัดการเรื่องของใช้ส่วนตัว, ของขวัญ, เอกสาร confidential และสิ่งของสำคัญอื่นๆ               ของผู้บริหาร
4. สามารถขับรถผู้บริหาร (Toyota Alphard) และมีใบขับขี่ถูกต้อง
5. รักษาความลับของผู้บริหารและข้อมูลส่วนตัวอย่างเคร่งครัด

5.ด้านการสนับสนุนโครงการพิเศษและกลยุทธ์องค์กร

1. ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วย Project Coordinator ในโครงการสำคัญของบริษัท เช่น งาน Incentive, แผนกลยุทธ์การขาย, Town Hall, งานอบรม หรือแคมเปญระดับองค์กร
2. ตรวจสอบความพร้อมของทีมงานและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องก่อนทุกโครงการ
3. ติดตามและรายงานความคืบหน้าของโครงการให้ผู้บริหารทราบตามรอบเวลา
4. รวบรวมผลลัพธ์และสรุปบทเรียน (Post-Project Summary) เพื่อใช้ในการพัฒนาโครงการครั้งต่อไป