เจ้าหน้าที่ประสานงานฝ่ายขาย (Sales Coordinator)

Job Description: Sales Coordinator

ตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่ประสานงานฝ่ายขาย (Sales Coordinator)

แผนก: Sales / Commercial

รายงานต่อ: Sales Manager / Sales Director

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. สนับสนุนงานฝ่ายขาย

• สนับสนุน Sales Executive / Sales Manager ในการดูแลลูกค้าและประสานงานการขาย
• จัดทำใบเสนอราคา (Quotation), Sales Order และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขาย
• ตรวจสอบราคา เงื่อนไขการขาย เครดิต และข้อมูลสินค้าให้ถูกต้องก่อนเปิด Order
• ติดตามสถานะคำสั่งซื้อของลูกค้าตั้งแต่รับ Order จนถึงส่งมอบสินค้า

2. ประสานงานลูกค้า

• รับคำสั่งซื้อและสอบถามข้อมูลจากลูกค้าทางโทรศัพท์ Email, LINE หรือช่องทางของบริษัท
• ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า ราคา Stock ระยะเวลาการจัดส่ง และเงื่อนไขการขาย
• ประสานงานแก้ไขปัญหาเบื้องต้นเกี่ยวกับ Order การส่งสินค้า หรือเอกสาร
• ติดตามความต้องการของลูกค้าและส่งข้อมูลให้ทีม Sales เพื่อสร้างโอกาสในการขายเพิ่มเติม

3. ประสานงานภายในบริษัท

• ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า Logistics บัญชี การเงิน และ QA/QC
• ตรวจสอบ Stock และประสานงานวางแผนการส่งสินค้าให้ตรงตามกำหนด
• ประสานงานเรื่องตัวอย่างสินค้า เอกสาร Specification, COA หรือเอกสารผลิตภัณฑ์ตามที่ลูกค้าร้องขอ
• แจ้งข้อมูล Order พิเศษ หรือความต้องการเฉพาะของลูกค้าให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบ

4. ติดตามการส่งมอบสินค้า

• จัดทำและตรวจสอบ Delivery Schedule
• ประสานงานกับคลังสินค้าและฝ่ายขนส่งเพื่อวางแผนการจัดส่ง
• ติดตามสถานะการจัดส่งและแจ้งลูกค้ากรณีเกิดความล่าช้า
• ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารก่อนและหลังการส่งสินค้า

5. งานเอกสารและข้อมูลการขาย

• บันทึกข้อมูลลูกค้า ราคา Order และประวัติการขายในระบบ ERP / CRM / Excel
• จัดเก็บเอกสารการขายอย่างเป็นระบบ
• จัดทำ Sales Report รายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
• สรุปยอดขาย Outstanding Order, Back Order และ Forecast เบื้องต้น
• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลยอดขายก่อนส่งให้ผู้บังคับบัญชา

6. ประสานงานด้านการเงิน

• ตรวจสอบ Credit Term และวงเงินเครดิตของลูกค้าก่อนเปิด Order
• ประสานงานกับฝ่ายบัญชีเรื่อง Invoice, Billing และเอกสารวางบิล
• ติดตามสถานะการชำระเงินร่วมกับ Sales และฝ่ายบัญชี
• แจ้ง Sales กรณีลูกค้ามียอดค้างชำระหรือเกิน Credit Limit

คุณสมบัติ

• ปริญญาตรี สาขาบริหารธุรกิจ การตลาด การจัดการ โลจิสติกส์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง

• มีประสบการณ์ด้าน Sales Coordinator / Customer Service / Sales Support จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

• สามารถใช้ Microsoft Excel, Word และ PowerPoint ได้ดี

• หากมีประสบการณ์ใช้ ERP / CRM จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

• มีทักษะด้านการประสานงานและการสื่อสารที่ดี

• สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและดูแลหลาย Order พร้อมกันได้

• มีความละเอียดรอบคอบ โดยเฉพาะเรื่องราคา จำนวนสินค้า และเอกสาร

• มี Service Mind และสามารถรับมือกับสถานการณ์เร่งด่วนได้ดี

• สามารถใช้ภาษาอังกฤษในการอ่านและเขียน Email เบื้องต้นได้

• หากมีประสบการณ์ในธุรกิจ Trading, Food Ingredients, FMCG หรือ Distribution จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

KPI ของตำแหน่ง

• ความถูกต้องของ Sales Order ≥ 99%

• การเปิด Order ภายในเวลาที่กำหนด ≥ 95%

• On-time Delivery ตามแผน ≥ 95%

• ความถูกต้องของเอกสารและข้อมูลราคา ≥ 99%

• การตอบกลับลูกค้าภายในเวลามาตรฐาน ≥ 95%

• Sales Report ส่งครบและตรงเวลา 100%

• จำนวนข้อผิดพลาดจากการประสานงานไม่เกินเป้าหมายที่บริษัทกำหนด

• Customer Complaint ที่เกิดจากการประสานงานลดลงอย่างต่อเนื่อง

• การติดตาม Outstanding Order / Back Order ครบถ้วน 100%

ทักษะสำคัญ

Coordination • Communication • Customer Service • Order Management • Documentation • Excel • ERP/CRM • Problem Solving • Attention to Detail • Time Management