Project Coordinator @ICONSIAM

ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)

1. งานประสานงาน ,ติดตามงาน และสนับสนุนการดำเนินงานของกลุ่มงานภายในสายงานปฏิบัติการ (Operations Co-ordination & Monitoring)

2. งานบริหารจัดการเอกสารและข้อมูล (Document & Data Management)

• กลั่นกรอง ตรวจสอบความถูกต้อง และจัดลำดับความสำคัญของเอกสารอนุมัติ (Memo) เอกสารจัดซื้อจัดจ้าง (PR/PO) และสัญญาจ้างบริการของทั้ง 3 กลุ่มงานก่อนนำเสนอผู้บริหารลงนาม

• จัดทำ สรุป และจัดเก็บรายงานการประชุม (Minutes of Meeting) ของสายงานปฏิบัติการ รวมถึงติดตามงานที่ได้รับมอบหมาย (Action Items) จากผู้บริหารไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

• ดูแลระบบการจัดเก็บข้อมูล เอกสารความลับ และสถิติต่างๆ ของสายงานปฏิบัติการอย่างเป็นระบบและค้นหาง่าย

3. สรุปรายงานการใช้งบประมาณของสายงานปฏิบัติการ (Calendar & Meeting Management)

• รวบรวมการใช้งบประมาณของกลุ่มงานต่างๆ จัดทำรายงานการใช้งบประมาณเทียบกับแผนที่วางไว้

• ควบคุม และตรวจสอบการใช้งบประมาณที่ไม่ได้อยู่ในแผนงบประมาณไว้

4. งานบริหารการสื่อสารและประสานงานทั่วไป (Communication & Administration)

• เป็นช่องทางหลักในการสื่อสารและส่งต่อคำสั่ง นโยบาย หรือข้อสั่งการด่วนจากผู้บริหารไปยังทีมงาน

• ประสานงานร่วมกับฝ่ายอื่นๆ  เมื่อมีกิจกรรมพิเศษหรือประเด็นที่กระทบต่อการปฏิบัติการ

3. งานบริหารตารางเวลาและการนัดหมาย (Calendar & Meeting Management)

• บริหารจัดการตารางเวลา การนัดหมาย และภารกิจประจำวันของผู้บริหาร ทั้งการประชุมภายในองค์กร การตรวจพื้นที่ (Site Walk) และการประชุมร่วมกับพันธมิตรภายนอกหรือหน่วยงานราชการ

• จัดเตรียมข้อมูล วาระการประชุม (Agenda) และสื่อนำเสนอ (Presentation) ที่จำเป็นสำหรับการประชุมของผู้บริหารในแต่ละวัน

• คัดกรองและต้อนรับบุคคลภายนอก/ภายในที่ต้องการเข้าพบผู้บริหารอย่างเหมาะสมและมีกาลเทศะ

คุณสมบัติผู้สมัคร (Job Qualifications)

• ปริญญาตรีขึ้นไป ในสาขาบริหารธุรกิจ, ภาษาอังกฤษ, การจัดการ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง (หากมีพื้นฐานด้านการจัดการอาคารหรือวิศวกรรมจะพิจารณาเป็นพิเศษ)

• มีประสบการณ์การทำงานกับผู้บริหาร เลขานุการ หรือผู้ประสานงานโครงการ ไม่น้อยกว่า 2 ปี (หากมีประสบการณ์ในธุรกิจศูนย์การค้า อาคารMix Used ขนาดใหญ่ หรือโรงแรมระดับ 5 ดาว จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ)

• มีทักษะการสื่อสาร การเจรจาต่อรอง และการประสานงานในระดับดีเยี่ยม

• มีความสามารถในการจับประเด็น สรุปความ และจัดทำรายงานการประชุมที่กระชับ แม่นยำ

• มีความละเอียดรอบคอบสูง สามารถทำงานภายใต้ความกดดันและบริหารจัดการเวลาได้ดี (Multi-tasking)

• มีทักษะในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและมีความยืดหยุ่นในการทำงานหน้างานปฏิบัติการ

• สามารถใช้โปรแกรม MS Office (Word, Excel, PowerPoint) และ AI ได้เป็นอย่างดี

• มีความสามารถในการสื่อสารภาษาอังกฤษ (ฟัง พูด อ่าน เขียน) ในเกณฑ์ดี