Amandine DEPREZ

J’aide les dirigeant·e·s et les petites équipes à remettre de la clarté dans leur organisation — pour que tout soit plus simple, plus fluide, et surtout moins dépendant d’une seule personne. ✨ Office Manager Sénior freelance basée à Lille, j’interviens en renfort, en structuration ou en relais opérationnel, auprès de structures qui ont grandi… mais dont l’organisation n’a pas toujours suivi. J'ai l'habitude d'intervenir dans des environnements où ça va vite, où les sujets s’enchaînent, et où il faut quelqu’un de fiable, autonome et capable de prendre les choses en main. Concrètement, j’interviens pour : • Structurer l’administratif et les process • Sécuriser la gestion (facturation, pré-comptabilité, suivi, RH…) • Fluidifier l’organisation et les outils • Remettre de la lisibilité dans les documents et contenus. 💡 Ma particularité : je ne me contente pas de “faire”. Je structure, je clarifie et je rends les choses réellement utilisables. C’est ce qui m’amène aussi à travailler sur la manière dont l’information se transmet : transformer des contenus parfois complexes en supports clairs, structurés et faciles à s’approprier. Par exemple : → structurer un parcours ou un support de formation → transformer une documentation en outil réellement utilisable Grâce à une double compétence en Office Management et en conception pédagogique, je travaille autant sur l’organisation que sur la circulation et la compréhension de l’information. 📍 Basée à Lille (Tourcoing - Roubaix & alentours), j'interviens en proximité ou à distance, dans une dynamique humaine et sur-mesure. 🧩 Missions : renfort ponctuel, temps partagé (1 à 2 jours / semaine), remplacement, structuration. Echangeons ensemble : 📩 [email protected] 🖱️ www.officemanagerlille.com

𝙂𝙚𝙨𝙩𝙞𝙤𝙣 𝙖𝙙𝙢𝙞𝙣𝙞𝙨𝙩𝙧𝙖𝙩𝙞𝙫𝙚, 𝙛𝙞𝙣𝙖𝙣𝙘𝙞𝙚̀𝙧𝙚 𝙚𝙩 𝙘𝙤𝙢𝙥𝙩𝙖𝙗𝙡𝙚 > Gestion de la facturation fournisseurs & prestataires > Gestion de la facturation clients > Dossiers de subventions & crédits d’impôts > Gestion des budgets et aide au pilotage financier > Suivi des charges, du cash-burn, et de la trésorerie > Reporting financier mensuel aux dirigeants > Gestion de la paie et des déclarations sociales > Préparation et suivi des clôtures comptables mensuelles > Interlocuteur des partenaires externes administratifs ou financiers 𝑮𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒔𝒐𝒄𝒊𝒂𝒍𝒆 & 𝑹𝒆𝒔𝒔𝒐𝒖𝒓𝒄𝒆𝒔 𝒉𝒖𝒎𝒂𝒊𝒏𝒆𝒔 (17 𝒄𝒐𝒍𝒍𝒂𝒃𝒐𝒓𝒂𝒕𝒆𝒖𝒓𝒔) > Gestion des recrutements > Suivi des salariés et des stagiaires > Gestion des onboardings & offboardings > Création et/ou suivi des processus de GPEC > Veille juridique et sociale > Plans de formation 𝑶𝒓𝒈𝒂𝒏𝒊𝒔𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒊𝒏𝒕𝒆𝒓𝒏𝒆 / 𝑭𝒂𝒄𝒊𝒍𝒊𝒕𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 > Gestion du bureau et des achats > Gestion des déplacements de l'équipe > Gestion du courrier entrant et sortant > Communication interne, support de l’équipe > Organisation d'évènements d'équipe

𝑮𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒂𝒅𝒎𝒊𝒏𝒊𝒔𝒕𝒓𝒂𝒕𝒊𝒗𝒆, 𝒇𝒊𝒏𝒂𝒏𝒄𝒊𝒆̀𝒓𝒆, 𝒆𝒕 𝒄𝒐𝒎𝒑𝒕𝒂𝒃𝒍𝒆 > Gestion de la facturation fournisseurs & prestataires > Gestion de la facturation clients > Préparation et suivi des clôtures comptables mensuelles > Suivi des charges, du cash-burn, et de la trésorerie > Reporting financier mensuel aux dirigeants > Relations avec la banque > Aide à la préparation du bilan comptable annuel > Dossier Crédit Impôt Innovation 𝑮𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒅𝒆𝒔 𝑹𝒆𝒔𝒔𝒐𝒖𝒓𝒄𝒆𝒔 𝑯𝒖𝒎𝒂𝒊𝒏𝒆𝒔 (24 𝒄𝒐𝒍𝒍𝒂𝒃𝒐𝒓𝒂𝒕𝒆𝒖𝒓𝒔) > Établissement des fiches de postes, mise en ligne et suivis des recrutements > Gestion des Onboarding des collaborateurs > Établissement des démarches administratives d’embauche > Suivi quotidien des salariés et des stagiaires > Gestion et suivi des visites médicales > Gestion mensuelle de la paie > Gestion des Off-boarding des collaborateurs > Relations avec l’OPCO > Déclarations et cotisations diverses > Veille juridique et sociale 𝑶𝒓𝒈𝒂𝒏𝒊𝒔𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒊𝒏𝒕𝒆𝒓𝒏𝒆 & 𝒂𝒊𝒅𝒆 𝒑𝒐𝒏𝒄𝒕𝒖𝒆𝒍𝒍𝒆 𝒅𝒆𝒔 𝒆́𝒒𝒖𝒊𝒑𝒆𝒔 > Gestion des achats > Gestion des bureaux de Lille et Paris > Gestion des déplacements de l'équipe > Gestion du courrier entrant et sortant > Animation de la communication interne > Organisation d'évènements d'équipe > Participation au testing produit > Aide ponctuelle à la tenue des outils de support client

𝑮𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒔𝒐𝒄𝒊𝒂𝒍𝒆 & 𝑹𝒆𝒔𝒔𝒐𝒖𝒓𝒄𝒆𝒔 𝒉𝒖𝒎𝒂𝒊𝒏𝒆𝒔 (25 𝒄𝒐𝒍𝒍𝒂𝒃𝒐𝒓𝒂𝒕𝒆𝒖𝒓𝒔) > Gestion administrative du personnel (contrats, avenants, absences, congés...) > Gestion des recrutements > Entrées et sorties du personnel : on-off boarding administratif > Intégration des nouveaux collaborateurs > Gestion mensuelle de la paie > Dossiers mutuelle - prévoyance, Pôle Santé Travail, cotisations sociales > Dossier formation (OPCA, Pôle Emploi...) > Veille réglementaire RH : mise à jour de la convention collective, mise en place du PAS... 𝑮𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒂𝒅𝒎𝒊𝒏𝒊𝒔𝒕𝒓𝒂𝒕𝒊𝒗𝒆 / 𝑪𝒐𝒎𝒑𝒕𝒂𝒃𝒊𝒍𝒊𝒕𝒆́ / 𝑭𝒊𝒏𝒂𝒏𝒄𝒆𝒔 > Traitement et suivi des factures d'achat > Préparation mensuelle de la saisie comptable > Facturation et suivi facturation clients > Recouvrement créances BtoB et BtoC > Rapprochement bancaire > Gestion des caisses espèces & chèques > Gestion mensuelle des notes de frais des collaborateurs > Traitement quotidien du courrier et des contacts mail entrants 𝑮𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒄𝒐𝒎𝒎𝒆𝒓𝒄𝒊𝒂𝒍𝒆 > Gestion des commandes BtoB grands comptes, > Gestion des commandes des administrations/collèges/lycées (comptabilité publique), > Facturation BtoB et reporting commercial quotidien.

𝑹𝒆𝒔𝒑𝒐𝒏𝒔𝒂𝒃𝒊𝒍𝒊𝒕𝒆́ 𝒅𝒆 𝒕𝒐𝒖𝒕𝒆 𝒍𝒂 𝒈𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒂𝒅𝒎𝒊𝒏𝒊𝒔𝒕𝒓𝒂𝒕𝒊𝒗𝒆 & 𝒅𝒆 𝒍'𝒐𝒓𝒈𝒂𝒏𝒊𝒔𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒒𝒖𝒐𝒕𝒊𝒅𝒊𝒆𝒏𝒏𝒆 𝒅𝒆 𝒍'𝒆𝒏𝒕𝒓𝒆𝒑𝒓𝒊𝒔𝒆 Et : 𝑮𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒅𝒆𝒔 𝒓𝒆𝒔𝒔𝒐𝒖𝒓𝒄𝒆𝒔 𝒉𝒖𝒎𝒂𝒊𝒏𝒆𝒔 : > Gestion des recrutements > Mise à jour des dossiers du personnel > Coordination et supervision du bureau 𝑮𝒆𝒔𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒂𝒅𝒎𝒊𝒏𝒊𝒔𝒕𝒓𝒂𝒕𝒊𝒗𝒆 & 𝒄𝒐𝒎𝒑𝒕𝒂𝒃𝒍𝒆 : > Notes de frais > Suivi facturation > Relation avec le cabinet comptable 𝑺𝒖𝒑𝒑𝒐𝒓𝒕 𝒂̀ 𝒍𝒂 𝒄𝒐𝒎𝒎𝒖𝒏𝒊𝒄𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 : > Mise à jour du site internet > Animation de la campagne Kickstarter

Au sein du Career-Center du campus de Lille, mission de gestion et d'organisation des stages & missions professionnelles des étudiants des 6 campus SKEMA français et internationaux (USA, Brésil, Chine) : > Accueil des étudiants et entreprises (physique et téléphonique), > Gestion de la boîte mails du service (env. 100 mails/jour) > Gestion administrative (établissement des conventions et avenants, préparation des jurys...) > Garantie de la cohérence pratique & juridique des stages > Mise à jour du CRM

-> Promotion de l'apprentissage auprès des entreprises artisanales : prospections et présentation des dispositifs régionaux d'accès à l'apprentissage ainsi que toutes mesures proposées pour faciliter le recrutement. -> Accompagnement de l'entreprise dans sa recherche d'un apprenti et/ou d'un centre de formation adapté, puis pour toutes les démarches administratives liées à la mise en place d'un contrat d'apprentissage. -> Contribution au développement des partenariats pour le repérage des jeunes correspondants aux profils proposés, avec les acteurs de l'emploi et de la formation sur les territoires.

La Méthode de Recrutement par Simulation (MRS) est basée sur la recherche d’habiletés des candidats (et non sur leurs compétences techniques). L’entreprise cliente est associée et s’engage à recevoir tous les candidats validés et présentés par Pôle Emploi, dans le cadre d’un entretien unique et basé sur la motivation. -> Animation de sessions de tests collectives (demi-journées, groupe de 3 à 12 candidat(e)s). -> Missions administratives liées au contact candidats & entreprises : contacts téléphoniques, rédaction de courriers, mise à jours des dossiers, etc.). -> Création de supports d'animation de tests et procédures internes à l'équipe de chargés de recrutements.

Le programme Zup de Co est un dispositif de tutorat solidaire auprès de collégiens en difficulté scolaire, issus de milieux défavorisés, en faisant appel à des tuteurs (étudiants bénévoles d'établissements supérieurs). -> Mise en place du dispositif au sein du collège Boris Vian de Lille (travail de partenariat avec l'équipe pédagogique), -> Recrutement, accueil, et formation des étudiants tuteurs au sein des universités lilloises partenaires (management d'une équipe de 20 étudiants), -> Coordination des échanges entre tous les acteurs du dispositif : enseignants, direction du collège, assistants d'éducation et CPE, élèves, étudiants, familles. -> Préparation et animation de séances pédagogiques avec certains élèves du programme (ex : apprentissage du français avec les élèves étrangers). -> Missions de reporting pour l'association et les partenaires (dont comptes rendus, rapports d'activité, etc.).

-> Gestion d'un porte-feuille de clients : prise de contacts avec les directions des établissements audités, présentation de la démarche d'évaluation externe & planification de l'intervention sur site en concertation avec la direction. -> Missions transversales au sein du cabinet : réflexion autour de la création de nouveaux outils de travail ; préparation et animation d'un séminaire de développement afin d'anticiper l'offre du cabinet à court terme. -> Conduite d’évaluations externes (audits) dans divers ESSMS : élaboration de cadres évaluatifs spécifiques aux structures évaluées ; animation d’entretiens individuels et collectifs ; élaboration de préconisations & rédaction des rapports d'évaluation externe finaux.

-> En appui de la Direction, supervision de la réécriture du projet d’établissement d'un foyer de vie pour personnes en situation de handicap mental : création de documents méthodologiques et pédagogiques en support du projet ; planification et animation de groupes de travail avec l'ensemble de l'équipe pluri-professionnelle ; apport de méthodologie ; & rédaction. -> Démarche qualité : réalisation de l’évaluation interne à partir du référentiel associatif (questionnaires, entretiens), et participation à l’écriture du rapport d’évaluation interne final.

Réalisation d’une étude pour l’Association des Paralysés de France (région du Nord pas de Calais), portant sur les adhérents anciens, actuels, et potentiels de l’association, ainsi que sur la thématique d'inclusion sociale des personnes en situation de handicap. -> Elaboration de questionnaires ; réalisation d'entretiens avec des adhérents/salariés de l'association, -> Participation à des réunions de suivi avec la direction de l'association, -> Participation à l'élaboration du rapport final remis au commanditaire (synthèse et préconisations).

-> Réalisation d’un diagnostic territorial de la ville d'Halluin (ABS : Analyse des Besoins Sociaux) -> Management d’une action collective intitulée « Semaine bien-être » à l’attention de 15 femmes accompagnées par le CCAS et bénéficiaires du RSA : planification et organisation du projet, conduite du projet jusqu’au bilan de l’action.

Au sein d'une agence de services à la personne, suivi de la responsable de secteur dans l’ensemble de ses missions : -> Accueil physique et téléphonique des clients, -> Gestion des plannings des intervenantes à domicile, -> Relations client et suivi de la qualité, -> Recrutements (rédaction de l’offre d’emploi, pré-sélection des candidats, entretiens de recrutement et mises en situation professionnelle).