ELISABETH ORTEGA

Après plus de 8 ans d'expérience comme Assistante de Direction pour de grandes entreprises du CAC 40, c'est tout naturellement qu'aujourd'hui je propose mes services d'Assistante de Direction / Office Manager Freelance. Depuis plus de 16 ans, ce qui a du sens pour moi, c'est d'accompagner les autres pour qu'ils puissent se sentir bien dans leur environnement de travail et ainsi les aider au mieux en leur dégageant du temps, pour qu'ils soient plus efficaces et atteignent leurs objectifs sereinement. Soucieuse du moindre détail, c'est avec plaisir que je mettrais mes compétences, mon savoir faire et ma bonne humeur à disposition de votre entreprise et de vos équipes.

Admin - RH : – Rédaction des contrats de travail pour les équipes basées en France, aux Etats-Unis et au Canada – Onboarding, – Mise à jour du SIRH, – Etablissement de la paie, – Gestion des dossiers du personnel, – Suivi des visites médicales, – Suivi des absences, – Gestion de l'Offboarding, Office Management : – Mise en place de process – S'assurer que les salariés ont tout ce qui leur faut pour travailler dans les meilleures conditions (ordinateurs, café, bureau propre...) – Point de contact avec le gestionnaire des locaux. – S'assurer que toutes les factures remontent bien au service Finance, – Gestion du parc informatique, – Organisation d'évènements internes et mise en place d'une vie de bureau, _ Aide au recrutement et formation de la personne recrutée en CDI. Logiciels utilisés: Slack, Payfit, Hibob, Spendesk, Notion Convention: Syntec

– Prise en charge de l'administratif des 3 entités de la société : Sequantis SAS, Sequantis Invest & Sequantis LT, – Optimisation et création de processes administratifs, – Suivi, facturation, règlements clients et fournisseurs, – RH: suivi des congés, gestion de la vie des salariés (Onboarding / Offboarding): inscription mutuelle contrat de travail, Médecine du Travail, Tickets Restaurants.... – Déclaration Annuelle: Adesatt, Atlas et Préveam, – Transmission des bordereaux de paie et éléments variables de paie à l'expert-comptable, validation des bulletins, puis versement des salaires. (42 personnes) – Suivi de la trésorerie, – Participation à la gestion des locaux, – Organisation des événements internes et externes, – Aide à la mise en place d'un logiciel de facturation et d'un SIRH. _ Recrutement et formation de l'Office Manager recruté en CDI à temps plein. Convention: Syntec Logiciel utilisé : My Silae

– Facturation clients, – Organisation du Pôle Administratif : mise en place de répertoires, classement, – Montage des dossiers clients pour chaque nouveau chantier (documents obligatoires), – Relance et recouvrement des factures clients & fournisseurs, – Édition & gestion des contrats de sous traitance, – Suivi des notes de frais, – Passerelle entre l'Expert Comptable, la RH et la société, – Relecture des articles avant publication sur le site internet, – Travail sur les deux entités avant basculement total vers la nouvelle société : Bat & ResHyn Logiciels utilisés : Pennylane & Dolibar

Assistante de Direction au sein du département Assurance IS pour l'équipe Opéfi et deux de ses Associés : 50 personnes environ. – Gestion pour les Associés d'agendas complexes et mouvants, voyages, visas, notes de frais, interface entre les différents bureaux étrangers, – Gestion du planning des missions entrantes et staffing des équipes, – Gestion des litiges clients – Préparation de la clôture annuelle – Alimentation des différents Réseaux Sociaux ou CRM : Sharepoint, Salesforce, – Participation aux réunions techniques et de management, – Gestion des salles de réunions, Visio Conférences, Workshops, – Traitement et suivi des dossiers d'Audit : facturation, relances clients, rapports, – Mise à jour et transmission de l'information, – Archivage.

Assistante de Direction du département AOT Gas (Asset Optimization Trading Gas): 30 personnes environ. – Gestion de l'agenda du responsable de département et membre du Codir, des voyages, des visas, notes de frais, – Présentations, – Mise à jour du trombinoscope du service, – Gestion des différents réseaux sociaux (droits et contenus): Sharepoint, Yammer, Slack, – Participation aux réunions techniques et de management en Anglais et rédaction des comptes rendus en Anglais, – Gestion des salles de réunions, Visio Conférences, Workshops, – Gestion des arrivées et des départs au sein du service, – Aménagement des équipements, – Gestion des fournitures, – Mise à jour et transmission de l'information.

Assistante de Direction pour 2 Experts. – Gestion d'Agenda, – Organisation des déplacements, – Gestion Administrative, – Facturation, – Suivi du chiffre d'affaires,

– Bras droit des deux associés – Gestion Administrative de la structure – Relation Fournisseurs Externes – Aide à la restructuration de la société actuelle et à la création de la nouvelle société – Suivi des tableaux de bord

– Réceptionniste spécialisée dans l'accueil personnalisé d'une clientèle internationale et à 95% anglophone. – Remplacement ponctuel du service réservation. – Formation et accompagnement des nouveaux arrivants.

– Réceptionniste puis Assistanat du Chef de Réception avec un remplacement complet en Février 2012: – Contrôle des feuilles de site, du chiffre d'affaire, des statistiques, – rapprochements de chambres, contrats d'extra, déclaration unique d'embauche, gestion des plannings. – Formation et accompagnement des nouveaux arrivants.