เจ้าหน้าที่ธุรการจัดซื้อ / Purchasing Admin

หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)

1. การจัดเตรียมเอกสาร (Documentation)

• จัดเตรียมเอสการและตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดซื้อ เช่น ใบขอซื้อ (PR), ใบเสนอราคา, สัญญา และเอกสารประกอบอื่น ๆ ให้ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นไปตามขั้นตอนของบริษัท
• จัดทำและเปิดใบสั่งซื้อ (Purchase Order: PO) ในระบบ ตามข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติแล้ว
• รวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานสรุปค่าใช้จ่ายในแต่ละงาน (Actual Cost) ให้ถูกต้องและครบถ้วน
• ดูแลระบบการจัดเก็บเอกสาร (ทั้งแบบกระดาษและไฟล์ดิจิทัล) ให้เป็นระเบียบ ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบย้อนหลัง

2. การตรวจสอบเอกสาร (Verification & Audit)

• ตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียดในใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อ เช่น รหัสสินค้า จำนวน ราคา รายละเอียดสินค้า/บริการ ให้ตรงกับใบเสนอราคาและข้อตกลงกับผู้ขาย เงื่อนไขการชำระเงิน และลายเซ็นอนุมัติ
• เปรียบเทียบราคาในใบเสนอราคา (Quotation) ให้ตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้
• ตรวจสอบความถูกต้องของใบส่งสินค้าและใบกำกับภาษี (Tax invoice) ก่อนส่งให้แผนกบัญชี
• ประสานงานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น แผนกบัญชี แผนกคลังสินค้า และผู้ขาย เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปอย่างราบรื่น
• ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าแผนกจัดซื้อ

คุณสมบัติ (Qualifications)

1. วุฒิการศึกษาระดับ ปวส. / ปริญญาตรี สาขาบริหารธุรกิจ, การจัดการ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
2. หากมีประสบการณ์ด้านงานจัดซื้อหรือแอดมินอย่างน้อย 1 ปี จะพิจารณาเป็นพิเศษ
3. ทักษะคอมพิวเตอร์ สามารถใช้โปรแกรม Microsoft Office (Excel, Word) ได้ดี และหากมีประสบการณ์การใช้ระบบ ERP เช่น Winspeed, Peak, Mac 5 จะพิจารณาเป็นพิเศษ
4. ทักษะส่วนบุคคล มีความละเอียดรอบคอบสูง ช่างสังเกต และตรวจสอบเอกสารได้อย่างแม่นยำ มีทักษะในการประสานงานและสื่อสารที่ดี มีความรับผิดชอบ สามารถทำงานเป็นทีมได้อย่างราบรื่น
5. มีความรับผิดชอบและสามารถทำงานภายใต้แรงกดดันและกรอบเวลาที่จำกัดได้