Emel Türkkan

Secteur public Marché UGAP Multi-Editeurs

Assister les conseillers techniques :  coordination de l'agenda des conseillers en relation avec l’assistante de direction et l’assistante Qualité Formation réponse au téléphone, tenue des cahiers de messages téléphoniques, transfert aux interlocuteurs, réponse directe aux questions simples des adhérents et non adhérents organisation des déplacements des conseillers techniques (réservation des billets et des hôtels) rédaction de notes et courriers saisie de données sur excel et exploitation des résultats organisation de la validation des courriers, notes, comptes-rendus, etc en relation avec les autres assistantes participation au suivi de la conception/réalisation de documents (QR, Flash info, guides, etc.) relecture des règles professionnelles Administration du site internet et des newsletters Mise en forme et envoi des newsletters Création des codes d’accès des utilisateurs Mise à jour des articles sous pilotage des conseillers Organiser les réunions des Commissions,GTM : préparation du planning, réservation et achat des salles, gestion des participants et de leur déplacement, mise en forme des invitations et comptes-rendus et organisation de leur validation constitution des dossiers préparation de la salle de réunion et accueil des participants duplications, mise sous plis, mise sous pochette utilisation des fonctions d’Efficy Synaa Assister le conseiller en charge du Synaa Gestion des adhésions (enregistrement, émission, facturation, carte professionnelle,…) Mise à jour du site internet Gestion des annonces Organisation du Congrès Mettre en œuvre quotidiennement les actions permettant de respecter les engagements de services certifiés dans le cadre de Quali'OP En relation avec l’assistante Qualité Formation, secrétariat des groupes de travail interne QualiOP Enregistrements divers permettant de suivre les indicateurs et organisation du respect des délais (convocation, compte rendu,…) ainsi que les engagements en matière de RSE (AFAQ 26000)

Appui à l'organisation logistiques des missions élaboration des documents préparatoires : ordre de mission, dossiers, messages... saisie dans les applicatifs et bases de données correspondants recherche d'itinéraires sur KDS et réservations des billets réalisation des avances de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes contact avec les services supports, prestataires, fournisseurs et interlocuteurs externes Appui au secrétariat de la division accueil téléphonique et physique enregistrement, traitement et diffusion des informations (courriers, emails, appels téléphoniques) organisation de l'agenda collectif et prise de rendez vous en fonction des priorités du directeur de département rédactions et suivi des courriers tenue à jour de la documentation et classement organisation logistique de réunions (réservation des salles, contact participants) Mise à jour des dossiers permanents de crédits (DPC)