Receptionist to Caterpillar

หน้าที่ความรับผิดชอบ

• ต้อนรับและให้บริการผู้มาติดต่อและผู้เข้าร่วมงานประชุม พร้อมอำนวยความสะดวกตามความต้องการ

• รับสายโทรศัพท์และให้บริการผู้ติดต่อด้วยความสุภาพ เป็นมืออาชีพ และทันท่วงที

• ดูแลการรับสายโทรศัพท์ คัดกรองความต้องการของผู้ติดต่อ และประสานงานโอนสายไปยังผู้เกี่ยวข้องหรือรับฝากข้อความตามความเหมาะสม

• รับผิดชอบการจัดซื้อ จัดเตรียม และดูแลวัสดุสำนักงานและอุปกรณ์เครื่องใช้ภายในครัวให้พร้อมใช้งานและเพียงพอต่อความต้องการ

• ดูแลและบริหารจัดการตารางการใช้ห้องประชุมและการจองห้อง เพื่อป้องกันการจองซ้ำซ้อน

• รับผิดชอบการจัดส่งจดหมาย และเอกสารขาออกของสำนักงานให้เรียบร้อยและตรงตามกำหนด

• รับเรื่องและแก้ไขปัญหา รวมถึงข้อร้องเรียนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานส่วนหน้า

• ประสานงานกับผู้ให้บริการภายนอกในการบำรุงรักษาและซ่อมแซมอุปกรณ์สำนักงาน

• สนับสนุนการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ และร่วมดำเนินโครงการพิเศษตามที่ได้รับมอบหมาย

• ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้จัดการสาขา รวมถึงการจัดเก็บและดูแลเอกสารประจำสาขา

ทักษะผู้สมัคร

• สามารถจัดเตรียมและจัดเก็บห้องประชุมหลังการใช้งานให้เรียบร้อยและสะอาดอยู่เสมอ

• สามารถรับสายโทรศัพท์ที่โอนเข้ามา รับฝากข้อความ และโอนสายไปยังผู้เกี่ยวข้องได้อย่างเหมาะสม

• หากมีประสบการณ์ด้านงานต้อนรับ (Receptionist) จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

• สามารถปฏิบัติงานในลักษณะที่ต้องนั่งทำงานเป็นเวลานานได้

• มีทักษะในการสื่อสารที่ดี สุภาพ และเหมาะสม สามารถติดต่อประสานงานกับบุคลากรทุกระดับ รวมถึงผู้มาติดต่อ ทั้งการสื่อสารต่อหน้า ทางโทรศัพท์ และลายลักษณ์อักษร

• สามารถรับสาย คัดกรองและโอนสาย ให้ข้อมูล รับฝากข้อความ และนัดหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณสมบัติ

• วุฒิปริญญาตรี สาขาบริหารทั่วไป บริหารธุรกิจ การจัดการโรงแรม หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง

• หากมีประสบการณ์ด้านเลขานุการหรือผู้ช่วยส่วนตัว (Personal Assistant) จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

• สามารถสื่อสารภาษาอังกฤษได้ดี

• มีประสบการณ์ใช้งานระบบโทรศัพท์สำนักงาน/ระบบโทรศัพท์สาขา (Switchboard)

• สามารถใช้โปรแกรม Microsoft Office ได้เป็นอย่างดี

• มีความรู้และทักษะด้านงานธุรการและกระบวนการทำงานสำนักงานทั่วไป