Lễ tân văn phòng

Mô tả công việc

Đón tiếp khách hàng, đối tác và ứng viên

• Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn khách hàng, đối tác, ứng viên và CBNV đến làm việc tại văn phòng với tác phong chuyên nghiệp, thân thiện
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xác nhận lịch hẹn, thông báo khách đến và hỗ trợ thủ tục ra/vào văn phòng
• Đảm bảo khu vực lễ tân, sảnh tiếp khách luôn gọn gàng, chỉn chu, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của Sapo

Vận hành khu vực lễ tân và thông tin liên lạc

• Trực điện thoại, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận/cá nhân phụ trách
• Tiếp nhận, phân loại, quản lý thư từ, công văn, bưu phẩm, chuyển phát nhanh và phối hợp bàn giao đến người nhận
• Cập nhật, ghi nhận thông tin khách đến làm việc, bưu phẩm, cuộc gọi và các vấn đề phát sinh tại khu vực lễ tân

Hỗ trợ hành chính văn phòng

• Quản lý lịch sử dụng phòng họp, hỗ trợ đặt phòng, chuẩn bị nước uống, tài liệu, thiết bị cơ bản cho các cuộc họp, phỏng vấn, đào tạo
• Theo dõi tình trạng vệ sinh, văn phòng phẩm, khu vực sinh hoạt chung; kịp thời báo lại bộ phận Hành chính khi có phát sinh cần xử lý
• Hỗ trợ các công việc hành chính khác như in ấn, scan, lưu trữ hồ sơ, cấp phát biểu mẫu và hỗ trợ thông tin cho CBNV khi cần

Hỗ trợ trải nghiệm nhân viên và hoạt động nội bộ

• Phối hợp cùng HR trong việc đón tiếp ứng viên, nhân sự mới, khách mời tham gia đào tạo, sự kiện hoặc chương trình nội bộ
• Hỗ trợ hậu cần cơ bản cho các hoạt động nội bộ tại văn phòng theo phân công
• Chủ động ghi nhận phản hồi, đề xuất cải thiện trải nghiệm tiếp đón và vận hành khu vực lễ tân

Đón tiếp khách hàng, đối tác và ứng viên

• Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn khách hàng, đối tác, ứng viên và CBNV đến làm việc tại văn phòng với tác phong chuyên nghiệp, thân thiện
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xác nhận lịch hẹn, thông báo khách đến và hỗ trợ thủ tục ra/vào văn phòng
• Đảm bảo khu vực lễ tân, sảnh tiếp khách luôn gọn gàng, chỉn chu, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của Sapo

Vận hành khu vực lễ tân và thông tin liên lạc

• Trực điện thoại, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận/cá nhân phụ trách
• Tiếp nhận, phân loại, quản lý thư từ, công văn, bưu phẩm, chuyển phát nhanh và phối hợp bàn giao đến người nhận
• Cập nhật, ghi nhận thông tin khách đến làm việc, bưu phẩm, cuộc gọi và các vấn đề phát sinh tại khu vực lễ tân

Hỗ trợ hành chính văn phòng

• Quản lý lịch sử dụng phòng họp, hỗ trợ đặt phòng, chuẩn bị nước uống, tài liệu, thiết bị cơ bản cho các cuộc họp, phỏng vấn, đào tạo
• Theo dõi tình trạng vệ sinh, văn phòng phẩm, khu vực sinh hoạt chung; kịp thời báo lại bộ phận Hành chính khi có phát sinh cần xử lý
• Hỗ trợ các công việc hành chính khác như in ấn, scan, lưu trữ hồ sơ, cấp phát biểu mẫu và hỗ trợ thông tin cho CBNV khi cần

Hỗ trợ trải nghiệm nhân viên và hoạt động nội bộ

• Phối hợp cùng HR trong việc đón tiếp ứng viên, nhân sự mới, khách mời tham gia đào tạo, sự kiện hoặc chương trình nội bộ
• Hỗ trợ hậu cần cơ bản cho các hoạt động nội bộ tại văn phòng theo phân công
• Chủ động ghi nhận phản hồi, đề xuất cải thiện trải nghiệm tiếp đón và vận hành khu vực lễ tân

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính, Du lịch, Nhà hàng - Khách sạn, Nhân sự hoặc các ngành liên quan

Có tối thiểu 6 tháng kinh nghiệm ở vị trí Lễ tân, Hành chính, Chăm sóc khách hàng, Dịch vụ khách hàng hoặc các vai trò tương đương

Chấp nhận ứng viên mới ra trường nếu có tác phong chỉn chu, giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và yêu thích công việc dịch vụ - hành chính

Giao tiếp rõ ràng, giọng nói dễ nghe, thái độ thân thiện; có khả năng xử lý tình huống linh hoạt, lịch sự

Sử dụng tốt tin học văn phòng cơ bản, Google Workspace; có khả năng quản lý lịch, ghi nhận thông tin và theo dõi công việc chi tiết

Cẩn thận, chu đáo, đúng giờ, trách nhiệm, bảo mật thông tin tốt; sẵn sàng hỗ trợ các hoạt động nội bộ khi phát sinh

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực, thưởng theo quy định công ty và mức độ đóng góp vào hiệu quả vận hành văn phòng
• Được đào tạo về quy trình hành chính, quản lý tài sản, quản lý nhà cung cấp, kỹ năng vận hành văn phòng và có lộ trình phát triển lên Senior Admin/Office Admin Lead
• Môi trường công nghệ SaaS trẻ trung, chuyên nghiệp, đề cao tinh thần chủ động, hiệu quả và trải nghiệm nhân viên
• Đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN; khám sức khoẻ định kỳ; nghỉ phép, nghỉ Lễ/Tết theo quy định; tham gia team building, du lịch và các chính sách phúc lợi nội bộ
• Xét tăng lương định kỳ hằng năm dựa trên hiệu quả công việc, mức độ đóng góp và năng lực phát triển trong mảng hành chính vận hành

Để tìm hiểu thêm chi tiết, vui lòng liên hệ:

SĐT: 0913 198 910 (Ms Linh)

Email: [email protected]

Website công ty: https://www.sapo.vn/

Fanpage TD: https://www.facebook.com/tuyendungsapo/

Zalo OA: Tuyển Dụng Sapo

Địa chỉ văn phòng: Tòa Ladeco, số 266 Đội Cấn, phường Ngọc Hà, Hà Nội