Scanning Operator - Data Entry Job

Trách nhiệm:

Xử lý hóa đơn là một chức năng nghiệp vụ do bộ phận Accounts Payable (AP) thực hiện, bao gồm một chuỗi các bước để quản lý hóa đơn từ nhà cung cấp kể từ khi nhận được, xử lý thanh toán và ghi nhận vào sổ cái kế toán (General Ledger).

• Xác định tất cả các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quét và xử lý tiếp theo, sau đó quét hóa đơn từ hệ thống Kofax vào SAP.
• Thực hiện lưu trữ hóa đơn thủ công sau khi hoàn tất xử lý, đảm bảo tài liệu có thể được truy xuất và tra cứu phục vụ mục đích kiểm toán.
• Thực hiện quét tài liệu PDF từ nền tảng PEGA (tickets).
• Quét lại và gửi trả hóa đơn cho nhà cung cấp khi cần thiết theo quy trình đã được khách hàng quy định.
• Đảm bảo chất lượng quét và độ chính xác dữ liệu đáp ứng các mục tiêu SLA/KPI đã được thống nhất với P&G.
• Luôn duy trì tính bảo mật và xử lý đúng cách các tài liệu tài chính của khách hàng.
• Báo cáo kịp thời cho Điều phối viên Nhóm (Team Coordinator) về bất kỳ vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến hiệu suất nhóm và KPI để có biện pháp xử lý ngay lập tức.
• Phối hợp với các thành viên khác trong nhóm AP để đảm bảo quá trình bàn giao giữa các giai đoạn quét, xử lý và thanh toán diễn ra suôn sẻ.

Yêu cầu:

• Quyền lợi được hưởng
• Cơ hội làm việc trong một dự án toàn cầu có mức độ hiển thị và ảnh hưởng cao.
• Chương trình đào tạo và hội nhập bài bản về các công cụ và quy trình làm việc dành riêng cho khách hàng.
• Môi trường làm việc hợp tác, định hướng quy trình trong tổ chức Global Business Services của Atain.

---

Responsibilities :

• Invoice processing is a business function performed by the Accounts Payable department, consisting of a series of steps for managing vendor or supplier invoices from receipt to payment and recording in the general ledger.
• Determine all required details needed for scanning and further processing, then scan invoices from Kofax to SAP.
• Manually archive the invoice once processed, ensuring documents are traceable and retrievable for audit purposes.
• Perform PDF scanning from the PEGA platform (tickets).
• Rescan and return invoices to the vendor when required, following the client's documented process.
• Ensure scanning quality and data accuracy meet the SLA/KPI targets agreed with P&G.
• Maintain confidentiality and proper handling of client financial documents at all times.
• Escalate any issues that might impact team performance and KPIs to the Team Coordinator, so they can be addressed immediately.
• Collaborate with other AP team members to ensure smooth handover between scanning, processing, and payment stages.

What We Offer :-

• The opportunity to work on a global, high-visibility account
• Structured onboarding and training on client-specific tools and processes.
• A collaborative, process-driven team environment within Atain's Global Business Services organization.

Mục lương: 11.000.000₫ - 15.000.000₫ một tháng

Khả năng di chuyển đến nơi làm/chuyển nhà:

• Thành phố Hồ Chí Minh: Có khả năng di chuyển đến nơi làm một cách chắc chắn hoặc lên kế hoạch chuyển nhà trước khi bắt đầu làm việc (Ưu tiên)

Địa điểm:

• Thành phố Hồ Chí Minh (Ưu tiên)

Địa điểm việc làm: Làm việc trực tiếp