前台及行政主任

職責

前台接待

負責公司前台日常迎賓、訪客登記、身份核實及接待引導，嚴格遵循中資機構安全保密及來訪管理流程

·        接聽及轉接公司總機電話，準確區分內外來電，禮貌應答並記錄重要留言

·        協助安排內地派駐領導、香港本地監管機構及外資金融合作方的到訪接待，包括茶水、會議室準備、資料擺放及會後整理

·        負責公司往來信件、快遞、文件的簽收、登記、分發及追蹤，確保重要文件流轉無差錯

行政支援

·        統籌公司會議室預訂、衝突協調及設備檢查（投影、視像會議系統等）

·        定期盤點及採購辦公用品、茶水間補給、接待用飲品等，控制行政成本並建立供應商台賬

·        協助行政經理安排內地派駐人員的公務差旅（機票、酒店、用車預訂），純屬公務範疇

·        協助收發、打印、歸檔內部通知、簽報及行政類文件，熟悉中資機構用印及呈批流程

·        配合行政團隊完成公司年會、節日活動、團建、員工入職/離職行政手續等事務性工作

內部協調與應急響應

·        與寫字樓物業管理處、保安及保潔人員保持順暢溝通，處理報修、門禁、消防等日常事務

·        突發情況（如惡劣天氣、臨時檢查、領導緊急到訪）中快速響應，配合行政經理完成現場協調與記錄

學歷及經驗

·        大專或以上學歷，行政管理、文秘、酒店管理、商科相關專業優先

·        香港或內地金融/專業服務/中資機構前台或行政經驗；

·        語言能力:普通話：母語水平，發音標準，可作為正式接待及內部溝通核心語言

·        粵語：具日常交流及基本工作溝通能力

·        英語：具良好郵件讀寫能力（能撰寫標準商務電郵、閱讀英文內部通知及合規文件），無需流利口語

電腦技能

·        熟練使用 MS Office（Word、Excel、Outlook、PowerPoint）及常用辦公系統（如企業微信、視像會議軟件）