idari yönetici asistanı

FİRMA VE POZİSYON HAKKINDA

2009 yılından bu yana Tarım Danışmanlığı, Tarım Eksperliği, Tarım Mevzuatı ve Hukuku, İmar Hukuku ve Uygulamaları ile Makina İmalat sektörlerinde hizmet veren firmamız; amaca uygun çözümler geliştirmeyi, hedef belirlemeyi, hızlı ve kaliteli üretim gerçekleştirmeyi ve danışanlarına sunduğu hizmetleri zamanında teslim etmeyi temel çalışma prensibi olarak benimsemiştir.

Firmamız aynı zamanda Tarım ve Hayvancılık ile Kurutulmuş Gıda sektörlerinde uzman kadrosu ile çalışmalar yürütmektedir. Sektörlerin sürdürülebilirliği, yeni ürünlerin geliştirilmesi ve yenilikçi çözümlerin ortaya çıkarılması amacıyla T.C. Tarım ve Orman Bakanlığı bünyesindeki Enstitüler kapsamında AR-GE projelerinde ortaklıklar yapmakta; yeni aktif projeler ve ürünler geliştirmektedir.

POZİSYONUN AMACI

Bu pozisyon yalnızca telefonlara cevap vermek, randevu oluşturmak veya evrak düzenlemekten ibaret değildir.

Aradığımız kişi; yöneticinin günlük çalışma düzenini organize edebilen, iş ve görüşme trafiğini takip edebilen, verilen görevlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlayabilen, yöneticinin iş yükünü azaltabilen ve gerektiğinde farklı kişi, kurum ve departmanlar arasındaki iletişimi koordine edebilen bir çalışma arkadaşı olacaktır.

Pozisyon için iş takibi, sorumluluk alma, iletişim, temsil, organizasyon, güvenilirlik ve gizlilik bilinci temel önceliklerimizdir.

ANA GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Yöneticinin günlük, haftalık ve aylık çalışma programını takip etmek ve organize etmek.

Toplantı, görüşme, ziyaret ve randevuları planlamak.

Yönetici programındaki değişiklikleri takip etmek ve gerekli düzenlemeleri yapmak.

Verilen görevleri doğru şekilde anlamak, ilgili kişi veya birimlere aktarmak ve sonuçlanıncaya kadar takip etmek.

İşlerin önceliklendirilmesine destek olmak ve zamanında tamamlanmasını sağlamak.

Geciken, aksayan veya risk oluşturan işlerde yöneticiyi zamanında bilgilendirmek.

Toplantı ve görüşmeler öncesinde gerekli bilgi, belge ve hazırlıkları yapmak.

Toplantı notlarını almak ve toplantı sonrasında yapılması gereken işleri takip etmek.

Telefon trafiğini profesyonel şekilde yönetmek.

E-posta trafiğini takip etmek ve gerekli yazışmaları hazırlamak.

Kurum içi ve kurum dışı iletişimde şirketi ve yöneticiyi profesyonel şekilde temsil etmek.

Kamu kurumları, özel sektör temsilcileri, müşteriler, danışanlar ve iş ortaklarıyla gerektiğinde iletişim kurmak.

Resmî ve kurumsal evrakların düzenlenmesine, sınıflandırılmasına ve arşivlenmesine destek olmak.

Rapor, sunum, tablo ve çeşitli dokümanların hazırlanmasına destek olmak.

Yönetici tarafından takip edilmesi gereken konuları kayıt altında tutmak ve zamanında hatırlatmak.

Gerektiğinde saha, kurum, müşteri ve iş ortağı ziyaretlerinde yöneticinin çalışma süreçlerine destek olmak.

İŞ TAKİBİ VE ÇALIŞMA DİSİPLİNİ

Bu pozisyon için en önemli beklentilerimizden biri işin yalnızca ilgili kişiye iletilmesi değil, sonucunun takip edilmesidir.

ARADIĞIMIZ ÇALIŞMA ARKADAŞI

Sorumluluk sahibi ve güvenilir.

Disiplinli, düzenli ve takipçi.

Planlama ve organizasyon becerisi güçlü.

İletişim becerileri gelişmiş ve temsil yeteneği yüksek.

Düzgün Türkçe kullanabilen ve yazılı iletişim becerisi güçlü.

Telefonda profesyonel iletişim kurabilen ve diksiyonu düzgün.

Zaman yönetimi konusunda başarılı.

Aynı anda birden fazla işi takip ve koordine edebilen.

Yoğun çalışma temposunda düzenini koruyabilen.

Gizlilik gerektiren bilgi ve belgeler konusunda yüksek sorumluluk bilincine sahip.

Bilmediği konularda araştırma yapabilen ve öğrenmeye açık.

Gerektiğinde inisiyatif alabilen.

Problemi yalnızca bildirmek yerine çözüm üretmeye çalışan.

Uzun vadeli ve profesyonel bir çalışma ilişkisi kurmayı hedefleyen.

EĞİTİM VE TEKNİK NİTELİKLER

En az lise, tercihen ön lisans veya lisans mezunu olmak.

Yönetici Asistanlığı, Özel Kalem, Büro Yönetimi, İdari İşler, Sekreterya veya benzeri görevlerde deneyim tercih sebebidir.

MS Office programlarını etkin kullanabilmek.

Özellikle Word ve Excel konusunda yeterli olmak.

E-posta ve internet tabanlı çalışma araçlarını etkin kullanabilmek.

Resmî yazışma ve doküman düzenleme konusunda temel bilgi sahibi olmak.

Yabancı dil bilgisi varsa başvuruda belirtilmesi tercih sebebidir.

SEYAHAT VE AKTİF ARAÇ KULLANIMI

Şehir dışı seyahat engelinin bulunmaması.

Gerektiğinde kısa veya uzun süreli şehir dışı iş seyahatlerine katılabilmek.

Geçerli sürücü belgesine sahip olmak.

Aktif olarak araç kullanabilmek.

Şehir içi ve şehir dışı trafikte güvenli, dikkatli ve kontrollü araç kullanabilmek.

Gerektiğinde yöneticinin ulaşım ve seyahat organizasyonuna destek olabilmek.

Farklı şehirlerde gerçekleştirilecek toplantı, kurum görüşmesi, proje, saha çalışması ve iş ziyaretlerine eşlik edebilmek.

Yalnızca sürücü belgesine sahip olmak değil, fiilen ve düzenli olarak araç kullanıyor olmak.

ÇALIŞMA YAPIMIZ

Firmamız farklı sektörlerde faaliyet gösterdiği için aynı gün içerisinde birbirinden farklı konuların gündeme gelmesi mümkündür. Tarım ve hayvancılık projeleri, kamu kurumlarıyla görüşmeler, AR-GE çalışmaları, müşterilerle iletişim, mevzuat ve imar konuları, makina imalatı, kurutulmuş gıda faaliyetleri veya yeni ürün ve proje geliştirme çalışmaları aynı çalışma dönemi içerisinde takip edilebilir.

Bu nedenle adayın tek tip ve tamamen rutin bir çalışma düzenine değil, değişken ve dinamik iş akışına uyum sağlayabilecek bir yapıya sahip olması önemlidir.

GÜVEN, GİZLİLİK VE TEMSİL SORUMLULUĞU

Yönetici Asistanı / Özel Kalem pozisyonu, yöneticinin çalışma programı, görüşmeleri, yazışmaları, iş bağlantıları ve bazı kurumsal konular hakkında bilgi sahibi olmayı gerektirebilir.

Bu nedenle adayın güvenilirlik, gizlilik, kurumsal etik ve temsil konusunda yüksek hassasiyet göstermesi beklenmektedir.

Görev kapsamında edinilen kurumsal ve kişisel nitelikteki bilgilerin üçüncü kişilerle paylaşılmaması, yazılı ve sözlü iletişimde gerekli özenin gösterilmesi ve şirketin kurumsal itibarının korunması temel çalışma prensiplerimizdendir.

BU POZİSYON KİMLER İÇİN UYGUNDUR?

Bir işi hatırlatılmadan takip edebilenler.

Not almayı ve işlerini kayıt altında tutmayı alışkanlık haline getirenler.

Verilen bir görevin sonucunu takip edenler.

Yoğunluk karşısında önceliklendirme yapabilenler.

İnsanlarla profesyonel iletişim kurmaktan çekinmeyenler.

Bilmediği bir konuda araştırma yapmaktan çekinmeyenler.

Yöneticisinin işini kolaylaştırmayı görev anlayışının bir parçası olarak görenler.

Gizlilik gerektiren konularda güvenilir davranabilenler.

İşin bütününü görebilen ve gerektiğinde sorumluluk üstlenebilenler.

Şehir dışı seyahat ve aktif araç kullanımı gerektiren çalışma düzenine uyum sağlayabilenler.

Uzun vadeli ve profesyonel bir çalışma ortamı arayanlar.

BU POZİSYONDAKİ GELİŞİM BEKLENTİMİZ

İşe başlayacak kişinin zaman içerisinde şirketin çalışma sistemini, yöneticinin iş yapış biçimini, devam eden projeleri ve kurumun iş ilişkilerini öğrenerek daha bağımsız çalışabilen ve yöneticinin iş yükünü gerçekten azaltabilen bir çalışma arkadaşı haline gelmesini bekliyoruz.

İlk aşamada öğrenme ve uyum süreci doğal olmakla birlikte, zaman içerisinde görevi bekleyen değil işi takip eden; sorunu yalnızca bildiren değil çözüm arayan; hatırlatılmayı bekleyen değil zamanı geldiğinde hatırlatan ve işi yapanla yetinmeyip sonucunu takip eden bir çalışma anlayışı beklenmektedir.

KARİYER VE GELİŞİM İMKÂNI

Farklı sektörlerde faaliyet gösteren yapımız sayesinde bu pozisyon yalnızca rutin ofis işlerinden oluşan bir çalışma alanı değildir. Tarım, hayvancılık, danışmanlık, mevzuat, imar uygulamaları, makina imalatı, kurutulmuş gıda, AR-GE ve yeni ürün geliştirme süreçleri gibi farklı çalışma alanlarının içerisinde yer alma ve zaman içerisinde şirketin işleyişini daha geniş bir perspektiften öğrenme imkânı bulunmaktadır.

Kendini geliştiren, sorumluluk alan, iş takibi ve temsil kabiliyetiyle fark oluşturan çalışanların zaman içerisinde daha fazla sorumluluk üstlenebilmesine yönelik bir çalışma anlayışımız bulunmaktadır.

BAŞVURU VE DEĞERLENDİRME SÜRECİ

Başvurular öncelikle CV üzerinden değerlendirilecektir. Pozisyonun gerektirdiği özellikler doğrultusunda uygun bulunan adaylarla ön görüşme gerçekleştirilecek, gerekli görülmesi halinde yüz yüze görüşme ve pozisyona ilişkin uygulamalı değerlendirme yapılabilecektir.

Adayların başvuru sırasında eğitim bilgilerini, iş deneyimlerini, kullandıkları bilgisayar programlarını, yabancı dil bilgilerini, yönetici asistanlığı/özel kalem deneyimlerini, sürücü belgesi ve aktif araç kullanımı durumlarını ve varsa referans bilgilerini eksiksiz şekilde paylaşmaları beklenmektedir.

ADAYLARA ÖNEMLİ NOT

Bu pozisyon için yalnızca bir personel değil; uzun vadeli çalışabileceğimiz, güvenebileceğimiz, şirketimizin çalışma sistemini öğrenerek yöneticinin iş süreçlerinde gerçek anlamda destek olabilecek bir çalışma arkadaşı arıyoruz.

Başvuracak adayların ilanımızı dikkatlice okuyarak kendi çalışma alışkanlıklarını, sorumluluk anlayışlarını, seyahat uygunluklarını ve pozisyonun beklentilerini objektif şekilde değerlendirmeleri önemle rica olunur.