行政助理

日常文書與資料處理

• 負責公司日常文件、行政資料及業務資料的整理、分類、編號及歸檔，確保紙本及電子文件完整、有序並方便查
• 按公司文件管理制度建立及維護檔案，包括合同、報價單、發票、收據、會議文件及其他行政資料
• 負責日常數據輸入、資料更新及資料核對，確保系統及Excel表格內的數據準確無誤
• 協助製作及整理各類行政報表、工作統計表、費用明細及業務數據資料
• 協助草擬、整理及發送一般中文及英文信件、電子郵件、通知及內部文件
• 協助整理會議資料、製作會議議程、記錄會議內容，並跟進會議決議及相關事項
• 按需要協助製作PowerPoint簡報、Excel統計表及其他工作文件
• 負責日常文件打印、掃描、影印、裝訂及電子化處理，並做好文件保密及存檔工作
• 協助部門整理月度、季度及年度行政資料，按主管要求準備相關數據及報告

辦公室庶務與後勤管理

• 負責辦公室日常行政及後勤事務，確保辦公環境正常、有序運作
• 定期統計及採購辦公室文具、打印耗材、清潔用品、飲用水及茶水間等日常物資
• 建立辦公用品庫存記錄，定期檢查庫存數量，及時提出補貨及採購需求，避免物資短缺
• 負責公司日常信件、文件及快遞的收發、登記、分類及派送，並跟進重要文件的寄送情況
• 協助接待來訪客戶、合作夥伴及其他訪客，提供基本接待及指引服務
• 負責辦公室電話接聽、來電記錄及基本信息轉達，並協助處理一般查詢
• 負責辦公室日常費用、零用金及簡單報銷資料的整理、登記及核對
• 協助整理發票、收據及付款憑證，並按照公司流程提交財務部或相關負責人審核
• 協助處理辦公室租賃、物業管理、清潔、保安及其他行政供應商的日常聯絡工作

協調與行程安排

• 協助主管及團隊安排日常工作行程、會議及約見時間，提前確認參會人員及會議安排
• 負責預訂會議室、準備會議設備及相關文件，並提前發送會議通知及提醒
• 協助安排客戶、供應商及合作夥伴的來訪時間，做好接待及會議安排
• 協助主管整理每日、每週工作安排及重要事項提醒，跟進相關工作進度
• 協助籌備公司內部培訓、員工活動、聚餐、研討會及其他團隊活動，包括場地、物資及人員安排
• 負責跨部門傳達行政通知及工作安排，協助不同部門之間進行日常信息溝通
• 協助跟進各部門提出的行政需求，記錄事項、跟進進度並及時向主管匯
• 負責一般電話、電郵及即時通訊的日常聯絡，做好信息記錄及轉達
• 協助處理公司與客戶、供應商、物業管理及其他外部單位之間的基本行政溝通
• 按主管要求完成其他行政支援、文件整理及臨時性工作

薪酬： $17,000.00至$30,000.00（每月）

福利：

• 在職專業培訓
• 有薪年假
• 晉升機會
• 膳食補貼
• 醫療保險

Work Location: 親身到場