Caroline Polidoro

🇬🇧 Role & Scope End-to-end operational and administrative management of a portfolio of residences (approx. 930 beds), working closely with multiple internal teams including legal, communications, and property management. Key Responsibilities Led the opening of the Barton Pavilions: defined pricing, shaped rental strategy, and coordinated the launch Deployed and configured the StarRez property management platform and its online portal, including the preparation for the migration of move-in/move-out inspections from Kairnial to StarRez Ensured ongoing administrative and financial oversight of activities, with a focus on continuous process improvement Managed the full tenancy cycle across short and long stays: subletting, complaints, and claims Maintained rental documentation up to date in partnership with the legal and property management teams Updated website content in collaboration with the communications team Results & Impact Stabilized occupancy at 92% in 2024, keeping the residences consistently profitable Grew revenue by 9% in 2024 through more effective occupancy management and pricing strategies Streamlined workflows and strengthened reporting visibility, enabling more proactive and informed decision-making 🇫🇷 Rôle & périmètre Pilotage opérationnel et administratif de plusieurs résidences (≈930 lits), avec un rôle transversal impliquant de nombreux services internes (juridique, communication, direction immobilière). Missions clés Ouverture des Pavillons Barton : définition des tarifs, stratégies de location, structuration du lancement Configuration et déploiement du logiciel de gestion locative StarRez et de son portail en ligne (paramétrage, customisation, préparation transition digitale des états des lieux de Kairnial à StarRez) Suivi administratif et financier des activités, amélioration continue des processus Gestion locative complète : séjours courts et longs, sous-location, gestion des plaintes et réclamations Actualisation des documents locatifs avec le service juridique et la direction immobilière Mise à jour du site internet avec le service communication Résultats & impact Taux d'occupation stabilisé à 92% en 2024, garantissant la rentabilité des résidences Augmentation des revenus de +9% en 2024 grâce à l'optimisation du remplissage et des stratégies tarifaires Processus fiabilisés et visibilité opérationnelle améliorée, permettant une meilleure anticipation et réactivité

🇬🇧 Role & Scope Served as the primary point of contact between residents and internal teams, with a key role in building and formalising workflows. Key Responsibilities Built the entire documentation library for StarRez following its go-live: procedures, reports, and template correspondence Trained and supported new Front Office Assistants as they joined the team Managed the front office on a daily basis: guest reception, enquiry and complaint handling, and upselling additional services Collaborated cross-functionally with other departments to ensure service continuity Conducted move-out inspections and handled security deposit returns Results & Impact Delivered a complete, ready-to-use documentation base that enabled teams to work autonomously and consistently Accelerated onboarding of new team members and reduced day-to-day delivery friction 🇫🇷 Rôle & périmètre Interface principale entre résidents et équipes internes, avec un rôle clé dans la structuration des processus opérationnels. Missions clés Création complète de la base documentaire du logiciel de gestion locative StarRez suite à son implémentation : procédures, rapports, courriers types Formation et accompagnement des nouveaux Assistants Front Office Pilotage du front office : accueil, gestion des flux clients et des réclamations, vente de services additionnels Collaboration inter-services pour assurer la continuité opérationnelle États des lieux de sortie (logiciel Kairnial) et gestion des retours de caution Résultats & impact Base documentaire opérationnelle et standardisée, facilitant l'autonomie des équipes et la continuité de service Montée en compétence rapide des équipes et réduction des frictions opérationnelles au quotidien ).

🇬🇧 Role & Scope Managed a portfolio of around 80 clients and coordinated field teams of 250–300 employees, within budget and in line with the Cleaning Sector collective agreement. Key Responsibilities Analyzed costs and optimized service delivery to identify savings opportunities Managed staffing end-to-end: recruitment, training, and scheduling, in close collaboration with HR Carried out regular site inspections and supervised field teams on an ongoing basis Identified additional client needs, proposed tailored solutions, and oversaw supplementary work Contributed to HSE compliance efforts Results & Impact Improved delivery efficiency across sites, ensuring client satisfaction and consistent delivery on commitments Maintained a high level of reliability across a complex multi-site portfolio under tight budget conditions 🇫🇷 Rôle & périmètre Gestion d'un portefeuille d'environ 80 sites clients et coordination opérationnelle d'équipes terrain (250-300 collaborateurs), dans le respect des budgets et de la CCT Secteur nettoyage. Missions clés Analyse des charges et optimisation de l'organisation pour identifier les économies potentielles Gestion du personnel : recrutement, formation, planification (collaboration RH) Visites d'inspection régulières, suivi opérationnel et supervision des équipes terrain Étude des besoins complémentaires, propositions de solutions et supervision de travaux supplémentaires Contribution à la mise en conformité HSE Résultats & impact Organisation optimisée et amélioration de la performance opérationnelle, garantissant la satisfaction client et le respect des engagements Fiabilité renforcée dans un contexte multi-sites à forte exigence, malgré les contraintes budgétaires

CERN Hotels Management Contract 🇬🇧 Role & Scope Led the reception team and served as deputy to the Director of the CERN Hotels — the largest hotel in Switzerland with 597 rooms, located at the European Organisation for Nuclear Research — stepping in as acting Director whenever needed. Key Responsibilities Acted as Director during absences, overseeing the Housekeeping, Reception, and Technical departments Developed and rolled out standard procedures aligned with management and CERN requirements Managed the reception team: recruitment, training, and scheduling within budget and in line with the hospitality sector collective agreement Collaborated with CERN management to strengthen sales strategies and optimise reservations handling Configured and maintained the Fidelio hotel management system (rates, inventory, employee accounts) Managed group bookings and rental of twelve apartments for medium-term stays (1–6 months) Results & Impact Ensured operational continuity and reliability in a high-demand institutional environment, including during management absences Standardised practices, resulting in stronger management visibility and consistent service quality Improved occupancy through better-structured commercial strategies 🇫🇷 Rôle & périmètre Responsable du service de réception et bras droit de la Direction des Hôtels du CERN (plus grand hôtel de Suisse au Centre Européen pour la Recherche Nucléaire), incluant le remplacement de la directrice lors de ses absences. Missions clés Remplacement de la Directrice : supervision de tous les départements (Housekeeping, réception, technique) Mise en place et suivi des procédures opérationnelles en accord avec la Direction et le CERN Gestion de l'équipe de réception : recrutement, formation, planification (respect budgets et CCNT) Collaboration avec la Direction du CERN pour optimiser les stratégies de vente et la gestion des réservations Configuration et mise à jour du logiciel hôtelier Fidelio (tarifs, inventaire, comptes employés) Gestion des réservations de groupes et location d'une douzaine d'appartements (séjours 1-6 mois) Résultats & impact Continuité et fiabilité opérationnelle assurées dans un environnement à très forte exigence (institution internationale), y compris en l'absence de la direction Standardisation des pratiques, permettant une meilleure prévisibilité et qualité de service Amélioration du taux d'occupation grâce à l'optimisation des stratégies commerciales

🇬🇧 Role & Scope Oversaw the reservations department and led the launch of a brand-new seminars department. Key Responsibilities Structured and launched the seminars department from scratch: defined workflows and implemented the necessary management tools Managed group bookings, residential seminars, and banquet events Results & Impact Successfully launched a new revenue-generating department with a smooth start Established clear workflows from day one, ensuring the department was fully operational from the outset 🇫🇷 Rôle & périmètre Responsabilité du pôle réservations et de l'ouverture du département séminaires. Missions clés Ouverture et structuration complète du département séminaires : création des processus, mise en place d'outils de gestion Gestion des réservations de groupes, séminaires résidentiels et banquets Résultats & impact Lancement opérationnel réussi d'un nouveau service, créant une nouvelle source de revenus pour l'établissement Processus clarifiés et fluidité opérationnelle assurée dès le démarrage, sans friction ni perte de temps

🇬🇧 Role & Scope Contributed actively to the hotel's opening, with responsibilities spanning reservations and the broader set-up. Key Responsibilities Trained new team members and implemented internal procedures as part of the ISO 9001 certification process Managed individual and group reservations, and handled rate setup and monitoring across the CRS and extranets Provided administrative and accounting support: invoice verification, debtor tracking, collections, and credit card processing Results & Impact Contributed to smooth start-up allowing for an incident-free opening Supported the achievement of ISO 9001 certification, establishing quality standards Ensured guest satisfaction and the hotel's credibility from the outset through robust workflows 🇫🇷 Rôle & périmètre Participation active à l'ouverture de l'établissement, avec un rôle transverse sur les réservations et les bases organisationnelles. Missions clés Formation de nouveaux collaborateurs et mise en place de procédures internes (certification ISO 9001) Gestion des réservations individuelles et groupes, configuration et suivi des tarifs (CRS, extranets) Support administratif et comptable : contrôle des factures, débiteurs, encaissements, saisie cartes de crédit Résultats & impact Démarrage opérationnel fluide des services, permettant une ouverture sans incident Obtention de la certification ISO 9001, garantissant la conformité qualité Processus fiabilisés dès l'ouverture, assurant la satisfaction client et la crédibilité de l'établissement

🇬🇧 Role & Scope Supported the reception team’s coordination in a high-activity environment. Key Responsibilities Trained new staff and ensured Intercontinental brand standards were consistently met Managed individual and group reservations, and developed and maintained internal procedures Assisted with rate and availability management using Opera and various extranets Head of Reception (Maternity cover – Nov 2012 to May 2013): managed the reception department and its team — organisation, scheduling, daily priorities, and service continuity; coordinated all group operations during major international events including SIHH, the Geneva Motor Show, and EBACE Results & Impact Maintained high service standards during peak periods and major congresses, ensuring guest satisfaction under significant service pressure Consistently upheld Intercontinental brand standards, contributing to the hotel's reputation 🇫🇷 Rôle & périmètre Appui à la coordination des équipes de réception dans un environnement à forte activité. Missions clés Formation des collaborateurs, contrôle du respect des objectifs de la chaîne Intercontinental Gestion des réservations individuelles et groupes, mise en place et suivi de procédures internes Aide à la gestion des prix et disponibilités (logiciel hôtelier Opéra, extranets) Chef de réception (Remplacement congé maternité – De Nov 2012 à Mai 2013) : gestion du département réception et de son équipe (organisation, planning, priorités, continuité de service) ; gestion intégrale des groupes pendant les congrès internationaux (SIHH, Salon de l’Automobile, EBACE) Résultats & impact Continuité opérationnelle assurée lors des périodes de forte activité et des congrès majeurs, garantissant la satisfaction client malgré la pression Respect des standards de la chaîne Intercontinental, maintenant la réputation de l'établissement

🇬🇧 Role & Scope Front-line position in direct contact with guests, in a busy airport hotel environment. Key Responsibilities Welcomed guests and managed check-ins, check-outs, and individual and seminar reservations Handled complaints, processed billing, and supported the onboarding of new team members Results & Impact Delivered consistent, high-quality service, contributing to guest satisfaction and loyalty 🇫🇷 Rôle & périmètre Poste de terrain en contact direct avec la clientèle. Missions clés Accueil et gestion des flux clients, réservations (individuelles, séminaires) Gestion des réclamations, facturation, formation des nouveaux collaborateurs Résultats & impact Qualité de service assurée et fiabilité opérationnelle, contribuant à la satisfaction client et à la fidélisation