HR Executive & Retail Operation Admin｜人事专员兼零售运营行政

HR Executive & Retail Operation Admin｜人事专员兼零售运营行政

职位性质： 全职
薪资： 根据学历及相关工作经验面议
入职时间： October Intake｜优先考虑可于十月份入职的候选人

职位简介

我们现招聘一名人事专员兼零售运营行政，负责公司旗下多个品牌及业务的人事与零售运营行政工作，包括招聘面试、员工入职与离职、员工合同及信函、考勤与薪资行政、绩效考核、门店巡查及日常行政协调。

此岗位的工作范围涵盖 VIVAIA、iTEA 及公司旗下其他品牌与业务。我们希望你具备实际的人事与行政经验，能够独立完成工作、主动沟通协调、持续跟进进度，并确保各项任务按时落实。

主要工作职责

1. 人事行政与招聘

• 独立处理公司旗下多个品牌及业务的招聘工作，包括发布招聘广告、筛选候选人简历、联系候选人、安排及进行初步面试；
• 主动通过 JobStreet、LinkedIn 及其他招聘平台寻找合适的候选人，筛选优质简历并建立候选人资料库；
• 必须要有至少2年的招聘/面试经验；
• 根据岗位要求评估候选人的工作经验、能力及匹配度，并向相关负责人提供筛选及面试反馈；
• 与各部门及门店负责人沟通招聘需求，跟进招聘进度、面试结果、录用安排及候选人入职日期；
• 独立准备及更新 **Offer Letter、Employment Contract、转正信（Confirmation Letter）、调职信（Transfer Letter）、调薪信（Salary Adjustment Letter）**及其他员工相关信函；
• 独立处理员工入职及离职手续，包括资料收集、入职说明、合同签署、工作交接、公司物品归还及记录更新；
• 维护及更新员工档案，确保人事资料准确、完整并妥善保密；
• 跟进员工试用期、转正评估、合同期限及其他人事事项；
• 向员工说明公司政策、规章及工作要求，并跟进执行情况；
• 处理员工日常人事查询，协调员工与管理层之间的沟通；
• 深度参与人事与零售运营部门的业务内容；
• 负责门店及办公室消耗品采购。

2. 考勤与薪资行政

• 独立收集及核对各品牌、部门及门店的考勤、排班、请假、加班及公共假期出勤记录；
• 与门店负责人核实考勤异常、缺漏资料及员工出勤问题；
• 整理及核算薪资所需资料，包括津贴、佣金、报销及扣款，按时提交审核；
• 准备及发放工资单，跟进员工薪资相关查询；
• 处理及跟进 EPF、SOCSO、EIS 相关资料与行政事项；
• 确保每月考勤及薪资资料准确，并在规定期限内完成。

3. 员工绩效与纪律管理

• 参与员工绩效考核，协调考核安排、收集评估资料及跟进考核结果；
• 跟进试用期员工的工作表现，与相关负责人协调转正评估；
• 整理员工绩效、出勤及纪律记录，及时向管理层汇报；
• 配合负责人处理员工表现、纪律及改善事项，记录沟通结果并追踪后续执行；
• 协调员工入职培训、内部培训及相关安排。

4. 门店巡查与零售运营行政

• 定期前往各门店巡店，了解员工出勤、工作状态、人员安排及日常运营情况；
• 检查门店对公司政策、工作流程及行政要求的执行情况，记录问题并跟进改善；
• 主动与门店负责人及员工沟通，协调人事、行政及运营相关事项；
• 将巡店发现、员工反馈及待处理事项整理汇报，并持续跟进至完成；
• 独立处理各品牌及门店的日常运营行政工作，包括文件提交、内部通知及工作进度跟进；
• 独立与商场管理层进行邮件及日常沟通，负责撰写、回复及跟进邮件，协调施工或工作许可、Loading Bay 预约、送货、维修、活动申请及其他门店事项；
• 与供应商、承包商及内部团队协调门店维修、物资采购及运营需求；
• 参与新店开业、门店筹备、品牌活动及促销活动的行政协调工作。

5. 多品牌行政、报告与行程安排

• 统筹公司旗下多个品牌及业务的人事与行政资料，确保记录清晰、准确并及时更新；
• 独立编写及整理人事报告、招聘进度报告、巡店报告及运营工作汇总，清楚汇报工作进度、问题及后续行动；
• 熟练运用 Microsoft Excel、Word 及 PowerPoint，制作数据报表、行政文件、报告及汇报简报；
• 整理发票、收据、采购申请及员工报销资料，提交审核并跟进处理进度；
• 独立安排会议、确认参会人员、协调时间及地点，并准备会议资料、记录会议内容及跟进会后事项；
• 安排管理层及团队的工作行程，包括巡店、面试、会议及出差安排，确保相关人员及时收到完整信息；
• 负责日常内部及外部邮件往来，清楚、专业地撰写及回复邮件，并主动跟进相关事项；
• 根据工作优先级安排任务，主动汇报进度、问题及需要协调的事项；
• 完成管理层交办的其他人事及零售运营行政工作。

任职要求

• 必须持有相关领域的 Diploma 或 Degree 学历，包括人力资源、工商管理、行政管理或相关专业；
• 至少具备 2–3 年人事与行政相关工作经验；
• 必须具备实际招聘及面试经验，能够独立筛选简历、寻找候选人、进行初步面试及跟进录用流程；
• 熟悉招聘平台的使用，能够主动寻找及筛选符合岗位要求的优质候选人；
• 能够独立准备 Offer Letter、Employment Contract、转正信、调职信、调薪信及其他员工相关文件；
• 熟悉员工入职、离职、试用期、转正、考勤及人事档案管理；
• 具备薪资行政相关经验，能够参与员工绩效考核及跟进员工纪律事项；
• 能够独立完成工作，主动安排任务、协调沟通及跟进结果；
• 有零售、餐饮、多门店或多品牌企业工作经验者优先；
• 必须具备流利的中文及英文沟通能力，能够独立进行口头沟通、阅读及书面表达，与总部、员工、商场管理层及外部合作单位协调工作；
• 具备良好的马来文沟通能力者为加分项；
• 必须熟练使用 Microsoft Excel、Word 及 PowerPoint，能够独立处理数据、制作报表、编写文件及准备汇报简报；
• 具备良好的商务邮件写作能力，能够独立以中文及英文撰写、回复及跟进邮件；
• 能够独立编写工作报告及会议记录，准确整理信息，并清楚说明问题、进度及后续安排；
• 具备会议及行程安排能力，能够协调多方时间、合理安排日程，并及时跟进变动；
• 做事细心、有责任感、执行能力强，能够同时跟进多个品牌及业务的工作；
• 能够妥善处理员工及公司的机密资料；
• 必须愿意根据工作安排前往各门店巡店及处理现场事项；
• 优先考虑可于十月份入职的候选人。

公司提供

• 参与公司旗下多个品牌及业务的人事与零售运营行政工作；
• 接触零售、餐饮、多门店管理及新店筹备项目；
• 与管理层、门店团队及国内总部协作的机会；
• 薪资根据学历、相关工作经验及个人能力面议。
• 提供成长机会及上升空间。

申请方式

有兴趣的候选人请通过 JobStreet / Email 至[email protected] 提交最新的 Resume，并注明期望薪资、离职通知期及最早可入职日期。本岗位为 October Intake，优先考虑可于十月份入职的候选人。