Eléna Coelho

Tâches administratives, Coordination, Gestion de données, Diffusion d'offres d'emploi, Pré-sélection, Suivi de candidatures, Facturation simple, Gestion des emails, Community management de formation : Onboarding | Appels de suivi durant le parcours des membres | Animation de communauté | Modération

• Sélection de CVs et conduite d'entretiens pré-sélection. • Rédaction de rapports des profils retenus. • Suivi des candidatures, facilitant une communication claire et réactive avec les candidats.

• Gestion des collaborateurs (~5000 collaborateurs) : entrées, sorties, mutations, promotions, modifications contractuelles.

▪ Gestion et suivi du registre de mandats, ▪ Gestion de la documentation et archivage, ▪ Introduction des dépenses mensuelles, ▪ Traduction et interprétation (français et portugais).

▪ Sélection des Curriculum Vitaes et prise de rendez-vous, ▪ Inscription des employés à la Sécurité Social, ▪ Installation des entreprises francaises et belges au Portugal à l'Insitut des Registres et du Notariat, ▪ Réservations d' Hôtel, ▪ Ouverture de comptes bancaires, ▪ Demande de licences et de Cartes tachygraphiques, ▪ Homologation de camions, ▪ Correspondance, archivage, ▪ Traduction et Interpretation (français e portugais), ▪ Communication via telephone, fax, mail, ▪ Communication avec les autorités portugaises, ▪ Communication avec les assurances et remplir les formulaires en cas de sinistres.

▪ Assistance administrative, ▪ Validation et enregistrement des données dans le système

Secrétariat courant ▪ Saisir, présenter et gérer les documents ▪ Assurer le suivi des dossiers ▪ Rédiger et envoyer aux usagers les documents administratifs ▪ Facturer les bons de livraisons ▪ Sélection des Curriculum Vitaes et prise de rendez-vous ▪ Inscription des employés à la Sécurité Social ▪ Saisir les attestations de salaire et accidents du travail ▪ Elaborer les statistiques annuelles ▪ Constituer des dossiers de demandes d'agrément et critères d'éligibilités des demandeurs d'emploi auprès de pôle emploi ▪ Classer, archiver, reproduire, scanner ▪ Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques ▪ Rédiger et gérer les contrats et conventions des salariés Assistante de Formation ▪ Elaborer un dossier de formations (planning, informations apprenants et formations) ▪ Créer un questionnaire de satisfaction ▪ Rédiger des convocations ▪ Constituer des dossiers de demandes ▪ Gérer la présence des stagiaires Formatrice ▪ Initiation à l'informatique : Windows, Internet, ▪ Word, Excel

Aide administrative aux diagnostics et études techniques préalables aux travaux relatifs à : ▪ La sécurité des biens et des personnes, ▪ La santé des occupants, ▪ Travaux d’accessibilité et d’adaptation au handicap