Caroline OTTOBRINI
Office Manager Senior
Salaire / Taux journalier
Paris, France
Freelance
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À propos
Introduction
Office Manager expérimentée, j’ai eu l’opportunité de collaborer avec de grands groupes et des start-up, auprès de dirigeants et CEO. Forte de ces expériences, je maîtrise parfaitement les exigences et la polyvalence qu’exige le poste d’OM. C’est dans cette continuité que j’ai choisi de me lancer en freelance. Depuis 4 ans, j’accompagne des TPE, dans la structuration et la croissance de leur activité mais aussi des particuliers afin de les libérer de la charge mentale administrative.
Expérience de travail
Office Manager
TerriDev
sept. 2023 - Présent
3 ans 2 mois
Office Manager
iseabloom
mai 2022 - Présent
4 ans 6 mois
Paris, France
Executive Office Manager
Doshas Consulting
nov. 2021 - avr. 2022
6 mois
Paris et périphérie
Mission dans le cadre du développement de la Société
Agence du numérique en santé
oct. 2019 - avr. 2022
2 ans 7 mois
Assistante Programme SI-Samu
sept. 2021 - avr. 2022
8 mois
- Assistance Cellule PMO - Gestion de droits Office 365 - Gestion documentaire
Gestionnaire des Achats secteur public
oct. 2019 - août 2021
1 an 11 mois
Paris, France
Mission dans le cadre du programme SI-Samu : gestion de l’ensemble des activités inhérentes aux processus achats des marchés publics SI SAMU • Gestion des DC4 des sous-traitants • Recueil du besoin des Pôles Métier (10 pôles) en vue de la formalisation des demandes d’achats (DA) des marchés • Pilotage et suivi des bons de commande (BC) • Formalisation et vérification et des attestations de service fait (ASF) • Prise en charge du circuit de validation / signature / archivage des DA, BC & ASF • Production du reporting de l’activité • Présentation hebdomadaire à la Direction de Programme
Assistante de Direction Marketing & Supply Chain
Carglass® France
sept. 2017 - sept. 2019
2 ans 1 mois
92400 Courbevoie, France
• Responsable de la coordination administrative des 2 départements : reporting, tableau de bord, présentations, procès-verbal • Suivi et contrôle des factures imputables à chaque Direction : demande d’achat, mise à jour des tableaux de bord mensuels, interface avec le contrôle de gestion et le service comptabilité • Suivi du budget des 2 Directions et remonter d’alerte en cas de dépassement • Garante de la bonne circulation des informations
Assistante de Direction
EY
févr. 2015 - juil. 2017
2 ans 6 mois
Paris La Défense
EY Advisory (Strategy Marketing & Innovation) Assistante de Direction auprès de 4 Associés - Suivi des missions et relations clients ; - Gestion des demandes de visas - Gestion base de données commerciales - Gestion administrative des appels d'offre - Gestion d'agendas électroniques mouvants et complexes - Organisation des déplacements, voyages
Assistante du Président Directeur Général - Office Manager
OCTO Technology
juil. 1998 - nov. 2013
15 ans 5 mois
Paris 8ème
ADMINISTRATION DES VENTES • Gestion des contrats clients et de la sous-traitance • Constitution des dossiers administratifs destinés aux appels d'offres • Gestion administrative des consultants : 150 consultants • En charge de la facturation de l'ensemble des projets en régie et au forfait • Suivi et relance des documents de mission : PV recette, compte rendu d'activité, propositions commerciales COMPTABILITE • Mise à jour des règlements clients • Suivi du Chiffre d’Affaires & de la Trésorerie • Recouvrement : relance et suivi • Gestion des litiges • Mise à jour du fichier de clôture mensuelle avec le suivi des factures à émettre et produits constatés d’avance • Reporting comptable : étroite collaboration avec le DAF • Préparations des éléments comptables et paie pour l'expert-comptable ASSITANAT DE DIRECTION • Assistance du Président Directeur Général dans ses tâches courantes • Assistanat auprès des consultants : reporting des activités, rédaction de courriers, préparation et organisation des réunions • Réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel et organisation de la logistique des recrutements et des formations • Logistique / Fournisseur : établir les commandes de fournitures, matériel, mobilier, organiser et suivre les conditions d’exécution des contrats de maintenance
Formation
BTS Assistante de Direction
1996 - 1998
3 ans