Yönetici Asistanı

MASS MAKİNA A.Ş., Ankara’da, 1996 yılından bu yana özellikle çimento fabrikaları, kırma-eleme tesisleri ve bu sektörlere dönük çeşitli makine imalatları alanında hızla büyüyen gerek imalat ve gerekse hizmet kalitesi ile ön planda tutan, müşterilerine zamanında, kaliteli ve hatasız ürünler sağlayan bir üretim şirketidir. MASS MAKİNA, yurt içinde yapmış olduğu birçok anahtar teslimi işin yanında son yıllarda gerek iş birliği yaptığı firmalarla gerek kendi potansiyeli sayesinde yurt dışında da endüstriyel tesis imalatları yapmaktadır.

GENEL NİTELİKLER

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
• Üst düzey yönetici asistanlığı alanında en az 3 yıl deneyim sahibi,
• Sekretarya süreçlerini etkin bir şekilde yürütebilecek, yöneticilerin günlük iş akışını planlayıp koordine edebilecek,
• Yurt içi ve yurt dışı uçak bileti, otel ve transfer organizasyonlarını planlayabilecek, rezervasyon süreçlerini yönetebilecek,
• Toplantı, seyahat ve organizasyon planlamalarında koordinasyonu sağlayabilecek, gerekli dokümantasyonu hazırlayabilecek,
• Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü, kurum içi ve kurum dışı ilişkileri profesyonel şekilde yönetebilecek,
• MS Office programlarını (özellikle Word, Excel, PowerPoint ve Outlook) etkin düzeyde kullanabilen,
• İyi derecede İngilizce bilen,
• Gizlilik ilkesine önem veren, temsil yeteneği yüksek ve diksiyonu düzgün,
• Çözüm odaklı, disiplinli, dikkatli ve iş takibi kuvvetli,
• Sorumluluk almaktan çekinmeyen, yoğun çalışma temposuna uyum sağlayabilecek,
• Tercihen üretim/fabrika ortamında çalışma deneyimine sahip,
• Ankara'da ikamet eden

İŞ TANIMI

• Üst düzey yöneticilerin günlük, haftalık ve aylık iş programlarını, ajandalarını ve randevularını planlamak ve koordine etmek,
• Telefon, e-posta ve yazışma trafiğini etkin şekilde yönetmek, gerekli yönlendirmeleri yapmak,
• Toplantı organizasyonlarını planlamak, toplantı salonlarını hazırlamak, toplantı gündemlerini oluşturmak ve gerektiğinde toplantı notlarını tutarak takibini sağlamak,
• Yurt içi ve yurt dışı seyahat organizasyonlarını gerçekleştirmek; uçak bileti, otel, transfer, araç kiralama ve vize süreçlerini planlamak ve takip etmek,
• Seyahat ve konaklama organizasyonlarının bütçe ve maliyet analizlerini yaparak en uygun alternatifleri araştırmak ve satın alma süreçlerini yürütmek,
• Yöneticilerin ihtiyaç duyduğu rapor, sunum, dosya ve yazışmaları hazırlamak, düzenlemek ve arşivlemek,
• Resmî kurumlar, müşteriler, tedarikçiler ve iş ortakları ile gerekli koordinasyonu sağlamak,
• Gelen misafirleri karşılamak, ağırlama süreçlerini organize etmek ve gerekli koordinasyonu sağlamak,
• Evrak akışını, dosyalama ve arşivleme süreçlerini şirket prosedürlerine uygun şekilde yürütmek,
• Ofis ihtiyaçlarını takip etmek, ilgili birimlerle koordineli çalışarak süreçlerin aksamadan yürütülmesini sağlamak,
• Şirket içi ve şirket dışı organizasyonların planlanmasına destek vermek,
• Yöneticilerin verdiği görev ve projeleri zamanında ve eksiksiz yerine getirmek, süreçlerin takibini yapmak,
• Gizlilik gerektiren bilgi ve belgeleri şirket politikalarına uygun şekilde muhafaza etmek,
• Gerektiğinde diğer idari işler ve sekretarya faaliyetlerine destek vermek.